Web2.0環(huán)境下檔案網(wǎng)站建設研究
——以省級綜合檔案館網(wǎng)站為例

高琪翔/黑龍江大學信息管理學院

1 檔案網(wǎng)站W(wǎng)eb2.0應用現(xiàn)狀

Web2.0是一個注重用戶參與的Web平臺，其內(nèi)容主要由用戶主導產(chǎn)生，是區(qū)別于傳統(tǒng)由網(wǎng)站主導生成內(nèi)容、用戶被動接收的一種新型模式。將Web2.0技術(shù)引入網(wǎng)站建設是一種必然趨勢，如何利用Web2.0技術(shù)將網(wǎng)站建設成為更具人性化的服務平臺，應當予以認真思考和探討。

1.1 我國省級綜合檔案館網(wǎng)站建設現(xiàn)狀

2016年10月，筆者對我國31個省（含自治區(qū)、直轄市）的省級綜合檔案館網(wǎng)站，以及香港特別行政區(qū)、澳門特別行政區(qū)、臺灣地區(qū)的綜合檔案館網(wǎng)站進行網(wǎng)絡調(diào)研，其中西藏自治區(qū)檔案館網(wǎng)站因故沒能查找到。在Web2.0應用項的調(diào)查過程中，筆者將“微博”和“Blog”歸為一項，表中SNS項主要指支持分享至社交網(wǎng)站的功能。調(diào)研結(jié)果詳情見表1。

統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，上述檔案網(wǎng)站W(wǎng)eb2.0應用數(shù)量為44，占整體應用水平的29.14%，Web2.0應用與傳統(tǒng)應用的比約為3∶7。此外，應用Web2.0技術(shù)的檔案網(wǎng)站為20個，其中應用微信公眾號的最多，共16個；其次應用微博（含Blog）的為10個；應用SNS的為8個；應用檔案APP和Wiki的各4個；應用RSS的為2個；Tag和IM的應用為0。

表1

Web2.0應用 傳統(tǒng)應用檔案網(wǎng)站微博Tag SNS RSS WIKI IM檔案APP微信公眾號總計留言問答版塊電話傳真郵箱通信地址總計18 湖南檔案信息網(wǎng) √ √ 2√ √ 4 19 廣東檔案信息網(wǎng) √ 1√√√√√ 6 20 陜西檔案信息網(wǎng) √ 1√√ √ 4 21 甘肅檔案信息網(wǎng) 0√ 1 22 青海檔案網(wǎng) 0 √ √√ 3 23 四川檔案 √ √2√ √ 4 24貴州檔案方志信息網(wǎng) √ √ √ 3√√√√√ 8 25 云南檔案信息網(wǎng) 0 √ √ 2 26 瓊蘭閣—海南省檔案信息網(wǎng) 0 √ √ √ √ 4 27 內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng) √ 1√√ √√ 5 28 寧夏檔案信息網(wǎng) 0√√√ √√ 5 29 新疆檔案信息網(wǎng) 0√ 1 30 西藏自治區(qū)檔案館 ------------------------------31 廣西檔案信息網(wǎng) √ √ √√ 4√√ √ 7 32 香港政府檔案處 0√√√ √√ 5 33 澳門檔案館 √ 1√√√√√ 6 34 中央研究院臺灣史研究所·檔案館 0 √√ √√ 4總計 10 0 8 2 4 0 4 16 44 26 25 9 21 26 151

1.2 利用主體服務建設現(xiàn)狀

Web2.0在檔案網(wǎng)站中的應用，不僅體現(xiàn)在Web2.0應用層面，還體現(xiàn)在思想層面。Web2.0倡導人與計算機之間的交互，檔案館在網(wǎng)站建設中要更注重用戶的網(wǎng)上體驗，從利用主體角度出發(fā)為用戶提供良好服務，注重用戶信息反饋、增進用戶閱讀體驗。

