芻議檔案的科學(xué)管理

馬春霞

【摘要】 廣電系統(tǒng)檔案對于廣電事業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的作用，因而必須強(qiáng)化檔案的管理，采用科學(xué)的方法。文章主要列舉制約廣電系統(tǒng)檔案科學(xué)管理的制約因素，分析認(rèn)為必須正視存在的問題，探究采取切實有效的的舉措，從而充分發(fā)揮廣播電視檔案的社會功能，提高檔案的社會價值。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 制約因素 社會功能

廣電檔案是廣電系統(tǒng)各個方面的真實活動記錄，反映了行業(yè)不同時期的發(fā)展面貌，是了解時代發(fā)展和重大事件的重要依據(jù)。所以做好廣電檔案工作，對新聞行業(yè)改革、衡量新聞單位工作水平和人員素質(zhì)提供強(qiáng)有力的資源支撐和信息保障。因而，廣電系統(tǒng)要重視廣電檔案建設(shè)與管理，善于發(fā)現(xiàn)問題，探究采取切實有效的的舉措，充分發(fā)揮廣播電視檔案的社會功能，提高檔案的社會價值。

一、廣電系統(tǒng)檔案管理工作存在問題

1、科學(xué)管理理念缺失。廣電系統(tǒng)檔案案管理體制改革滯后，管理者對檔案管理沒有足夠重視，工作懈怠，不創(chuàng)新策劃管理方案，沿用傳統(tǒng)管理方法，忽視檔案管理工作日常保護(hù)，缺乏有效的回收分類保管，一旦遇到工作地點搬遷或人事變更便會丟失。2、管理方法不科學(xué)。對于記錄在磁帶、光盤、錄影帶等介質(zhì)的檔案管理沒有明細(xì)的分類和標(biāo)簽，資料查找比較困難；對紙質(zhì)介質(zhì)檔案管理沒有足夠重視，不通風(fēng)、不向陽，管理方法不科學(xué)；檔案管理電子化、信息化使用不足，應(yīng)從收集整理到立卷歸檔、從保存查詢到開發(fā)利用，形成完整的脈絡(luò)；檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，不少檔案沒有按照歸檔要求進(jìn)行歸檔，缺少相應(yīng)控制措施及后續(xù)的管理、服務(wù)工作，造成材料流失；檔案混存，存放環(huán)境不具備恒濕、恒溫、防磁等特殊性要求。 3、基礎(chǔ)設(shè)施不足。檔案存放基礎(chǔ)設(shè)施硬件落后，基本的防火、防蟲、防潮手段有缺漏；管理軟件硬件跟不上技術(shù)要求，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化功能退化，檔案數(shù)字化監(jiān)督力度不大，可提供查詢利用的檔案數(shù)量不多；專業(yè)技術(shù)人員不足，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。4、資源循環(huán)利用不夠。檔案資料形成越久，價值就越高。如果妥善保管再利用，將成為巨大財富，但部分廣播電視檔案管理部門對大多數(shù)的資源材料利用不重視，一些重要資源缺失，再利用時缺乏完整性，效率低下。

二、科學(xué)強(qiáng)化廣電系統(tǒng)檔案管理

1、樹立科學(xué)管理理念。廣電系統(tǒng)上至領(lǐng)導(dǎo)，下至檔案部門，要充分認(rèn)識檔案在廣電事業(yè)發(fā)展中的作用和積極意義，要從思想上高度重視，樹立檔案意識，樹立科學(xué)管理的理念，要看到檔案是黨和國家的寶貴財富，檔案是廣電工作的重要組成部分，廣電事業(yè)的發(fā)展離不開檔案工作；檔案管理要列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入工作考核目標(biāo)，將檔案經(jīng)費列入財務(wù)預(yù)算，配備足夠的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、傳遞、保管和整理，明確職責(zé)，依法治檔。2、強(qiáng)化規(guī)范化、信息化建設(shè)。廣電系統(tǒng)檔案建設(shè)與管理要適應(yīng)時代發(fā)展需要，要緊跟信息化發(fā)展潮流，采用先進(jìn)的數(shù)字信息技術(shù)，加強(qiáng)規(guī)范化管理。廣電系統(tǒng)要采用檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，落實資金，增配硬件，完善軟件，構(gòu)建檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺，配備計算機(jī)信息化建設(shè)硬件，對使用軟件及時進(jìn)行升級、完善、維護(hù)和更新，提高管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和工作效率，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，為廣電信息資源共享提供必要條件。 3、加大資金投入。現(xiàn)代化的檔案建設(shè)與管理離不開軟硬件建設(shè)，這就需要雄厚的資金做支撐。廣電系統(tǒng)要完善檔案事業(yè)投入機(jī)制，建立檔案事業(yè)與廣電事業(yè)發(fā)展協(xié)調(diào)一致的經(jīng)費增長機(jī)制，切實把檔案事業(yè)發(fā)展所需硬件、經(jīng)費等納入制度化軌道，確保檔案事業(yè)投入有規(guī)可循、有章可依；針對檔案事業(yè)發(fā)展中存在的具體困難和問題安排專項經(jīng)費，確保檔案工作順利開展；按照國家有關(guān)要求，根據(jù)檔案數(shù)量每年安排足額保護(hù)專項經(jīng)費，確保檔案安全保管的基本需要。4、完善工作體制。廣電系統(tǒng)檔案部門要認(rèn)真貫徹落實《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，找差距、補(bǔ)短板、促創(chuàng)新，構(gòu)建保障檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展新機(jī)制。新形勢下，加強(qiáng)檔案建設(shè)力度、強(qiáng)化檔案行政管理職能，切實履行好檔案工作職責(zé)；廣電系統(tǒng)要加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作作為各項事業(yè)的基礎(chǔ)管理工作列入重要議事日程，把檔案工作納入廣電事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力保障。5、細(xì)化管理措施。廣電系統(tǒng)檔案管理部門要把檔案管理制度加以細(xì)化，對已產(chǎn)生的檔案從收集、歸檔到移交做到環(huán)環(huán)有保障，步步有落實。聲像檔案要做到恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等，要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施；注意解決好立卷方法問題，有利于檔案分類和檢索；注意解決案卷裝訂質(zhì)量問題；開設(shè)在線咨詢、查檔答疑、業(yè)務(wù)答疑服務(wù)；開發(fā)個性化頁面和郵件雜志等與網(wǎng)站瀏覽者互動欄目，加強(qiáng)檔案與公眾的溝通交流 ，多層次、多方位地滿足公眾檔案信息需求。

新的形勢下，廣電系統(tǒng)檔案管理人員要與時俱進(jìn)，更新觀念，勇于改革，正視工作中存在的問題，采取切實可行的措施，加快現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案建設(shè)與管理步伐，讓檔案信息服務(wù)于廣電事業(yè)發(fā)展需要，從而提升自身社會價值。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 探析廣電事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)措施.陳麗英 城建檔案 2014-02-15 期

[2] 加大檔案事業(yè)經(jīng)費投入 建立經(jīng)費增長機(jī)制. 葉建強(qiáng)《中國檔案報》2015年3月16日 總第2734期第一版