信息化環(huán)境下的高校檔案管理

鄔萍

摘要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)已進入網(wǎng)絡(luò)信息化時代，各高校的管理模式也從傳統(tǒng)模式向信息數(shù)字化邁進，信息數(shù)字化技術(shù)在高校建設(shè)發(fā)展中起著非常重要的作用。各高校根據(jù)數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)建的管理系統(tǒng)，其數(shù)據(jù)可以在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進行交流共享，但與國外先進管理系統(tǒng)相比較，國內(nèi)部分高校的檔案信息管理和資源的開發(fā)利用還并不完善。因此，高校在應用適應信息化帶來的這一管理模式時，應根據(jù)實際實際情況，找到最佳管理方案，進一步提高學校的綜合實力。

關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案管理 電子檔案

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及各種面向于檔案管理的專業(yè)軟件和相應系統(tǒng)的出現(xiàn)和發(fā)展應用，進一步高效的促進了檔案管理水平的發(fā)展和提升。在信息化時代下，很多高校需要更高效的檔案的管理標準和要求，傳統(tǒng)模式暴露出低效率和高失誤率等缺點，必須應用現(xiàn)代化的信息化管理技術(shù)，從而完成對高校信息技術(shù)的改革和完善，滿足日益增長的高校檔案管理的實際需求。

一、信息化高校檔案管理概述

高校的檔案管理是指學校對于其教學、招生、就業(yè)、科研以及對學校的管理情況的記錄，主要記載了學校的發(fā)展歷史和發(fā)展情況，也是工作的基礎(chǔ)，指導著學校的發(fā)展。而隨著信息技術(shù)越來越快的發(fā)展，高校檔案管理的信息化程度也在逐漸提高，高校的檔案管理工作也越來越方便越來越簡單。由于很多管理軟件的出現(xiàn)，且軟件的功能越來越強大，這些軟件中的圖表等功能可以應用于檔案的管理，通過這些專業(yè)軟件可以對不同的檔案進行分類和規(guī)整，以便于在后期查找和閱覽。其次，檔案管理信息中記錄著學校發(fā)展以來的各項活動，使得檔案信息具有權(quán)威性和憑證性。由于高校內(nèi)部存在很多機構(gòu)，不同的機構(gòu)有著不同的檔案分類，因此信息化的檔案管理還保證了學校檔案系統(tǒng)的完整性。另外，每個學校都存在著很多的科研單位，科研工作的進展是學校發(fā)展基礎(chǔ)，因此記錄科研活動和科研成果使得的高校的檔案管理工作具有很強的知識性。高校檔案管理工作的信息化充分利用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得大量的檔案數(shù)據(jù)能夠被儲存，并且極大的提高了工作效率，對高校的體制改革具有重要的意義。

二、信息化環(huán)境下的高校檔案管理現(xiàn)狀

高校檔案信息化管理可以實現(xiàn)各大高校檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，并且該技術(shù)已經(jīng)在高校的檔案信息管理方面獲得了一定的效果，是高校檔案信息管理的重中之重，但各種因素的存在使得高校檔案信息化發(fā)展受到了阻礙，目前還不成熟，依然面臨著諸多的問題。

（一）管理隊伍素質(zhì)較低

在高校中，檔案管理團隊普遍素質(zhì)不高，檔案管理工作不受重視，而且檔案管理方面的專業(yè)人才也比較欠缺，缺少精通管理技術(shù)的專員。在高校中絕大多數(shù)管理檔案的招錄的人員對管理方面的知識欠缺，資歷和水平不夠不適合做該工作，并且高校中沒有對管理人員進行教育和培訓使得從事這方面的人員重視程度不夠，對管理基本理論和認識不足，高校的領(lǐng)導甚至認為信息化的檔案管理為附屬業(yè)務，從根本上缺乏對檔案管理的重視，這嚴重制約了信息化檔案管理的發(fā)展。

（二）管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

在高校檔案信息化管理中基礎(chǔ)設(shè)施投入較少，高校將科研創(chuàng)新作為主要方向，而在檔案管理方面投入的資金較少，少量的資金意味著基礎(chǔ)設(shè)施落后，老舊的設(shè)施制約了管理效果的發(fā)展，信息化升級建設(shè)難以實施。有些高校即使已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理，但是局限在內(nèi)部，沒有與外界相聯(lián)系，另外各學校的設(shè)備型號和軟件種類參差不齊，這也限制了檔案信息化管理的統(tǒng)一，無法形成完整有效的管理體系。

（三）管理體質(zhì)不統(tǒng)一

在高校進行檔案信息管理時，沒有一套完整的檔案管理體系，學校方面也沒有對管理工作進行視察，并且沒有建立網(wǎng)絡(luò)、人員、使用方面的標準，這些忽視導致了檔案信息不完整，即使該信息存在的情況下可信度難以保證。在建立有效的管理體系的同時也要提高管理人員的積極性，建立獎懲制度，使得管理人員保持積極和認真的心態(tài)，最終保證檔案信息完整可靠。

三、加強高校檔案管理信息化的途徑和方法

（一）提高管理隊伍素質(zhì)，建立管理制度標準

為了實現(xiàn)信息化檔案管理，首先檔案管理人員的素質(zhì)必須得到提高，在管理團隊組建的時候應該對管理人員的基礎(chǔ)知識進行培訓，提高高校檔案管理工作人員的理論知識和業(yè)務水平，使其認識到該工作的重要性。并且高校領(lǐng)導上級對于檔案管理的重視程度也應該提高，和工作人員一起認識到信息化檔案管理的發(fā)展趨勢帶來的價值，在工作中不斷努力不斷創(chuàng)新，拋起舊的觀念，重視現(xiàn)代化發(fā)展，建立一支高素質(zhì)的檔案管理團隊。與此同時還應該建立管理的規(guī)范化統(tǒng)一標準，使得檔案管理時檔案信息的失真和丟失不會發(fā)生，保證信息質(zhì)量，在執(zhí)行規(guī)范化標準的同時，各高校應根據(jù)學校的實際情況，一步步提升和加強高校檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果。

（二）加大資金投入、升級基礎(chǔ)設(shè)施

硬件設(shè)施是管理升級的保證，而資金的投入可以更好更快的提升信息技術(shù)的發(fā)展要求，在加強硬件設(shè)施投入的同時，也要進行軟件的投資，并且對管理人員進行繼續(xù)的教育培訓，使得管理人員能夠熟練掌握和使用新的設(shè)備和軟件，提高管理效率，另外，還可以引進更加先進的信息化管理設(shè)施，實現(xiàn)高校檔案信息的自動分類管理，方便工作人員進行整理的同時也使得外界使用人員的查閱和檢索更加方便。

四、結(jié)語

為了適應信息時代的發(fā)展，高校自身發(fā)展也是必不可少的，檔案信息化管理是順應時代發(fā)展的可靠途徑。檔案信息化管理無論是儲存信息還是使用和傳播，都能為高校提供便捷，加強了與外界的溝通，更好的促進科研和學校的發(fā)展。目前信息化方面已經(jīng)取得了一定的成果，但是同樣還要面臨各式各樣的問題和挑戰(zhàn)。同時，在抓發(fā)展的同時也要注重檔案管理的監(jiān)督，確保信息安全性和可靠性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享也要保證隱私的機密，工作人員應該把握好信息的保密等級，保證檔案信息的安全。

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（作者單位：湖南醫(yī)藥學院）