常態化下做好代建項目合同管理工作

宋曉惠

【摘 要】合同管理貫穿于建設工程項目管理的全過程，它是進行建設工程質量、進度及投資控制的重要手段和風險控制方法之一，甚至某些時候優秀的合同管理產生的經濟效益會大于技術優化產生的經濟效益。針對合同管理在項目管理中的重要作用，通過總結合同管理的具體工作，分析在合同管理方面存在的主要問題，針對這些問題，剖析了其產生的原因，對強化合同管理提出對策和建議，達到有效的管理合同，保證項目管理服務質量，提高服務滿意度。

【關鍵詞】項目合同；管理；滿意度

一、合同管理中主要的問題

（一）合同簽訂階段

1.在合同簽訂過程中，經營部門在與業主進行合同談判與簽訂過程中，存在因考慮到潛在及二次經營項目，而遷就業主提出的權利不對等條款，由此對后期合同在執行過程中，產生風險隱患和執行困難的問題。

2.監督牽制作用不明顯，經營部門與合同管理部門之間溝通不及時、領導直接決策等現象，降低了對合同的審核要求，造成合同審核流程化、機械化，使合同審核不能起到真正作用。

3.文字不嚴謹、描述不準確、條款模糊、違約責任約定不明顯和工作界線不清晰等問題都容易產生歧義，導致合同履行困難，且容易引起爭議。

（二）合同履行階段

1.項目管理人員素質參差不齊，對合同管理及法律知識欠佳、意識薄弱。項目管理人員在項目建設過程中起主導因素，是信息的來源。而變更索賠在項目建設過程中最常見，因項目管理人員缺乏變更索賠意識，往往是應變更合同的沒有及時變更，造成損失。

2.在合同履行過程中，及時收集材料、書面確認是合同管理動態管理的一種方式，也是一種自我保護手段。在實際發生了變更索賠事項的應及時以書面形式向業主提出，但這一點經常被忽略，所以應簽證確認的沒有及時辦理簽證確認。

3.項目部人員沒有對合同進行仔細認識和分析，對合同風險評估和認識能力不足，導致在合同履行過程中不能明辨工作內容；以為了片面提高業主的滿意度，在工作范圍之外承攬各項工作，造成項目實質性服務質量不能提高。

4.合同風險分析不透徹，缺少嚴格合同交底制度和風險防范措施，不能正確引起項目部更好的履行合同；而生產職能部門及合同管理部門的監督、指導力度不夠，不能為項目及時指出問題、協助解決問題。

（三）合同履行結束

在合同履行結束后，缺少對合同的系統性評估，因合同履行與管理經驗不足，缺少案例分析，不能及時總結合同全過程中的成功經驗和失敗教訓，而不能整體提升合同管理水平。

二、解決問題的對策

（一）增強全員合同管理、法律意識

1.推行合同示范文本，定期組織合同管理等相關培訓活動，對經營人員、生產監督部門人員及項目部管理人員進行培訓。擴大宣傳范圍，加強宣傳力度，不斷增強全員合同管理意識和法律意識。

2.實行合同分析和分解。

合同簽證后，一是合同管理人員應與經營人員作充分對接，了解項目背景及基本信息。二是應弄清在項目實施過程中的關鍵性問題，全面的分析合同風險，明確合同的重要和主要風險。如項目管理模式，合同各方的責任、權利和工作內容的界線劃分，對整個項目管理將產生根本性的影響。三是對項目管理合同進行分解，盡可能地將項目管理中可能出現的各種問題納入到合同管理范疇。通過合同分析，可預防由于這些重大問題的不協調或矛盾，造成工作上的障礙和損失。合同又是實施項目的手段，對合同履行方來說，準確的合同分析能確保合同履行質量，并順利實現項目的整體目標。因此，在正式開始履行合同之前，必須認真、填密地做好合同分析工作。

3.建立合同交底制度。

項目負責人及團隊成員應熟悉合同的全部內容，并對合同條款有一個統一的理解和認識，因此，在合同風險完成后，首先合同管理人員應對生產職能部門負責人及項目負責人進行合同咨詢，全面陳述合同背景、工作范圍、目標、執行要點和特殊情況處理。其次，項目負責人向項目部人員進行合同交底，解答項目部人員提出的問題，形成書面交底記錄。最后，項目負責人將交底情況反饋給合同管理人員，由其對合同執行計劃、管理程序、管理措施和風險防范措施，作進一步的修改和完善，形成合同管理文件，下發各執行人員，指導其合同管理工作。

（二）增強合同履約過程控制意識

1.建立健全合同管理臺帳。

合同管理臺帳既是合同履行的依據，又是合同履行的記錄，對合同管理的執行和評價起著重要的作用。合同的量不斷增加、信息量大，因此，必須完善合同管理臺帳，建立全面的信息管理系統，不僅使各種信息處于可控狀態，而且還可以為管理者提供調整、修改、決策依據。在建立合同管理臺帳之前，應全面了解合同的基本內容、管理要點，進行分類管理，且應分總臺帳和明細統計表。

2.加強合同變更和索賠管理。

合同變更是索賠的重要依據，要及時、全面的處理合同變更。合同變更往往都是在項目建設過程中發生的，而工程變更問題處理，是確定索賠與反索賠的重要直接依據。為更好的做好合同變更和索賠管理，應重視現場簽證、及時收集和整理各種文件（如變更設計聯系單、會議紀要、往來函件、月報、國家政策法令文件），對合同變更部分應進行宙核與分析，并非所有變更都可索賠，應在分清責任的前提下，準確地進行索賠。

3.建立履約檢查制度。

合同管理不能淪為僵硬的程式化管理，而應結合項目實際情況實行動態管理，落實合同責任、實行目標管理，進行經常性檢查，包括過程資料的收集、對業主進行回訪，全面了解項目合同實施情況。

4.建立合同管理知識庫。

建立合同示范文本，建立合同數據庫，整理合同具有代表性的成功和失敗案例，對合同管理進行評價。如合同實施后風險分析是否全面、風險防范措施是否有效等進行總結評價。通過合同評價，總結利弊得失、成功經驗和失敗教訓，不斷提高合同管理水平。

5.提高相關合同管理人員素質，重視人才培訓。

企業不缺優秀的專業技術人員，但合同管理人員匿乏，合同管理人員首先應是優秀的專業技術人員，同時熟悉各種法律、法規，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋，熟悉合同履行和工程索賠管理。作為企業領導人，應當從優秀的工程技術人員中挑選一部分具有潛力的年輕人，送到高校接受二次職業培訓，以緩解合同管理人員嚴重不足的現狀。

三、結語

合同管理是進行建設工程項目管理的重要環節，也是工程項目管理的核心和重點。合同管理的好壞直接體現一個企業的管理水平，對企業今后的生存和發展至關重要。因此，在項目管理過程中，應全過程、全面性的進行動態管理，即在早期簽訂合同階段就應減少合同隱患，在合同履行階段要加強跟蹤、檢查、指導，在后期對合同履行情況進行總結評估。只有不斷地增強合同防范意識、提高合同管理水平，降低項目成本，才能實現企業效益的最大化。