淺議機關辦公室事務工作的精細化管理

方亞利

【摘要】文章闡述了精細化管理的內在涵義，分析了精細化管理在機關辦公室事務工作中推行的必要性，提出了推行的有效措施。要強化精細化管理意識，轉變辦公室事務工作理念；明確辦公室事務工作職責，優化工作流程；推動辦公室管理體系建設，完善績效考核；加強辦公室隊伍建設，注重教育與培養。

【關鍵詞】機關辦公室；事務工作；精細化管理；必要性；措施

在機關單位中，辦公室是一個綜合性很強的職能部門，其工作所涉及到的事務瑣碎、繁多，任何一個工作細節沒有處理好都可能引起連鎖反應。而且辦公室事務工作具有很強的服務性，在機關單位中，辦公室與機關單位里的各個部門都有聯系，既要上傳下達，又要溝通協調，通過做好各項基本事務工作，為機關單位內部的部門及其成員服務。同時，辦公室還要為領導層做好參謀的工作，通過對各項基本事務的處理，為領導層的決策提供全面、詳細、準確的參考依據。因此，對于機關單位來說，其辦公室事務工作管理水平不僅關乎其機制的正常運行，也關系到其未來的發展，必須加以重視，全面提高工作水平。

一、精細化管理的內在涵義

1、精細化管理的概念及特點

精細化管理從日本興起，是在常規的管理模式基礎上，隨著社會分工及服務質量不斷精細化而發展起來的一種企業管理的理念和文化，其主要的目標是要將管理過程中所使用的資源盡可能地減少，管理的成本盡量降低。在精細化管理中，企業要清晰組織的戰略目標，明確、細化管理的責任，規范企業的內部管理，促使企業中的資源能夠產生最大效益。

在現代社會，細節決定著成敗，精細化管理是一種集約型、高效型的管理方式，具有以人為本；注重精準性、數據化、高效化；優化管理流程；不斷創新與完善等特點，是社會發展的必然趨勢。

2、精細化管理的基本原則

在精細化管理的過程中，需要遵循一定的基本原則。首先是數據化的原則，這要求管理過程中需要用數據來明確各項工作的要求、標準、目標、計劃及執行情況等；其次，操作性的原則，就是要制定一定的規則，并且要將規則明確化、細化，使其可操作性增強；再次，以人為本，積極調動員工的工作熱情、主動性及創造性，提高其工作效率；第四，追求精益求精，注重細節，不斷改進和提升管理工作水平；第五，控制好工作過程，明確工作流程，保證管理工作的整體都能實現精細化；第六，便于考核，就是要將工作進行具體化、量化，制定明確的考核標準和條件，使考核可以更準確、合理。

二、精細化管理在機關辦公室事務工作中推行的必要性

1、符合機關辦公室事務工作的特點

機關辦公室事務工作具有繁瑣性、綜合性、服務性、參謀性、突發性、政策性等特點，其工作的開展不僅牽涉到眾多的事務，同時也涉及多個部門，不僅面向機關單位的領導層及廣大員工，為他們做好服務和保障，同時也要負責一部分的對外服務事務工作。因此，機關辦公室事務工作必須注重細節，盡最大的可能保證其工作的全面性、準確性、高效性。精細化管理符合機關辦公室事務工作的特點，對其工作水平及效率的提高具有重要的作用。

2、是機關辦公室事務工作職能所提出來的內在要求

機關的辦公室事務工作具有非常關鍵的地位，其主要的工作職能就是要服務好機關單位領導的決策及其各項工作，其工作職能發揮的成效，直接影響了機關整體工作的成效。這使得機關的辦公室事務工作具有一定的特殊性，其事務工作繁雜，而且任務繁重；其事務工作要求一般都比較高，而且難度也比較大；其事務工作的責任重大，影響面也很廣。因此，精細化管理對機關辦公室事務工作具有非常重大的意義，是其工作職能所提出的內在要求。

3、有利于提高機關辦公室事務工作的成效

隨著管理理念的不斷發展，近年來機關辦公室事務工作的水平也得到了明顯提升，在要求與標準不斷提高的前提下，辦公室的事務工作也暴露出了一些問題與不足。例如，辦公室事務工作主要集中于日常事務的處理，政務工作疏于管理，參謀性的功能沒有充分發揮出來；責任意識不強，管理工作不到位，這使得辦公室事務工作差錯不斷，造成不良的影響；工作的積極主動性不高，缺乏創造性，很多辦公室人員學習進步意識不強，往往安于現狀，等等。這些問題的存在使得機關辦公室事務工作的成效受到了很大的影響，精細化管理對解決其當前存在的問題有很強的針對性，有利于提高工作成效。

三、精細化管理在機關辦公室事務工作中推行的有效措施

1、強化精細化管理的意識，轉變辦公室事務工作理念

在機關辦公室事務工作中推行精細化管理，需要做到以人為本，不斷增強精細化管理的意識，積極轉變辦公室事務工作的理念。在實際的工作中，領導層要有精細化管理的意識，并不斷向其機關成員滲透這一工作理念，使機關上下都能形成對精細化管理的重視，同時，也要加大對精細化管理的研究，積極引導全體職工的工作向精細化發展。

2、明確辦公室事務工作的職責，優化工作流程

在精細化管理的過程中，必須對機關辦公室事務中的各個崗位及工作進行細分，對相關的職責進行明確，同時，也要對當前機關辦公室事務的工作流程進行詳細的調查與研究，梳理好相關工作的環節與流程，按照本單位的工作特點，精簡和優化工作程序，從而使機關辦公室事務工作可以更科學合理化、精細化、準確化以及高效化。

3、推動辦公室管理體系建設，完善績效考核

精細化管理的有效推行，需要有健全的制度作為保障，因此，應該推動辦公室管理體系的建設，不斷的建立健全相關管理制度，例如，辦公室文書的管理制度、檔案管理制度、辦公用品管理制度等，并且要嚴格執行制度中的各項規定，按章辦事，促進辦公室事務工作可以制度化、規范化。同時，還要完善績效考核機制，引進先進的企業績效考核理念與方法，提高機關辦公室事務工作考核的科學合理性、公平公正性。

4、加強辦公室隊伍建設，注重教育與培養

在推進精細化管理的進程中，辦公室的工作人員是其最重要的執行者，因此，必須加強辦公室隊伍建設，注重對他們進行教育與培訓l，不斷提高他們精細化管理的意識及工作水平。在工作中，要對辦公室工作人員嚴格要求，端正他們的工作態度，引導他們樹立正確的價值理念，增強工作責任感，既要注重工作細節，也要積極進行工作創新，將精細化管理的基本理念滲透到日常工作與學習中去。

四、結束語

總之，精細化管理是適應時代發展要求的一種新型管理理念與文化，在機關辦公室事務工作中推行精細化管理對機關工作整體水平的提高及發展都具有非常重要的意義。因此，應該積極推行精細化管理，轉變辦公室事務工作觀念，增強精細化管理意識，明確工作的相關職責，優化工作流程，并且還要建立健全相關的體制與制度，加強人員隊伍的建設，將精細化管理的理念滲透到機關的每個角落，將精細化管理工作落到實處。