采購管理：細節中“摳”效益

□ 文/唐小江

采購管理：細節中“摳”效益

□ 文/唐小江

隨著大數據、電子商務、移動互聯網等新業態和新技術的應用，“大眾創業，萬眾創新”的浪潮正在襲來，統一企業認識的“大采購觀”概念，規范采購作業體系，將對供應鏈管理中的各類企業的發展有著重要的實踐意義。就管道建設運營而言，從2008年到2016年，中國石油管道平均年采購額都在百億元以上，如對采購發展趨勢進行深入研究，更加深入地探求采購領域潛在的改進機會，充分調動供應鏈和物流領域的資源，就能夠為激烈競爭中的現代企業開辟降本增效的長效渠道。

用數據規范采購

通常意義上講，企業的日常事務，應根據某種已達成共識的、利于操作的程序來執行，把這些程序清楚地寫下來，就成為“標準”，并不斷地維持和改進，以提高至更高的水準。要提高采購“效益”能力，就必須有先進的標準和正確的采購績效評價體系。

（一）規范采購作業

采購標準就是規范采購過程，達到質量（Quality）100%合格、成本（Cost）100%合理、交期（Delivery）100%合適的目的，包括前期調研選型→詢價→報價→對比、談判→確定供貨商→接送貨→驗收→付款→后期維修服務中的所有可程序化的活動事務；管理就是不斷地處理標準以外的特例，并將其共識為新的作業標準，使得有效率和特長的人員都加入到標準的制定和執行行列。

標準的維持和改進

每當現場有事情發生，例如，顧客不簽驗收報告或要求退貨，管理階層應當找出問題的根源，及時補救，改變工作的程序以解決問題，并推行標準化—執行—反饋—采取行動的循環體系。一旦有了標準，并且被遵照執行，假使發現了偏差，知道哪兒出了錯，便可以接著檢查標準，以及將偏離標準的偏差糾正過來，或者修改標準，形成永無止境的循環體系。

及時消除虛耗

人力和設備資源在一小時內做了有多少有附加價值的工作（即把價值加入到產品或服務包括文件或其他信息里）？我們要常常檢查虛耗的存在：

（1）供應商的浪費。在收到某項供應物資的采購任務時，向所有供應商發詢價單，比如13家，結果參與的不到6家，也就是說近1/2的廠家不愿參與，有的沒有該項產品，有的距離較遠。

（2）信息的浪費。理論上，每個工作人員都應有一份產品信息的資料，但這樣容易造成信息的累贅和不協調，加上平時工作的緣故，這個人手上的資料更新了，而其他人的資料還老樣，結果造成陷入不停交換信息的怪圈。

（3）等待的虛耗。設備（電腦、打印機）故障，網絡中斷，傳真機發傳真，機器正在處理信息等，這時工作人員只能無所事事地等待。

數據是最能直觀反映事實的工具，最有說服力的，是做出決定的最有力的基礎。能反映采購信息的數據有：供應物資的品種、數量、技術指標、交貨期、價格、報價有效期、降價幅度、質保期、售后服務成本等，反映市場信息的數據有：制造廠家、銷售商、市場飽和度、經濟影響、顧客需求等。可以利用這些數據來幫助決策。比如某一項采購任務，供應物資（Equipment）品種A的總評價規則Rule（A）由技術部分的指標A（tech）+出廠價格A（pri）+運輸價格A（trans）+合同條款A（Con）+交貨期、有效期的影響A（eff）+市場變化的影響A（mark）+售后服務成本A（afs）表示，品種B的總評價規則Rule（B）由B（tech）+B（pri）+B（trans）+B（Con）+B（eff）+ B（mark）+ B（afs），當Rule（A）>Rule（B），選擇A；當Rule（A）

正確評價采購績效

1. 供應鏈增值

把采購納入整個供應鏈體系，以供應物資的總成本控制為原則，而不只是考慮當前價格的因素。設計與管理供應鏈初衷就是節約采購成本，及時獲得采購信息，并在最大程度上實現價值的轉移和增值。因此正確應用采購管理，才能夠在很大程度上保全供應鏈建立所要達到的目的。如果在整個供應鏈中，采購部門（人員）對參與其中的企業產生的是負作用，那這個企業遲早會退出這個供應鏈，長此下去，這個供應鏈就失去了存在的必要，整個供應鏈必然瓦解，供應鏈中的企業會重新組織建立起能夠滿足以上因素的全新的供應鏈，采購就是這個供應鏈中的催化劑。只有整個環節的無間隙配合，才能使得采購部門（人員）在采購中每省下1元，相對于銷售或資產有時創造上百元的利潤。因此在采購效果評價中，應設置“是否有利于建立長期合作或戰略伙伴關系”、“是否低于市場最低成本”等指標。

2. 采購價格控制

同時，在近年采購費用占公司運營支出比例逐漸增加的前提下，仍不能忽視設備或材料購置價格的控制，是采購人員提供企業附加值最直接的方式。設備材料購置價格包括采購成本（材料（設備）出廠價格、差旅費、資源占用費）、運送成本（裝卸費、包裝費、保險費、運輸費及運輸過程中涉及到的各項費用）、倉儲成本、管理成本（直接間接勞動力費用及與采購和使用過程中涉及到的各項費用）的總和。材料（設備）出廠價格一般占到購置費的85%以上，必須對材料（設備）價格進行的價格與成本分析，如果采購部門（人員）不了解所買物品的成本結構，就不能算是了解所買的物品是否為公平合理的價格，同時也會失去許多降低采購價格的機會，因為隨著采購金額的擴大，采購價格占總成本的比重也在擴大。其次，將貨物運到目的地并最終交付使用的運送、倉儲及可能發生的臨時人工費用也須進行最優化控制，如運送路線的選擇，存儲是否超期，包裝有無特殊要求，是否保險，裝卸車勞動力參考什么標準，采用何種運輸工具，是否需要多式聯運等。再次，就是在后期使用過程中可能發生的各種費用，如安裝調試費、售后服務、維修、索賠等。

作者單位： 中油管道物資裝備有限總公司