網(wǎng)絡問卷調(diào)查是一種比較常見的信息反饋方式，它可以較好地征求用戶建議和意見，對于提高網(wǎng)站服務質(zhì)量有參考作用。調(diào)查問卷的內(nèi)容有多種形式，如檔案宣傳、意見征求、信息反饋等。網(wǎng)站可以通過設置具體問題，根據(jù)用戶反饋有針對性地改進和優(yōu)化，也可以廣泛征詢用戶意見，根據(jù)用戶需求制定檔案公布范圍。

為確保檔案在網(wǎng)絡環(huán)境中的有效利用，檔案館需要對檔案進行數(shù)字化處理，形成圖片集、電子雜志等，在反映檔案原貌的同時，能給用戶帶來更好的閱讀體驗。檔案圖片集把帶有說明性文字的圖片集合到一起，反映特定時期的社會環(huán)境、風俗文化、歷史事件等信息，給用戶更直觀的感受。電子雜志和圖片集相比內(nèi)容更加詳實，和純文本相比閱讀起來更為舒適，可以在線觀看或者離線下載，為用戶閱讀提供便利。

2 檔案網(wǎng)站W(wǎng)eb2.0應用現(xiàn)狀分析

我國綜合檔案館作為科學研究和各方面利用史料的中心，不僅肩負科學管理檔案的重任，還要致力于社會服務工作[1]。而Web2.0強調(diào)以用戶為核心，注重用戶參與，這與檔案館的服務理念是一致的。

2.1 基于網(wǎng)站建設的應用分析

網(wǎng)上調(diào)研結(jié)果顯示，Web2.0應用約占整體應用的3成，隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，這一比重將不斷增加。現(xiàn)有的Web2.0應用間發(fā)展不均衡，其中微信公眾號的比例最大，占比為36%；其次是微博，為23%；再次是SNS，為18%；其他應用比例較小，如檔案APP和WIKI都為9%，RSS為5%；而Tag和IM則為0。總體而言，Web2.0應用呈現(xiàn)出以移動終端建設為主的發(fā)展趨勢。

2.1.1 Web2.0應用間呈發(fā)展不均衡趨勢

在Web2.0應用中，部分應用建設情況良好，如微信平臺和微博，部分應用還處于空白，如Tag和IM。對于Tag和IM的應用空白，筆者認為這是正常的合理現(xiàn)象。因為從理論上看，IM能夠使利用者與網(wǎng)站在線上及時溝通，但從實際角度出發(fā)，檔案館的檔案利用率無論在線上還是線下，都比較低，設專門答疑人員在線等候利用者提問，反而是一種資源浪費。相比較而言，傳統(tǒng)的留言板既能解決用戶問題，也能為其他遇到相似問題的利用者提供參考。Tag也是如此，只有當網(wǎng)站文獻種類眾多、類別豐富，用戶不標注Tag就很難整理文件，或參與網(wǎng)站的用戶數(shù)量大、設立Tag能更方便聚集相應資料時，Tag才能發(fā)揮作用。實際中，檔案網(wǎng)站的文章數(shù)量不算多，用戶參與度也比較低，缺乏設置Tag的必要性。

2.1.2 Web2.0應用以移動終端建設為主

在Web2.0應用中，占比高的微信公眾號、檔案APP和微博，主要面向移動終端用戶，SNS分享性質(zhì)也符合移動終端用戶閱讀分享習慣。中國互聯(lián)網(wǎng)絡信息中心（CNNIC）調(diào)查報告數(shù)據(jù)顯示，我國網(wǎng)民中使用手機上網(wǎng)的比例達到92.5%[2]，可以看出網(wǎng)站建設考慮到了網(wǎng)民上網(wǎng)習慣，能根據(jù)用戶實際需求提供利用服務。

