電子會計檔案管理因素分析

董麗彬

摘 要：國家大力發(fā)展信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，高校會計檔案管理為適應(yīng)高等教育的發(fā)展，在會計檔案管理方式上由紙質(zhì)檔案管理逐步邁向電子檔案單軌制管理，在前進的進程中，完善電子檔案歸檔、移交、保管、查借閱等相關(guān)制度、確保電子檔案的真實、完整、安全，加強會計電子檔案管理人員的會計知識、計算機應(yīng)用軟件等方面的培訓，邀請會計人員參加檔案專業(yè)培訓，同會計人員多溝通交流，及時掌握會計、檔案方面最新信息。

關(guān)鍵詞：電子；會計檔案；管理；安全；真實

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）06-0244-01

2015年12月，財政部、檔案局令第79號發(fā)布新修訂的《會計檔案管理辦法》，明確提出電子會計檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會計檔案的合法性，為各單位節(jié)省成本，節(jié)約資源，提高工作效率。

1 高校會計檔案管理現(xiàn)狀

高校會計結(jié)算以自然年度為周期，主要來源于教學、科研、日常管理及建設(shè)等項目，由于高校的教學是以學年為周期，每到學期末、科研結(jié)題的時候財務(wù)部門最繁忙，財務(wù)報賬大廳好像春運排隊購買火車票一樣，報賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費大量時間排隊報賬，財務(wù)人員每天面對大量報賬人員連喝水的時間都沒有，每一個人都或多或少有些煩躁情緒，報賬已經(jīng)嚴重影響教職工的正常工作?？梢娫械臅嫻芾砟Ｊ揭呀?jīng)不能適應(yīng)校園的高速發(fā)展，隨著高校教學、科研等數(shù)字化的發(fā)展，后勤集團產(chǎn)業(yè)化，財務(wù)電算化軟件的更新，急需實現(xiàn)會計管理電子化。

會計檔案在財務(wù)部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財務(wù)部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導致財務(wù)檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發(fā)生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復印，在查找、復印過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞現(xiàn)象，耗時幾天甚至幾周時間才能完成查詢工作，嚴重影響審計等各項工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會計檔案需實行電子化管理，進行網(wǎng)上查閱，保護會計檔案，提高各部門的工作效率。

2 電子會計檔案管理

2.1 電子會計檔案管理的必要性及制度完善

電子商務(wù)平臺推進了電子合同、電子發(fā)票的利用，各合作單位利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)無紙化辦公，信息的網(wǎng)上傳遞交流節(jié)省工作人員的查驗時間，查閱人員通過輸入關(guān)鍵詞就能檢索到相關(guān)的會計檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務(wù)水平，檔案人員有更多的時間用于檔案編研。

通過編研為利用者提煉出有價值的信息，為學校管理決策服務(wù)。在校園各辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置會計系統(tǒng)的終端設(shè)備，實現(xiàn)會計信息的資源共享。

規(guī)范電子會計檔案的管理制度，財務(wù)部門配有專門的兼職檔案管理人員，規(guī)范會計資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護電子會計檔案的真實、完整、安全，財務(wù)部門在電子會計檔案移交時制作填寫《電子會計檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財務(wù)備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴格履行審批手續(xù)，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會計電子檔案；電子源文件的元數(shù)據(jù)及背景信息存檔。完善電子會計檔案查詢系統(tǒng)，提高財務(wù)、審計人員查檔效率。

2.2 電子會計檔案的真實性完整性

歸檔電子會計檔案應(yīng)有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的第三方認證的電子簽名，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)聯(lián)同背景信息及元數(shù)據(jù)一同歸檔，保證電子會計檔案的完整讀??；所有數(shù)據(jù)均備份并異地保存，確保自然災(zāi)害不影響電子會計檔案的利用。電子發(fā)票的歸檔保存要進行網(wǎng)上比對，保證接收電子發(fā)票的真實、準確、完整。

2.3 電子會計檔案的安全性

電子會計檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，大量的會計信息在網(wǎng)上公開，如何保護電子檔案的存儲、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應(yīng)為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會計檔案原件分開存儲，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權(quán)限，對于重要檔案只能到館后查閱；設(shè)置防火墻，保證系統(tǒng)安全運行，只有系統(tǒng)安全才能保證電子檔案的真實完整。

2.4 電子會計檔案人員素質(zhì)要求

定期組織會計人員參加檔案專業(yè)知識的培訓教育，提高會計電子檔案的案卷質(zhì)量，會計檔案管理人員參加會計培訓、繼續(xù)教育，熟練掌握會計軟件的操作技能，會計及檔案人員之間經(jīng)常溝通交流，增強專業(yè)素質(zhì)和水平。

電子會計檔案是新生事物，檔案管理者適應(yīng)會計檔案電子化的管理過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗，形成有效的管理方法，創(chuàng)新管理思路；將來的會計軟件應(yīng)包含會計辦公系統(tǒng)和會計檔案系統(tǒng)，會計業(yè)務(wù)辦理完畢，系統(tǒng)自動生成電子會計檔案，并能提供檔案的利用、統(tǒng)計等工作。

參考文獻

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