辦公自動化中的計算機技術應用

闞瑩梅

摘 要

在當前科學技術的不斷發展下，計算機技術在各行各業中得到了廣泛的應用，其中在辦公自動化中應用最為廣泛，計算機技術的出現為辦公自動化發展帶來了發展機遇，優化了辦公自動化的管理項目，促使辦公項目更加完善與系統。本文主要分析了辦公自動化的功能以及計算機技術的應用。

【關鍵詞】計算機技術 辦公自動化 應用

毋庸置疑，在科學技術的不斷發展下，辦公自動化中計算機技術的應用成為了當前最為主要的內容，且推動了辦公自動化的可持續發展與進步。從某個角度分析，計算機技術的創新促使辦公自動化的全面性，對提高辦公效率具有重要的推動性。

1 辦公自動化的概述

所謂的辦公自動化主要是指辦公室內部工作的自動化以及信息處理的自動化，可以說辦公自動化是時代發展的產物，也是計算機科技的主要衍生物，辦公自動化可以通過辦公人員，利用計算機硬件、軟件等各項設備，實現對信息的收集、傳輸以及加工、更新，能夠將公文檔案管理系統、辦公系統、信息發布系統等進行集中處理。從某個角度分析，我國開展電子商務以及辦公自動化進程已經得到了有效的發展，并且還在近幾年開創了開放式系統，通過應用相關技術，提高辦公效率與水平。當然在近幾年計算機技術的不斷發展下，辦公自動化會更上一層樓。

2 計算機技術在辦公自動化的重要意義

2.1 可以為企業的發展提供具有現代化氣息的辦公環境

眾所周知，傳統模式下企業辦公環境阻礙了企業的發展與進步，其辦公環境比較惡劣，然而將計算機技術在辦公自動化中應用可以有效改善辦公室的環境，將原有的空間拓展，真正實現辦公環境的優化。

2.2 能夠減少人力資源成本

毋庸置疑，在當前企業的發展中會存在各種類型的數據，計算機技術的應用能夠實現各項數據的有效管理與歸納，能夠提高辦公效率，減少辦公室人員的數量，減少成本。

2.3 可以提高辦公室員工的創新意識

辦公自動化的應用為辦公室人員提供了開放的黃金，加強對計算機技術的應用可以促使整個辦公系統更加的系統與全面，將傳統模式下的流程減少，如此一來工作人員可以利用時間對更新自己的知識庫，不斷創新。

3 辦公自動化中計算機技術的應用

在辦公自動化中加強對計算機技術的應用可以提高辦公效率，但是如何更好的將計算機技術的作用充分發揮出來的，筆者認為需要做到以下幾點：

3.1 應用網絡通信制定信息發布平臺

在新時期企業可以加強對計算機技術的應用，尤其是對計算機技術中網絡通信功能的應用，并針對性的設置信息發布平臺。其中網絡通信功能能夠實現辦公自動化系統的交流，不論是哪方面的交流，都可以實現信息之間的共享，且這種交流方式可以節約成本，避免口誤現象的發生。與此同時，網絡信息平臺是構建在網絡通信功能之上的，需要網絡通信功能的收集、交流等，在具體辦公自動化工作中可以減少工作流程，促使辦公自動化的各項數據以及信息得到利用，為企業、客戶提供交流互動的平臺。

3.2 網絡不暢下實現遠距離信息傳輸

要想實現遠距離信息傳輸，則需要在辦公自動化系統之中安裝BWV軟件，因此筆者認為可以在辦公自動化系統中安裝該軟件，并且還需要根據實際的發展情況使用傳真機，真正實現收發傳真、轉換表格文字等工作的遠距離傳呼。根據實踐證明，這種模式的應用能夠節約大量的時間，從而收獲更大的效益。

（1）在收發傳真的時候，需要采取WINDOWS程序發送傳真命令，并且要以傳真的形式將文件存儲。

（2）需要將最基本的設置改為接受狀態，如此一來便可以自動接收文件，其中有一種情況需要額外注意，即電話線接在FAX上的時候，需要將電話線拔出，并且采取手動接收。

（3）在網絡不暢的情況下，要應用該軟件實現文件的傳輸，真正保證辦公室的正常運轉，當然這種計算機軟件可以實現無網絡信息傳輸，不僅操作簡單，并且傳輸速度比較快。

3.3 計算機多方面實現辦公自動化

計算機技術的功能十分強大，其作用眾多，在辦公自動化下可以采取不同的功能，為其提供不同的服務，真正提高辦公效率。比如在文字處理功能方面可以幫助辦公室人員處理文件信息，還要對文件分類處理，如此一來便可以提高辦公效率。可以利用電話會議開展辦公工作，尤其是部分辦公人員未參與會議的時候，可以采取電話會議功能，保證會議的正常運行。還有圖片處理功能能夠在辦公中解決非常規性照片的使用權限，可以提高企業的辦公效率，真正推動企業健康穩定發展。但是值得注意的一點是在這種發展背景下，辦公人員需要對計算機技術加以熟悉，能夠熟練使用各項軟件，能夠對計算機病毒進行檢測，將常見的故障及時處理，所以需要辦公人員不斷提高自己的計算機水平以及技術素質。

4 結語

總而言之，在當前科學技術的發展下，辦公自動化已經成為了一項十分重要的內容，且推動了辦公室業務的有效性，對提高辦公效率與質量具有推動性。在本文中筆者主要從三個方面展開討論，分別是應用網絡通信制定信息發布平臺、網絡不暢下實現遠距離信息傳輸、計算機多方面實現辦公自動化，所以在新時期需要加強對辦公自動化下計算機技術的應用，提高對計算機技術的認識與了解，提高辦公人員的計算機素養與水平，真正提高辦公自動化的有效性，實現辦公自動化的可持續發展與進步。

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