完善我國高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞措施分析

陳均海

高校學(xué)生檔案作為國家人事檔案的重要組成部分之一，其主要記載了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會實踐活動，可以作為社會用人單位錄用優(yōu)秀人才的重要參考依據(jù)。大學(xué)生一旦畢業(yè)離校之后其檔案必須按照國家相關(guān)人事管理制度進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報到時間，更好地保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。本文將就高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的建議，以期可以更好的促進(jìn)我國高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性

人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學(xué)生檔案是真實記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會實踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強，高校必須重視并及時處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國家相關(guān)人事管理制度進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報到時間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作，是我國人才強國戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的主要問題

（一）高校管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視

目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學(xué)生的教學(xué)管理上，而對于大學(xué)生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作更加不重視。與此同時，高校學(xué)生檔案管理工作人員本身對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項輔助性工作，認(rèn)為只要在學(xué)生畢業(yè)之后將其檔案轉(zhuǎn)遞出去就和自己沒有任何關(guān)系了。

（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯誤

在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中，大部分學(xué)校都會嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。由于許多高校基層單位并沒有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，一般都是由輔導(dǎo)員和部分學(xué)生負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時間倉促，從而使得許多學(xué)生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯放、錯寄的現(xiàn)象。同時，許多學(xué)校違反相關(guān)管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進(jìn)而影響了檔案材料的保密性、嚴(yán)肅性和真實性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學(xué)校的檔案轉(zhuǎn)遞單位和地址不夠準(zhǔn)確，使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。

（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便

由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作都是集中在一個時間段轉(zhuǎn)寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進(jìn)而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業(yè)生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務(wù)效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。

（四）高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢管理手段相對落后

目前，許多高校在進(jìn)行畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費時費力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業(yè)時間較久的同學(xué)回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應(yīng)該說，計算機等先進(jìn)技術(shù)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。

三、新形勢下完善高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略

（一）不斷加強高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度

為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認(rèn)識到檔案的重要性，學(xué)校應(yīng)該重視并不斷加強檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學(xué)校應(yīng)該通過講座、班會、印發(fā)手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業(yè)生進(jìn)行強化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認(rèn)識檔案對于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細(xì)材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉(zhuǎn)遞等檔案常識，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學(xué)校開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。與此同時，政府主管部門也應(yīng)重視普及全民檔案意識，對畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓(xùn)，從而不斷增強全民檔案意識以保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)

近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關(guān)的部門陸續(xù)制定了《高等學(xué)校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題并沒有相應(yīng)的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個相關(guān)部門仍然按照自己的習(xí)慣做法開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。為此，相關(guān)部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下，從實際情況出發(fā)，盡快出臺專門的法律法規(guī)，或者對現(xiàn)行法律法規(guī)進(jìn)行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度

針對當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應(yīng)從學(xué)生檔案的特點出發(fā)，進(jìn)一步和各地市人事部門和人才交流中心進(jìn)行合作，對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行查找，并提出相對應(yīng)的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進(jìn)一步明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準(zhǔn)確性。

（四）對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

作為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務(wù)能力對于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要由學(xué)校檔案工作人員以及學(xué)生輔導(dǎo)員來負(fù)責(zé)完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負(fù)責(zé)完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項工作中，因此有必要對這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在加強他們的責(zé)任心的同時提高其檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（五）加強高校和人事代理機構(gòu)間交流與溝通

因為高校畢業(yè)生檔案最終會轉(zhuǎn)遞給社會人事代理機構(gòu)進(jìn)行人事管理，因此應(yīng)該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不斷加強高校檔案管理部門和社會人事代理機構(gòu)之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉(zhuǎn)遞形式以及交接流程等方面進(jìn)一步達(dá)成共識，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時，進(jìn)而有力保障轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（六）建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)

伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學(xué)校公共服務(wù)體系重要組成部分的學(xué)生檔案服務(wù)管理部門，必須緊跟時代發(fā)展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，建立高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對接轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的準(zhǔn)確性和及時性。在學(xué)校檔案管理部門或者學(xué)校就業(yè)網(wǎng)站設(shè)置畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢窗口，每一個畢業(yè)生可以在任何時間和地點隨時登陸網(wǎng)站進(jìn)行實時查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。

（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機制

首先，高校應(yīng)及時催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學(xué)生檔案材料之后及時將檔案接收回執(zhí)寄回學(xué)校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執(zhí)應(yīng)進(jìn)行及時進(jìn)行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應(yīng)想辦法督促其盡快辦理。同時，學(xué)校還應(yīng)對于那些被退回的畢業(yè)生檔案進(jìn)行及時歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時應(yīng)及時和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報到之后，應(yīng)主動查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個月之后仍然沒有寄到的話就應(yīng)及時和學(xué)校進(jìn)行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。

綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案傳遞工作是保障畢業(yè)生合法權(quán)益的大事，同時也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢下高校畢業(yè)生檔案相關(guān)管理部門應(yīng)不斷加強高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強高校和人事代理機構(gòu)間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機制，切實把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢服務(wù)工作做好。

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責(zé)任編輯 朱守鋰