現代檔案管理的創新模式

陸立麗

摘 要：當前我國的檔案管理機制比較老化，管理模式相對陳舊，和現代的信息社會化進程不相匹配。傳統檔案管理工作的采集、整理、保管、利用方法顯然不可以滿足現代社會的需求，所以改革檔案管理工作機制、創新型檔案管理模式非常重要。筆者在這樣的背景下，首先分析了檔案管理舊化的原因，然后指出理念創新和知識創新的重要性，為我國檔案管理研究工作者提供了一個新的思路，也推動我國檔案管理朝著更加先進的方向發展。

關鍵詞：檔案管理；創新；知識

引言

檔案行業是以保存檔案并提供檔案為社會利用為己任，直接面向社會，并對社會原始記錄的收集、整理、鑒定以及保管、檢索等任務。在我國的現階段，每一天都會產出大量的原始數據。現在的檔案管理工作人員已經明顯地感覺到自己工作任務的艱巨性和阻力性，表現在數據上就是數量多、種類雜。面對洶涌而來的大數據，檔案管理工作人員急需改革和創新。所以，筆者認為非常有必要探討一下現代大數據時代背景下檔案管理的創新型模式。

一、檔案管理舊化的原因

通過調研發現，現代的檔案管理模式存在很多舊化的現象，從我國建國到現在依舊以紙質檔案保存為主，這種檔案保存方式不僅流通性能非常差，而且在攜帶方面也很不便捷，操作方式和程序老舊緩慢。同時檔案屬于機要性文件，長期處于保密狀態，呈現一種不對外公開、不透明、不解密的狀態，紙質檔案統計起來非常的不便利，致使檔案管理工作人員不能夠完全了解檔案的具體內容和詳實資料。雖然保密性能非常強，然而卻存在很多弊端，不能被廣泛開發和利用，讓一些非常有價值的檔案材料不能被共享和利用，失去了檔案應有的使用價值。而且現代的信息流動量非常大，帶給檔案管理工作人員的壓力與日俱增，筆者認為，致使現代檔案管理弊端的原因有很多方面，既有思想上的認識性和思維習慣問題，也存在體制老化和管理失序等方面問題，然而更為重要的是缺乏檔案管理的創新性。各界對當前檔案管理工作的創新問題沒有充分的認識與重視，沒有將其提到國家資源開發和綜合利用的層面來落實和重視。

二、檔案管理工作人員思想理念上的創新是前提

現代檔案管理工作要求檔案管人員的思想觀念一定要是創新的、創造性的，要與時俱進的，現代社會的檔案管理工作的內容與過去相比，發生了翻天覆地的變化，不但數據量龐大，而且要兼容其他很多方面，因此，檔案管理人員一定要明確這種工作上的變化。過去的檔案管理工作的服務對象主要是行政，封閉性相對較高，結構也比較單一。然而隨著社會的發展，現階段檔案管理工作的服務對象變得越來越廣泛，有單一的行政向經濟、科研、教學等各個領域擴展，再依靠以往的舊思路已經不能滿足現代社會的需求，所以，急需檔案管理工作人員主動的開發檔案信息資源，服務于當代社會發展和經濟建設的需求。所以，檔案管理工作人員要與時俱進，將創新手段與方法運用到檔案的管理的工作中來。第一點就要求檔案管理工作人員一定要在思想觀念上真正意識到創新在檔案管理工作中的巨大作用，創新的在未來工作中的必然性和可行性。在檔案管理工作的過程中，檔案管理工作人員還要不斷更新觀念、解放思想和開拓創新，但是也要懷著實事求是的態度和嚴謹認真的工作作風，只有這樣才能夠及時有效的解決檔案管理工作中出現的一些新問題。

三、檔案管理活力的源泉是知識創新

管理制度改革迫在眉睫，如何改革，從什么地方入手，需要借助什么方式和方法成為當前尤為突出的問題。再加上網絡技術的迅速發展，網絡的普及率也在逐年提高，但是我國目前的檔案管理在很多方面依舊保持著老舊的狀態，紙質檔案，隨意抽取，檔隨事變，這種管理方式勢必會造成很多問題，比如效率低下，管理分散，因循守舊，工作緩慢。與此同時，由于紙質檔案不方便攜帶，運輸不便利，導致檔案信息資源嚴重的封閉，很難實現網絡信息共享，在這種狀態下，嚴重影響了資源管理的質量和流通工作，機制的不健全急需得到改進和不斷的完善。

檔案管理工作的方法創新除具備現代化的管理理念之外，還需要樹立一種學無止境、與時俱進的學習觀念。在實際的檔案管理工作當中，一定要不斷創新管理的方法與手段，從檔案管理體制改革、檔案管理工作流程等等各個環節入手，積極努力地探索出切實有效、科學規范的管理方法，不斷提高檔案管理者的工作效率和工作標準。做好檔案管理工作的分工協作，讓所有工作人員能夠各司其職，高效高產的強化各個工序的監督和校驗職能，加強編研創新與方法革新，保證檔案信息管理工作的準確與高效、安全與快捷、科學與人性化。創新方法和手段可以通過電子編輯常用卷宗、將檔案資料錄入電子庫，以電子復制、電子掃描、建立通用數據庫等現代方法提高錄入速度和準確效率，通過電子檢索篩選陳舊的數據信息，以直接轉庫或者長期封存等方法，減少重新錄入的工作總量、勞動強度與差錯頻率。通用數據庫的建立有利于數據的共享和廣泛應用。檔案工作者要加強現代化檔案管理理論的學習和應用，為推進我國社會信息化、現代化的發展上下大功夫，通過多網絡等多媒體等多種途徑，夯實知識儲備，從社會化、信息化、網絡化入手，創新檔案管理的新體系。在保證信息安全的基礎上，以實現信息綜合開發、緊密協調為工作原則，抓住當今管理世界信息產業革命帶來的重大機遇，積極推進現代檔案管理事業的信息化與數字化、精細化與智能化、系統化與社會化進程，抓大力度，出臺相關的規定和準則，通過加大培訓力度，狠抓嚴抓落實情況，壯大檔案管理人員的隊伍，大力提升現代檔案管理人員的方法創新能力和服務能力。

加強檔案管理方法的創新思路改革，當前其核心競爭力體現在方式方法上的創新。隨著科技和生產力的進步與發展，檔案管理需要同步時代步伐，這要求檔案管理工作人員積極進取的開拓新思路，多渠道多角度的把管理方法創新作為首要目標和抓手，為新思路新方法注入更多的新鮮血液。隨著科技的進步和時代步伐的加快，人員的流動性加強，檔案管理工作凸顯尤為重要。使用價值和社會價值已經顯現出十分突出的位置。傳統守舊的檔案管理方法已經迫在眉睫，現代管理方法創新是必然之路，是檔案實現共享，大勢所趨，走向現代化管理的必然選擇和唯一出路。所以，大力推進檔案管理信息化與數字化、精細化與智能化、系統化與社會化，抓緊進行方法創新與對策設計方面的創新研發和管理隊伍建設的力度，開創現代創新型檔案管理模式。

總結

綜上所述，我國的檔案管理還存在很多不足之處，無法和時代銜接，為了推動檔案管理工作的現代化發展，筆者進行本次研究，首先論述了檔案管理舊化的原因都有哪些，然后指出理念上的創新和知識上的創新對于檔案管理工作的重要作用。相信本次研究能夠引發我國檔案管理研究工作者一些思考，也希望可以通過本次研究中提出的措施來推動我國檔案管理工作朝著一個更加先進的方向發展。

參考文獻：

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