化繁為簡(jiǎn) 例談PPT中文字的刪減

劉華

在PPT演示文稿中大段文字是一種普遍現(xiàn)象，而衡量一個(gè)PPT的質(zhì)量，文字的多寡通常是衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。如果—個(gè)PPT的頁面中，大都是成段成段的文字，那么這個(gè)PPT的質(zhì)量通常比較一般。不少人喜歡把Word講稿直接搬到PPT中，導(dǎo)致講的內(nèi)容和PPT上基本一樣，講解的時(shí)候基本上是照讀，觀眾自然也會(huì)興趣索然。本文就通過實(shí)例來談?wù)勅绾尉?jiǎn)PPT中的文字。

很多時(shí)候做PPT的和講PPT的不是同一個(gè)人，講的人通常喜歡將W0rd文稿給做的人，如果制作人只是將文本復(fù)制到頁面中，可能會(huì)將很多“廢話”收入其中，密密麻麻都是文字。

這些“廢話”其實(shí)可以移到幻燈片的備注中，這樣自己演示的時(shí)候能看到，而觀眾卻看不到。操作很簡(jiǎn)單，切換到“視圖”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊工具欄中的“備注”按鈕，再在下面“單擊此處添加備注”框中點(diǎn)擊，然后手動(dòng)輸入或剪切粘貼相應(yīng)的內(nèi)容就可以了（圖1）。

如果不想移到備注中，可對(duì)文字內(nèi)容直接進(jìn)行刪減，去除口水話，然后通過改變文字字號(hào)和顏色，突出目標(biāo)數(shù)據(jù)，顯得更有條理，同時(shí)本頁的重點(diǎn)自然也就凸顯出來了。對(duì)于某些不太重要的文本，如果有必要保留，可以縮小字號(hào)放在頁面中（圖2）。

當(dāng)一個(gè)頁面中都是文字時(shí)，觀眾容易產(chǎn)生疲勞感，因?yàn)橐谎弁ザ际亲址晕覀兛梢試L試在頁面中添加一些圖形作為點(diǎn)綴修飾，提升版面的視覺美感，讓文字不再顯得那么擁擠繁雜。

本例中，我們可以將標(biāo)題中的2017做成一個(gè)圖形，也可以直接到百度中找一個(gè)適合的圖形，在每個(gè)小指標(biāo)的前面添加上一個(gè)小圖標(biāo)，讓指標(biāo)的分類更加顯明。增加一些小圖標(biāo)，能夠愉悅觀眾身心，某些時(shí)候還能起到畫龍點(diǎn)睛的作用（圖3）。

由于圖標(biāo)通常是從網(wǎng)絡(luò)上搜索下載，復(fù)制到PPT的頁面后，一般可以刪除其背景或設(shè)置透明色。有時(shí)為了讓國標(biāo)更好地融合在頁面中，還可以使用取色器，修改圖標(biāo)的色調(diào)（圖4），讓圖標(biāo)的顏色與頁面中的主體色保持一致。

除了使用國標(biāo)外，有時(shí)通過一些簡(jiǎn)易的圖形，也能很好地將大段文字進(jìn)行版面分割（圖5），這樣整段的文字被分割成多個(gè)小區(qū)域，既便于閱讀，又不感覺擁擠，這就是圖形化修飾的作用。

如圖中的兩個(gè)版面都是介紹中國教師資格制度發(fā)展歷程（圖6），但是上圖一眼看去都是密密麻麻的文字，而下圖將時(shí)間通過線條進(jìn)行引導(dǎo)，同時(shí)又巧妙地借用線條對(duì)頁面中的文本進(jìn)行分割，這樣看上去我們的視線會(huì)被線條吸引，不會(huì)再感覺滿屏都是字符了。

有時(shí)面對(duì)海量的文字，卻又無法過多精簡(jiǎn)，此時(shí)可以借助表格進(jìn)行梳理。比如圖中是本市初中學(xué)科基地考核情況（圖7），由于要在一頁中呈現(xiàn)的信息比較多，所以字號(hào)很小，達(dá)不到演示要求，如果將優(yōu)秀基地和合格基地分開，則又不便于觀眾對(duì)比掌握情況。

此時(shí)可以通過表格來呈現(xiàn)信息（圖8），將相同的內(nèi)容合并起來，如初中某某學(xué)科基地可以直接精簡(jiǎn)成語文、數(shù)學(xué)……表格中不同的類別通過色塊和字體進(jìn)行區(qū)分，使其更加醒目，觀眾可以很快檢索到所需的信息。表格中的色塊設(shè)置是選中單元格后，切換到“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，在“底紋”中修改顏色即可。另外單擊“效果”按鈕還可以給表格添加一個(gè)陰影，讓其具有立體感。

圖表結(jié)合可以很直觀地呈現(xiàn)多維信息，這在一些商業(yè)化的PPT中十分常見（圖9）。這個(gè)例子中，上圖和下圖同樣是集團(tuán)的人才招聘情況說明，下圖借助圖表，讓人才儲(chǔ)備情況一目了然。表格的制作很簡(jiǎn)單，這里簡(jiǎn)要介紹—下旁邊的餅形圖的做法。

切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“圖表”按鈕選擇“餅圖”，然后輸入數(shù)據(jù)（圖10），數(shù)據(jù)輸入后會(huì)生成餅圖，右擊餅圖選擇“設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)簽格式”打開屬性面板，選擇類別名稱、百分比和數(shù)據(jù)標(biāo)簽內(nèi)三個(gè)選項(xiàng)。餅圖的顏色和文字都可以根據(jù)喜好進(jìn)行修改，可以和表格單元格的顏色統(tǒng)一起來，這樣從視覺上也能產(chǎn)生聯(lián)系。

PPT中文字的精簡(jiǎn)，不是簡(jiǎn)單的刪除，而是在深入理解文本意思后進(jìn)行的有機(jī)重組，意在讓其言簡(jiǎn)意賅，一目了然。同時(shí)還可以借助于圖片、表格和圖表，對(duì)文本的版面進(jìn)行修飾，讓文本的布局更加合理，從視覺上對(duì)文本進(jìn)行“精簡(jiǎn)”。