微信公眾號是檔案機構(gòu)在Web2.0領域拓展的一個有利平臺，微信是國內(nèi)普遍使用的IM應用程序，用戶群體基數(shù)大，用戶只需要掃描公眾號二維碼添加關(guān)注，就可以收到推送信息，操作簡單方便。公眾號與檔案APP相比，具有建設成本低、占用戶手機內(nèi)存小、符合用戶閱讀習慣、便于分享傳播等特點。同樣帶有支持SNS分享的網(wǎng)站，方便用戶把喜歡的文章一鍵轉(zhuǎn)發(fā)至人人、微博、微信、豆瓣等多個社交媒體平臺，既擴大信息傳播范圍又符合如今人們“愛分享”的閱讀習慣。在微博中，檔案館能實時推送最新消息，也可及時解答用戶提問，使服務更加積極主動。

2.2 基于利用主體的建設分析

縱觀我國省級綜合檔案館網(wǎng)站建設現(xiàn)況，從提高用戶體驗的角度出發(fā)而提供的服務形式越來越多。除了問卷調(diào)查、檔案匯編之外，還有多媒體展廳和一系列便民服務。

2.2.1 網(wǎng)站利用方式朝多樣化發(fā)展

多媒體展廳是檔案網(wǎng)站提供的能帶給用戶良好視聽體驗感的特色服務，是一種集圖片展、電子書刊、視頻等多種元素為一體的檔案利用途徑。其中，圖片展由帶有說明性文字的圖片組成；電子書刊設計優(yōu)良，有的模擬自然書頁翻動效果，有的帶有背景音樂。用戶可以根據(jù)個人閱讀習慣進行設置，如是否關(guān)閉背景音樂、是否全屏閱讀等。

2.2.2 網(wǎng)站服務方式向個性化轉(zhuǎn)變

檔案館在提供利用服務過程中，增設了很多便民服務，與社會公眾的生活息息相關(guān)，是檔案部門積極主動為公眾提供服務的良好途徑。以天津檔案網(wǎng)為例，網(wǎng)站在便民服務欄中設有民生詞典。該詞典相當于一本百科書，大致列舉社會中的民生問題，不僅解釋了詞條含義，還對辦理者需要準備哪些材料，辦理單位的地點、受理時間、聯(lián)系方式都進行了詳細介紹，部分詞條還列出了常見問題和答復。

2.2.3 應用服務傳播廣度亟待提高

以檔案微信平臺服務推送為例，筆者選擇了十個省份檔案公眾號作為數(shù)據(jù)統(tǒng)計對象，其中“發(fā)布”指“發(fā)布次數(shù)/發(fā)布文章數(shù)”；“總閱讀數(shù)”指該公眾號當期所有文章閱讀數(shù)總和；“平均”指總閱讀數(shù)除以該賬號當期發(fā)布文章數(shù)；“WCI”是微信傳播指數(shù)，通過文章的傳播度、覆蓋度及賬號的成熟度和影響力來反映微信整體熱度和公眾號的發(fā)展走勢。詳見表2。

時間：2016年10月0日至2016年10月31日

依據(jù)WCI排名，上海市的檔案春秋、江蘇檔案發(fā)布次數(shù)和發(fā)文量不算多，但文章的傳播度和影響力比較高。天津市檔案館、湖北省的讀檔和廣東檔案，其發(fā)文量較多，文章的傳播度和影響力也較高。秦風檔案、福建檔案發(fā)文量大，但在文章傳播度和影響力方面稍有欠缺。檔案部門在使用Web2.0應用推送服務時，不僅要考慮推送信息內(nèi)容，還要考慮如何吸引閱讀用戶，擴大自身影響力。

3 對檔案網(wǎng)站建設的思考

Web2.0不僅是一個網(wǎng)絡平臺或一種技術(shù)手段，它體現(xiàn)更多的是一種理念、一種思想，即以人為本。目前，我國部分省份檔案館在網(wǎng)站設計中能較好運用Web2.0應用、提供有特色的個性服務，但也有部分檔案部門沒有認識到這一點。在Web2.0環(huán)境中，檔案館要致力于社會服務工作，既要不斷加強自身建設，又要從利用主體的角度思考，以提供更好的服務。

