淺議醫院檔案的創新性管理

劉津齊

醫院檔案在不同的歷史時期，為推進醫院各項工作又好又快的發展發揮了重要作用。那么，怎樣才能使醫院的檔案管理更好地適應和服務于社會各項事業？只有通過創新，才能使醫院檔案工作充滿生機和活力，才能滿足社會各界的不同需求。如何適應新形勢的要求，更好地為醫療、教學、科研服務，為醫療改革的深化和發展服務，故創新是檔案工作發展的動力，也是檔案工作自身發展的需要。

1 不斷增強醫院檔案工作的整體創新意識

1.1 創新工作思路

單調枯燥的工作方式、傳統落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望。往往，他們日常檔案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷多少人次，而對于需求者需要哪方面的檔案材料，最前沿學科發展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和醫療保健發展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、按需服務。檔案管理者應是先行者和創造者，應該形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新型檔案管理工作理念。檔案工作只有以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得需求者的滿意，才能充分體現檔案管理的價值。

1.2 創新管理模式

檔案管理模式的創新是指立卷制度更新、工作方式改進、盡量簡化檔案管理科室長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題積極鉆研一些小發明、小創造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案管理科室都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要善于觀察，就不難發現在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

2 牢固樹立檔案管理工作的創新特色

2.1 創新式的服務特色

日常的醫院檔案服務往往只局限在做好為本醫院查閱利用本醫院產生的檔案方面，或者為患者提供病歷資料，而對本單位檔案如何主動為社會服務考慮得比較少。醫院檔案要體現服務特色，利用現代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案管理科室還應拓展服務方式和服務領域，充分開發所管理的檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優質“產品”。

2.2 創新式的管理特色

檔案工作管理手段的更新是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各相關科室大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到一線科室，實行分級保管，檔案管理科室只需在網上保留一線檔案信息。這樣既方便一線科室利用檔案的需要，又可避免醫院檔案室因館藏數量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案管理人員有時間開發館藏信息資源、更好地做好服務工作。

2.3 創新式的宣傳特色

宣傳工作是各項工作的先導。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過上網、制作成PPT課件等，把館藏開放的檔案以動態的圖表形式展現給需求者，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉醫院檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。

3 充分發揮檔案管理人員的創新主體作用

3.1 觀念革新的必要性

檔案管理工作的清苦是眾人皆知的，不怕清苦是檔案管理工作者的優良傳統。然而在當今社會，檔案管理工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。故檔案管理人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案管理工作枯燥乏陳局面的關鍵所在。要一改倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，主動開拓探索檔案管理工作新領域、新觀念，讓檔案管理創造出更豐厚的社會效益和醫療保健效益。

3.2 業務技能提升的基礎性

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

3.3 視野開拓，知識積累的重要性

當今社會和經濟生活處于快速發展時期，知識更新呈“爆炸”式發展，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新。因此，創造積極向上的學習氛圍非常重要，專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。

綜上所述，有創新，才會有發展，檔案管理工作才能有高度、有特色，檔案管理事業才能真正實現科學、快速、可持續發展。因此，醫院檔案管理科室無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要牢固樹立“最大限度滿足患者和職工檔案需求”的責任意識，檔案管理工作只有與時俱進，才能更好地為醫院可持續發展和建設而服務。