檔案在地方志編寫工作中的地位與作

陳伯香

用

摘 要：伴隨我國經濟社會的逐步發展，文學領域也不斷實現創新繁榮，各個地區的地方志編寫工作開展的如火如荼。在日新月異的文化背景下，地方志編寫工作逐漸呈現出各種各樣的特色，促使檔案記錄工作與地方志的編寫工作之間的關系日益密切。

關鍵詞：檔案；地方志；地位和作用

檔案的日常記錄工作和管理模式對日后地區地方志的編寫工作產生重要的影響。在日益注重文學質量和特色的今天，地方志編寫工作者在不斷提升自身信息收集整理水平和文學水平的同時，必須加強和檔案管理工作人員的聯系，正確認識二者工作之間的辯證關系，合理利用可靠資源和信息，不斷促進雙方工作的展開和進步。

1 檔案工作的內涵

檔案是指各個機關單位、組織機構在日常業務工作辦理過程中產生的記錄文件或者記錄資料。檔案是對歷史工作、事件進行的客觀真實記錄，是所有資料和圖書編寫的源頭文件，可以再現階段范圍的社會全貌，為事件發生的原因提供證據，這是檔案區別于普通圖書資料最重要的特性。本文中涉及的文檔工作主要是針對地方官方機關內部的檔案記錄整理工作，主要是為地方志的編寫提供最原始的資料和依據，不斷充實資料的內容，拓展資料的范圍，探討區域內自然、社會的發展情況和發生的事件。檔案的記錄來源是日常機構業務中產生或者辦理的各類文件，不僅包括狹義范圍內的文字文件，還包括音像文件、視頻文件、表格文件等，從立體空間角度豐富資料內容。

2 檔案記錄與地方志編寫的關系

2.1 二者之間的辯證關系

檔案記錄與地方志編寫具有密切的關系，二者之間互相作用互相影響，具有一定的辯證關系。一方面，檔案記錄為地方志的編寫提供了必要的基礎。地方志的編寫是為了如實記錄社會生活，加強對地方區域文獻資料的保護。所以，地方官方機構非常重視地方志的編寫質量，資料來源力圖真實，編寫內容殷實，必須突出其文獻價值和史料價值。鑒于地方志較高的編寫要求，編寫過程就需要大量借助地方檔案的資料提供，提升地方志編寫的含金量。另一方面，一步地方志編寫工作的完成可以對檔案記錄管理工作產生反作用，為接下來的檔案工作提供經驗和創新策略。地方志的編寫是一個漫長、復雜的過程，所涉范圍較大、學科范圍也非常廣泛，編者需要擁有深厚的社會閱歷和社會知識，合理利用一切文獻資源和社會資源，逐步分配安排編寫工作，在長期的編寫過程中，編者對檔案記錄形成了充分的認識，在資料運用過程中，不斷發現檔案管理的缺陷和不足，進而改進管理模式。

2.2 二者關系的實際意義

檔案記錄與地方志編寫的辯證關系為今后的實踐工作提供了寶貴的經驗。一項綜合工作的開展，離不開各項重要部分的鼎力支持，各部分之間的關系同樣不是單純的一方依賴另一方的關系，而是部分之間普遍存在聯系，并在不斷聯系發展中產生社會作用。各方面的共同努力和磨合，可以促進整體事業的創新進步，合力推動社會發展。二者辯證關系的實際意義是對今后整體工作提供意識形態領域的指導，還能為下一輪的地方志編寫工作提供經驗，知曉合理處理檔案資料記錄與編寫工作的關系，實現“1+1=3”的最優效果。在關注二者聯系作用的同時，注意對檔案管理的提升和創新，在引用原始資料納入編寫工作的過程中，善于分析細化原始文件，在不改變原始資料真實性、客觀性的前提下，對資料進行層次、動態、視角上的劃分，突出資料編寫的主次地位，減少杜絕“報喜不報憂”的記錄，真實再現描述客觀事實，體現職業精神。

