教育檔案裝備管理信息系統(tǒng)的設計與實現分析

蔣泓

摘 要：隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，越來越多的教育機構開始利用先進的信息管理技術來輔助復雜并且龐大的檔案管理工作，而當前我國教育機構的信息化檔案管理工作仍存在在各種各樣的問題，本文對教育機構信息化管理工作需要注意的有關事項進行了詳細的闡述與分析，希望可以起到參考作用。

關鍵詞：實現分析；管理信息系統(tǒng)；教育檔案

當前我國已經全面進入信息化與數字化時代，對于教育機構來說，為了能夠最大程度上提升教育檔案的管理質量與管理效率，則需要綜合運用各種先進的信息化手段對以往的工作方法進行改良與創(chuàng)新。教育檔案管理工作主要包含基本后勤管理、黨政數據管理、科研材料管理、教育文件管理以及人事檔案管理等。相關的檔案管理工作一方面要能夠對教育機構日常工作所生成的各種文件進行記錄與存儲，另一方面要能夠方便有關人員對各種檔案資料進行實時的讀取。這就需要教育機構綜合運用各種先進的信息化手段對各種檔案資料進行數字化的轉換，利用管理信息系統(tǒng)對各種數字化檔案資料進行整理與記錄。最大程度上提升檔案管理工作的信息化水平。

一、檔案信息管理系統(tǒng)概述

（一）設計目的

檔案信息管理的重要作用主要體現在提升教育機構對于檔案資源的管理與控制方面。其次，將計算機技術與網絡通信技術有機結合起來，能夠最大程度上提升檔案資料信息的錄入效率與檢索效率，實現檔案資源管理工作各項操作的信息化水平，同時也能夠最大程度上降低出現資料錄入失誤的概率。第三，將檔案管理工作與先進的信息化技術結合起來，能夠更加地改善教育機構在人事工作方面的科學性與合理性，使人力資源的配置體現出科學性與有效性特點。第四，引入現代化信息技術，能夠最大程度上降低教育在各項管理工作中所需要投入的成本，改善教育單位內部的財政狀況，實現省錢、省力、省事。

（二）系統(tǒng)配置

教育機構的各項管理工作有著十分鮮明的復雜性與系統(tǒng)性特點，這就需要利用最進行的信息化管理系統(tǒng)與各種計算機程序對教育管理工作體系進行描述與梳理。在系統(tǒng)設計方面，可以選用web方式進行系統(tǒng)構建，所選用的運行服務器主要為Windows 2008 Server。根據以往的信息化管理工作經驗我們發(fā)現，web構建方式能夠更好地解決用戶與服務器之間的信息交互問題，并且能夠提升信息化管理技術在硬件方面的擴展性，在應用過程中也更加方便維護工作的開展，只要為其提供相關的網絡數字信息傳遞系統(tǒng)，就可以將教育機構內部的各種檔案資源徹底地盤活。

（三）系統(tǒng)設計

1、設計原則。教育檔案管理信息系統(tǒng)的設計需要遵循以下幾方面的基本原則，首先，系統(tǒng)的開展與集成需要能夠體現出充分的全面性與完整性，在對具體設計方案進行可靠性分析的過程中，需要使信息系統(tǒng)在未來一段時間內能夠保持足夠的先進性、安全性與實用性，同時也要進一步發(fā)揮出管理信息系統(tǒng)可逆性與可發(fā)展性，未管理信息系統(tǒng)性能方面的進一步提升奠定良好的基礎。

2、系統(tǒng)結構。教育檔案管理信息系統(tǒng)在結構方面，需要能夠達到以下幾方面的要求。首先，能夠將有價值的資料與信息進行高度整合，經過整合所生成的資料體系可以最大程度上方便用戶對各項信息資源的檢索與收集。另外，在教育檔案資源的記錄與收集方面，需要重點優(yōu)化管理信息系統(tǒng)在借還、注銷、查詢以及修改方面的操作，對各項操作信息進行嚴格且準確的記錄，避免各項信息的變動對教育機構的正常下午造成干擾。相關的設計工作盡量要采用樹狀結構程序，能夠方面管理人員對各項操作進行跟蹤，同時也能夠實現對于各個功能板塊的分級管理。

3、系統(tǒng)優(yōu)點。管理信息系統(tǒng)的應用優(yōu)勢主要體現在以下幾個方面。第一，管理操作界面簡單并且明了。由于教育檔案管理是一項十分復雜并且系統(tǒng)的工作，工作人員在對各項資料進行錄入與檢索的過程中很可能會肩負比較大的工作壓力，使管理工作的效率與質量受到限制，而引入信息化管理系統(tǒng)化，相關的操作程序得到了最大程度簡化，檔案管理工作的準確度得到了相應的提升；第二，計算機設備對于檔案資源數據的處理能力得到了根本性的提升，在以往的人工管理方式中，各種數據的計算工作需求能夠人工操作的方式來完成，引入信息化管理技術后，管理人員可以直接能夠計算機程度對各種數據進行計算，這種工作方式一方面能夠降低管理人員的工作強度，另一也能夠完成人工操作無法完成的工作，更加重要的是能夠提升數據計算的效率與準確性。同時，管理信息化系統(tǒng)還能夠對各項計算數據進行自動備份，一旦管理人員在操作上出現問題或數據在采集過程中出現問題，則可以通過備份數據對原始數據進行恢復，最大程度上避免出現嚴重的數據資料混亂問題。

二、系統(tǒng)模塊設計

對管理信息系統(tǒng)各項功能模塊進行有針對性的設計，能夠將管理系統(tǒng)的功能集成性與模塊獨立性兩方面的作用充分發(fā)揮出來。當前我國廣泛采用的檔案管理信息系統(tǒng)在功能模塊上主要包含后勤管理信息、財務信息、科研信息以及人事管理信息等部分，以上幾方面的信息在錄入與計算方面是集成的，而在檢索方面則相互獨立，這樣才能夠提升檢測的效率與質量。教育機構在使用管理信息系統(tǒng)之前需要對各功能模塊進行有針對性的設計，提高信息系統(tǒng)的應用效率。

三、結束語

引入最新的信息化管理技術是提升我國教育機構運營效率與運營質量的關鍵舉措，尤其是在檔案管理方面，教育機構自身需要加強重視，提高管理質量。

參考文獻：

[1]魏玉凡.裝備維修信息管理與分析系統(tǒng)的設計與實現[J].電腦與信息技術，2009，04（11）：62-66.

[2]李師軍.醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的設計與實現路徑分析[J].城建檔案，2016，05（13）：94-95.