3.1 基于檔案館網(wǎng)站的建設

3.1.1 加強Web2.0應用建設

一是SNS。在如今的大眾網(wǎng)絡閱讀中，“愛分享”習慣隨處可見。檔案館將SNS技術(shù)應用于網(wǎng)站中，利用者可以把自認為有價值的信息分享到其他社交網(wǎng)站上，如分享到微信、微博、QQ空間、豆瓣等上，這樣不僅增強了網(wǎng)頁的實用性，還增加了文章瀏覽量，有利于檔案信息的傳播。

二是RSS。RSS在目前檔案館網(wǎng)站上的應用不太多。RSS訂閱服務操作簡便，用戶只需下載和安裝RSS瀏覽器，從網(wǎng)站提供的聚合信息目錄列表中訂閱感興趣的信息欄目，即可獲得及時更新的資訊。RSS節(jié)省了用戶大量的時間和精力，信息內(nèi)容質(zhì)量相對較高，有利于增強用戶對網(wǎng)站的信任，提升網(wǎng)站公眾認可度。

三是百科。目前，關(guān)于百科在檔案網(wǎng)站的應用存在一些問題。以上海檔案信息網(wǎng)為例，該網(wǎng)站的“檔案百科”是檔案館對一些與檔案有關(guān)的名詞、史話、知識的解釋，它不是一個供多人協(xié)同寫作的系統(tǒng)，不支持用戶修改詞條，用戶只能以留言的形式對一些內(nèi)容進行補充，這和Web2.0中百科的概念不一致。即便如此，上海檔案信息網(wǎng)在普及檔案基本知識和常識、提高公眾對檔案的認識方面，仍有值得其他檔案網(wǎng)站學習的地方。

3.1.2 提高現(xiàn)有Web2.0服務質(zhì)量

一是微博。截至2015年12月末，微博月活躍用戶達到2.36億，同比增長34%，日活躍用戶達到1.06億，同比增長32%[3]。面對微博龐大的用戶數(shù)量，檔案館應對提高微博服務質(zhì)量給予高度重視。首先，應注重微博和Tag的有機結(jié)合，發(fā)布信息時加上話題，如#聚焦社會#、#歷史沿革#等，既方便用戶瀏覽信息，又能使檔案館根據(jù)用戶的閱讀量、轉(zhuǎn)發(fā)量、評論量等進行分析。其次，檔案館應選擇合適的時間推送微博，避免被其他信息淹沒。從用戶的發(fā)博行為來看，一天中發(fā)博量到達第一次峰值是在中午12點，第二次峰值是在晚上10點[4]。檔案館可選擇在這兩個時段推送信息，迎合用戶瀏覽習慣。

二是微信平臺。基于我國龐大的微信用戶數(shù)量，微信公眾號是檔案部門不可忽視的重要平臺。一個成熟的、具有影響力的公眾號，不僅要具備一定的發(fā)文數(shù)量，還要保證文章內(nèi)容的精度、信息傳播的廣度、用戶的認可度等。在內(nèi)容方面，除了選取本地區(qū)的檔案題材，還可以選取與民生、文化、出行等相關(guān)的題材。在宣傳方面，爭取每月至少推出一篇熱門文章，借助傳播力度提高關(guān)注度。同時還要充分調(diào)動線上線下資源，利用網(wǎng)站、電子刊物、展覽、講座等方式，吸引用戶參與進來。

3.2 基于利用主體的建設

3.2.1 針對不同群體的個性化服務

據(jù)CNNIC第38次中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告顯示，截至2016年6月，我國網(wǎng)民仍以10至39歲群體為主，占整體的74.7%；其中20至29歲年齡段的網(wǎng)民占比最高，達30.4%；10至19歲、30至39歲群體占比分別為20.1%、24.2%[5]。根據(jù)用戶不同年齡制定不同服務方案，有利于培養(yǎng)公眾檔案意識，并幫助他們養(yǎng)成查閱利用檔案的習慣。

