事業單位在檔案管理方面存在的現狀及相關應對機制

劉敏

摘 要：事業單位檔案是在人事、會計、日常工作中根據業務工作查詢需要逐步形成的，檔案具有查詢歷史問題、提供相應的數據分析和歷史文獻等重大問題的的原始記錄，是工作的憑證，是單位寶貴的的財富。任何單位都離不開檔案的查詢，檔案工作也是事業單位的查詢工作的中心命脈。因此，加強事業單位檔案管理工作是發展趨勢的必然結果，我們應該提高對檔案管理工作重要性的認識，離開檔案就像魚兒離開水一樣，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。

關鍵詞：素質；技能；管理；問題

如今，我國的國民經濟在不斷增長，人們的生活水平也在穩步提高，在這個大背景下，人們對信息量的需求也變得越來越大。為了滿足人民對信息的迫切需求，做好事業單位的檔案管理就變得十分重要。然而，相關的部門和工作人員若想將檔案管理工作做到最好，并不容易，因為事業單位的檔案管理是一項專業性與事業性并存的一項工作，它需要工作人員擁有極大的耐心。本研究就將針對事業單位的檔案管理這一主題進行闡述，使讀者對這方面的內容有一個更加深入的了解。

一、事業單位檔案管理工作現狀

（一）工作人員不夠重視檔案管理工作

事業單位檔案所存儲的信息的容量是非常大的，它與單位的很多重要工作流程都有著密不可分的聯系。

然而，在現實的生活中，很多事業單位的檔案管理工作人員并沒有意識到自己工作的重要性，他們的思想仍是停留在“檔案管理工作就只是抄抄寫寫，并沒有什么技術含量”這個層面上，這種老舊的思想嚴重的阻礙了事業單位檔案管理工作的發展。更為嚴重的是，很多事業單位的領導也沒有意識到檔案管理工作是事業單位的核心部門，自然而然，這些領導也不會思考如何提升單位的檔案管理水平，如何提高工作人員的工作積極性。可想而知，如果單位的領導都不重視該工作，員工就更不會意識到檔案管理工作的重要性了。

（二）檔案管理人員的專業知識貧乏

事業單位的檔案管理工作是一項系統的、周密的工程。這也就要求檔案管理工作人員要有扎實的專業知識，高超的專業技能以及超強的耐心和毅力，檔案管理人員只有擁有了這些特質，才能保證自己的工作質量。

然而在實際的工作中，有很多檔案管理人員的檔案理論知識并不是非常的豐富，甚至，一些檔案管理人員只是將檔案管理工作作為自己的兼職工作。這也就意味著這些檔案管理人員并不能全心全意的去做檔案管理工作。而且，現在有很多事業單位的檔案管理工作現狀仍然停留在手寫辦公的狀態，這種辦公狀態會導致工作人員的工作效率低，工作人員所記錄的信息不完全、不細致；在這種情況下，檔案管理人員如果不加強對計算機技術的學習，仍是以這種老舊的辦公狀態工作的話，就會使檔案管理部門逐漸喪失自己的工作職能。

（三）事業單位檔案室的管理設備陳舊

如今，國民經濟在飛速增長，科學技術水平也在穩步提高，現代化的管理設備被應用的范圍也越來越廣。然而，在一些事業單位中，檔案部門的管理設備仍然是非常陳舊的，并沒有跟上時代的步伐。這種現狀，不單單會影響檔案管理人員的辦公心情，還會影響到管理人員的工作效率和工作質量。

二、提高檔案人員在工作中的專業技能

隨著社會日益進步和一些法律法規的出臺對檔案工作的要求，要有重點、有目的地培養檔案人員知識與技能。事業單位的檔案管理人員，都是由辦公室、財務、政工的人員兼職工作，各個科室管理各個科室的檔案工作，沒有專業檔案人員統一管理。檔案管理員也是兼職的，沒有相對過硬的業務技能，平時檔案管理部門可以加強檔案方面的培訓，一般可采用集中培訓和自學等多種方式，掌握多項檔案方面的裝訂、整理等技能，以適用新形勢下的業務工作需要。