3 檔案記錄在地方志編寫工作中的重要地位

3.1 為地方志編寫傳播提供基礎

檔案記錄在地方志的編寫工作匯總具有重要的地位，其中最重要的地位就是為地方志的編寫傳播工作提供基礎。一輪地方志的編寫工作完成后，作品將會完整的出現在大眾視野中，供人民群眾翻閱觀看，了解編者悉心整理書寫的作品，從而實現地方志內容的傳播，間接實現了檔案的原本作用。檔案資料在通常情況下較為珍貴，是資料的原本，也有可能是孤本，通常由特定檔案管理機構進行妥善保管。一部地方志的語言即便再華麗、邏輯思維再清晰，如若未能正確引用檔案資料，也會顯得地方志的內容極為空洞，不詳實，接下來的發行、傳播工作也不能順利的開展。檔案為地方志的傳播查閱提供了重要的資料基礎，在地方志實現邏輯性、條理性的同時，也處處體現了檔案記錄人員認真、負責的工作態度，為地方志的成功編寫和傳播貢獻了巨大的力量。

3.2 檔案記錄是對地方志資料的高度匯總

地方志在編寫過程中，需要借助大量的史料文獻進行詳細、細致的描述，在保留專業性知識和概念的同時，也應該注意語言的通俗易懂，保證群眾可以讀懂看懂。一部地方志包含的學科范圍甚廣，囊括社會、經濟、政治、文化等方方面面的事件和信息，其中檔案記錄的一個事件可能分別記錄在地方志的不同章節中分開敘述。

3.3 檔案為地方志編寫提供重要的資料來源

地方志編寫質量的高低首先查看內容是否豐富詳實，內容豐富殷實才是一部標準合格的地方志。而地方志在編寫過程中，近七成以上的參考文獻都取自于檔案記錄，檔案記錄信息的獲取和引用體現了編者的專業技術水平和工作態度。通常情況下，檔案記錄資料的內容囊括范圍較大，屬于對社會歷史階段的縱向記錄，在時間先后上進行區分和記錄，將同一時期內的時間進行整理融合，而地方志在對事件的敘述過程中側重對事件進行分類，打破時間先后的大界限，體現了信息收集和記錄的橫向編寫。檔案記錄方法的呈現為地方志的事件編寫提供了明晰的資料內容和時間指導，極大地豐富了地方志的內容。

3.4 檔案保證了地方志的質量和特色

地方志作為廣泛向人民群眾傳播和閱讀的讀物，在文本的創作中不可缺少嚴肅性和真實性，力求對事物進行客觀描述，詳細介紹一個事件的兩個方面，將事情的真相原原本本的展現給讀者。但是，內容的固定性和真實性不妨礙編者在作品中填入自身的寫作特色和創意思考。一方面，檔案管理部門提供的資料在根本上保證了地方紙編寫的質量大關，為編者提供有利的史料支持。另一方面，檔案的真實記錄再現了所在區域內人民生活風俗的特色和特有的民族特色，展現了區域范圍內的特征，為地方志的特色編寫提供了思路。

4 創新檔案管理模式

檔案記錄在地方志編寫工作中占據重要的地位，其記錄工作和管理模式上需要緊跟時代的腳步轉變思路實現創新。在新時期的機關檔案管理工作中，應該突出數字化管理的重要作用，改變傳統檔案較為死板的管理方式，突出信息通信技術的地位，積極運用智能化設備優化管理模式。在檔案記錄工作中，逐漸用計算機存儲記錄替代傳統手工筆錄，實現筆錄存檔和計算機信息共同存檔，減少機密檔案的保存風險，節省傳統檔案保存的空間，提高工作人員的工作效率，間接實現檔案管理部門工作人員的數字化管理培訓，不斷提升工作水平。

5 結論

根據上述描述，我們可以明確認識檔案記錄和管理工作與地方志編寫工作之間的關系，二者互享認識、了解、建立好彼此工作合作的橋梁，一方面可以極大地提高地方志的編寫質量，突出地方志的區域特色，展現編者的文學功底；另一方面可以實現檔案資料內容的動態傳播，使其雖然長期儲存于檔案室中，但是其內容和思想源源不斷的影響著群眾，在有限的范圍內發揮了無限的作用。

參考文獻

[1].第三屆中國地方志學術年會暨兩岸四地方志文獻學術研討會綜述（上）[J].中國地方志，2013，12：13-17.