針對青少年，檔案館可以與學校加強合作，制作系列文化紀錄片、愛國主義教育片、名人成長勵志片等讓學生觀看學習，并通過網(wǎng)絡答題或課堂演講達到充分學習的效果。對于中青年而言，針對大學生群體，檔案館可以針對本省具有歷史文化性質(zhì)的紀念館、博物館、公園、建筑群等制作專題或數(shù)字地圖，便于參觀學習和旅游；對于上班族，檔案館可以與人才市場、政府部門等進行合作，對畢業(yè)生檔案、報到證、黨籍檔案等現(xiàn)實問題進行詳細說明。

針對老年人和殘障人士，由于其上網(wǎng)人數(shù)所占比例小，往往容易被忽視。檔案館網(wǎng)站在建設中，應主動采用“無障礙”瀏覽方式。對于存在視力障礙的老年人或殘障人士，可以用語音朗讀形式幫助他們獲取信息，或通過調(diào)節(jié)網(wǎng)頁大小和網(wǎng)頁文字大小便于他們?yōu)g覽信息；對于存在色彩障礙的用戶，可以調(diào)節(jié)對比度改變頁面顏色。

3.2.2 針對企事業(yè)單位的檔案保管服務

檔案館作為永久保管檔案的基地，可提供具有檔案館特色的服務，如檔案寄存服務，并充分利用網(wǎng)站宣傳該服務的優(yōu)勢。檔案庫房的安全性能高，具有防火防盜、防水防霉、防蟲防鼠等特點，而規(guī)模較大的企事業(yè)單位，擁有數(shù)量龐大又需要妥善保管的檔案，利用檔案館代為保管檔案所需花費的成本，要遠遠低于自行設立保管場所和購買相關(guān)設備的成本。同時，檔案館管理更規(guī)范、工作人員更專業(yè)，有利于更好地管理檔案。檔案館利用現(xiàn)有設施，向企事業(yè)單位提供檔案保管服務，既充分利用了資源，又服務于社會，也有利于檔案館自身發(fā)展。

3.2.3 增設熱詞搜索排名榜

檔案館應在網(wǎng)站界面中增設關(guān)鍵詞搜索排名，將利用者在本網(wǎng)站使用的關(guān)鍵詞按檢索頻次由高到低排序。關(guān)鍵詞熱搜既可以給利用者提供參考，又可以讓檔案部門了解公眾信息需求，為進一步建設網(wǎng)站提供參考。

3.2.4 優(yōu)化網(wǎng)站頁面設計

大多數(shù)檔案網(wǎng)站存在一個通病，即頁面看起來雜亂不清晰，不美觀的頁面會降低公眾瀏覽網(wǎng)站的興致，或難以查找所需信息。檔案部門作為社會文化服務機構(gòu)，應考慮到用戶視覺需求，優(yōu)化頁面設計。此外，在網(wǎng)絡資源全球共享時代，網(wǎng)站語言不應只局限于簡體中文。對于港澳臺同胞來說，繁體中文是他們更習慣并適應的語言文字，對于在華生活的外國友人來說，相對比中文，英文頁面能更吸引他們?yōu)g覽。在網(wǎng)站建設中，檔案館應以更開放的眼界、更包容的態(tài)度，考慮到不同利用者的差異性，增設不同語言的切換窗口，更好地滿足利用者需求。

注釋與參考文獻：

[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論[M].北京:中國人民大學出版社,2006.84-85.

[2][5]中國互聯(lián)網(wǎng)絡信息中心.中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告[EB/OL].[2016-10-22].http://www.cnnic.com.cn/hlwfzyj/hlwxzbg/hlwtjbg/201608/t20160803_54392.htm.

[3]新浪科技.微博2015年用戶、活躍度、收入增速創(chuàng)新高.[EB/OL].[2016-10-25].http://news.sina.com.cn/m/roll/2016-03-03/docifxqaffy3552972.shtml.

[4]新浪微博數(shù)據(jù)中心.2015微博用戶發(fā)展報告.

[EB/OL].[2016-10-25].http://www.useit.com.cn/thread-10921-1-1.html.