新形勢下人事檔案管理的幾點思考

吳令賢

摘要：21世紀以來，科學技術已經進入了全方位高速發展階段。隨著相關技術的運用，單位人事檔案管理工作也得到了迅速發展。然而，基于當前單位檔案管理工作而言，依然存在各種問題，例如管理人員對人事檔案的不注重、人事檔案管理人員專業知識不足等，直接影響了人事檔案管理的質量。

關鍵詞：新形勢；人事檔案；管理

做好檔案工作，有利于政府各部門的內部管理與服務，提高辦文、辦公、辦事效率和人、財、物管理水平，行使好單位的職能；有利于政府進行社會管理，開展公共事務，進行信息公開；有利于檔案資源體系建設，把檔案存憑、留史、資政、育人的效用發揮到最大。

一、人事檔案管理工作的意義

人事檔案管理工作具備政策性、機密性和專業性的工作特性，所以加強對于人事檔案的管理工作非常重要，要及時的解決人事檔案管理過程中遇到的問題，人力、物力、財力等方面大力支持，落實好工作目標，把人事檔案管理工作做為企業的重要議事日程，才能積極的推動人事檔案管理工作的開展，提高人事檔案管理工作的管理水平，為管理工作提供更完善的保障。

二、新形勢下人事檔案管理工作的優化策略

（一）加強企業人事檔案材料的嚴謹性

目前社會已經進入了計算機信息化時代，每天工作中都會產生大量的信息數據，對于人才檔案的管理也提出了新的要求，企業的人事檔案包含有企業員工和干部的履歷、升遷、考核、學歷、教學培訓、專業技能等情況，檔案管理人員必須要認真的收集和整理跟人事檔案相關的人事資料，保證檔案的可信度。在整理過程中，對于不合格的檔案資料需要更正和退回，手續不全的人事檔案需要裝進把材料補齊，保證檔案材料的嚴謹性。

（二）提高檔案管理人員管理水平

各級人力資源與社會保障部門必須牢固樹立人事檔案安全防護意識，加強人事檔案安全管理力度。需要深入探究與改進人事檔案保管技術和方法，進一步強化人事檔案庫房安全防災標準，科學構建技防、物防、人防“三位一體”的安全防范體系。對已經構建的流動人員電子人事檔案，必須實施針對性措施，保證長期使用和信息安全。同時完善并嚴格實施各項規章制度，健全防護和監測對策，定期開展檔案安全檢查活動，及時發現和有效處理隱患，嚴防損毀、失竊、失密等人事檔案安全事故的出現。

（三）加強信息化建設

信息化是人事檔案管理服務的主要方式和發展方向。各級人力資源與社會保障部門必須高度重視人事檔案信息化建設，全面掌握人員的流向、分布、結構、數量等情況，更好地服務于高校畢業生及中專生就業、人才黨員管理等工作。探究分析并科學制定人事檔案信息化建設標準，促進檔案數字化建設，進一步集中數據，完善統計分析、異地查詢、資源共享等功能，為全國跨地區檔案信息的共享和提高人事檔案管理服務水平奠定堅實的基礎。構建人事檔案基本情況定期統計分析和信息報送機制，嘗試建立業績檔案、誠信檔案等，進一步提高認識檔案依據、憑證、參考作用。

（四）拓寬檔案資源利用體系

一要積極推進檔案數字化建設。檔案數字化是檔案事業發展和檔案工作適應社會發展的必然趨勢，是提高檔案管理水平和服務水平的必由之路。安排檔案數字化專項工作經費，加強檔案信息化人才支撐，推進數字檔案室建設。檔案館應科學制定數字檔案館建設規劃，分步實施，確保建成數字檔案館。把數字檔案室建設納入信息化建設規劃，銜接辦公自動化系統、業務系統，實現電子文件歸檔管理和及時移交檔案館。二要暢通檔案信息服務渠道。信息化、電子政務等部門要支持檔案部門依托電子政務網，充分利用互聯網，逐步構建檔案信息共享平臺。要以檔案行政部門為主導，檔案館為主體，各部門密切配合，建設民生檔案數據庫，推進共建共享，逐步形成“一站式”服務。檔案館要劃分檔案查閱權限，采取有效措施，逐步實現機關檔案信息共享利用。改善檔案查閱利用場所條件，簡化手續，提供免費查閱利用。三要搭建檔案宣傳教育平臺。利用各類新聞媒介，大力宣傳。當地政府應檔案館作為重要的社會主義精神文明建設、愛國主義教育、科學普及、大中小學生社會教育實踐基地和場所。四要推進文化產品開發利用。檔案行政主管部門要充分發揮檔案文化“母資源”作用，積極與有關網站、電視臺、出版社、報刊雜志、旅游機構、文化產業機構等合作，開發地方特色的創新產品，拓展檔案服務領域。

（五）健全人事檔案管理制度

在嚴格實施現階段人事檔案管理制度的基礎上，根據工作具體情況，各級人力資源與社會保障部門應積極同當地組織部門、檔案局聯合制定相關政策，為進一步規范人事檔案管理工作提出科學合理的指導建議，明確方向，從而使得人事檔案管理工作進一步規范化、有序化。同時，分級別管理人事檔案，提高人事檔案管理作用及效率。根據社會發展需求，對于不同社會群體的不同需求，分級別管理人事檔案已經成為了必然趨勢。例如有效處理棄檔、死檔案；進一步提高人事檔案的便捷性和可流動性，增強人事檔案在人才流動中的作用。通過采取以上對策，促使有限的人力資源和工作精力全身心投入到復雜的人事檔案管理中來，從而提高人事檔案管理工作的效率，提高人事檔案管理工作在社會發展和人才流動中的作業，有力地促進社會經濟的發展。

三、結語

隨著社會經濟的不斷轉型和發展，企業的不斷發展壯大，進一步的加大了企業內部人事檔案管理工作的壓力，針對這一現象更要充分地認識到人事檔案管理工作的重要性，有效的開展人事檔案的歸納、整理和保存工作，實現人事檔案能夠有序的保存和共享，實現檔案在企業管理中應盡的責任，提高了人事檔案管理的規范性和科學合理性。

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