三、加強檔案的日常管理

（一）建立一人一檔制

首先是人事檔案的管理，將每一位職工的檔案整理齊全，每次調整工資、年度考核表、職稱評審、榮譽等跟檔案有關的資料，要全部裝訂在個人檔案內，確保個人檔案資料的完整性。其次工資檔案以電子表格和紙質的形式雙向存檔，包括歷年歷次的調資、職稱、崗位設置、競聘情況，建立一人一檔，加上目錄這樣檢索方便，一目了然，可作為職工成長電子檔案備查。最后日常收發文件的管理，按規定進行文件的裝訂整理保管，特別對保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批準不得擅自擴大傳閱范圍；不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批準，并要妥善保管。借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續。用完后，要及時歸還。

（二）加強存儲設備管理

管理好檔案工作是現代信息的產物，對今后查閱工作帶來更加便捷的服務。今年來對城市建設檔案具有重要的科技價值、文化價值、經濟價值，城建檔案的有效利用不僅能夠創造經濟效益，還能促進城市的發展與建設。信息時代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運用出現了許多新的困境。通過建立專業隊伍，完善相關法律法規，并借助社會力量，可以在一定程度上促進城建檔案的運用與發展。

四、檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

在一些事業單位兼職的檔案人員只要做到自己保管的檔案做到不丟失、不泄密，對外來需要查詢的資料，能提供數據就可以了，甚至有些領導對檔案管理任務檔案工作沒有“含金量”，就是個保管而已，從很大程度上阻礙了檔案工作的發展。

（二）對檔案管理工作存在薄弱環節

由于檔案管理人員沒有相關業務知識，也沒有進行專門的業務工作培訓，對檔案工作的資料收集和整理歸檔等業務不太熟悉，也不知道哪種是長期保存、哪種是限期保存，怎樣進行專業裝訂保管，平時也是根據自己的經驗摸索工作，也沒有投入相當精力去學習和探索相關的先進經驗，把自己覺得需要保管檔案資料只是放入檔案盒，根本沒做整理歸檔，做好查詢目錄登記工作，在日常工作中影響了查閱檔案的簡單性和清晰性。

（三）對檔案管理工作配備的硬件設施不完善

事業單位的檔案基本都是擺放在各個科室中負責管理，沒有配備專業的檔案硬件設施環境，有的單位雖然配備了專用檔案室，也是邊邊角角地方，有的檔案室通風設施不完善，防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜設備不配套，容易引起檔案材料的霉變和蟲蛀等不安全因素，有的單位管檔工具和檔案夾基本工具都無法購置齊全。也影響檔案擺放的美觀整潔及完整。

五、檔案管理工作的應對機制

（一）加強檔案管理員的業務學習

單位檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業務水平。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業水平的提高，通過自學和參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節的基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高整理檔案管理技能。

（二）采用信息化管理策略

因傳統紙質檔案的保存不僅會占用大量空間，收發和查找也很繁瑣，而且隨著時間的推移，很容易因為紙的老化或者蟲蛀問題帶來檔案信息的缺失或部分字跡不完整的問題。利用計算機等現代化管理，可以減少檔案工作查詢工作的繁瑣性和重復性。那就需要我們盡可能地運用當代新科技，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多領域都已使用計算機，現在在國內有些領域，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。檔案管理實現數字化是今天信息化時代發展的必然趨勢。

（三）提高檔案管理工作的服務水平

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

六、結束語

改善事業單位檔案管理的現狀，是需要領導和民眾都積極參與進來的。首先，相關領導應該重視事業單位的檔案管理工作，應該去除那種原有的“認為檔案管理工作可有可無”的思想，其次，工作人員也應以認真負責的態度看待自己的工作，在工作的過程中，不斷提高自己的業務水平，加強自己的職業素養。只有經過全體人員的共同努力，事業單位的檔案管理水平才能從本質上得到提升，檔案管理工作才能更好的促進事業單位的發展。

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