水利工程檔案管理存在問題及措施

【摘要】隨著新疆經濟的不斷發展，水利工程與建設行業也取得了不斷的進步。但隨之而來的水利工程檔案管理問題卻存在著一些技術與管理方式上的問題，制約了對我縣水利工程建設現代化發展的腳步。本文以筆者的實際工作經驗出發，針對我縣水利工程檔案管理方面存在的一些問題，提出了部分解決意見與措施，希望能夠對從事相關工作的專業人員有所裨益。

【關鍵詞】水利工程；檔案管理；解決措施

引言

霍城縣作為新疆省伊犁州的重點發展地區，其水利資源與建設項目上還較為不完善，并且針對工程性的缺水情況較為突出。隨著近年來我國對新疆省各個地區逐年增大對水利建設方向的投資，為霍城縣持續安排了多項水利工程，主要針對防洪抗澇、控制性水利灌溉樞紐、農業飲水安全、區劃高效節水、小型農田水利重點縣建設等類型項目，為我縣的水利設施基礎建設給于了大力的支持，令霍城縣的農田灌溉用水得到了有效保障，并且針對防洪減災的效果明顯增高，而針對一些新型水利工程的落實，特別是安全飲水、高效節水等項目，極大地改善了霍城縣不安全飲水問題以及農業灌溉覆蓋率低的問題。

而隨著我縣水利事業的發展，在水利工程檔案的建設與管理工作上卻存在著一些亟需引起我們重視的問題，例如在水利工程的項目建設過程中，缺少對檔案管理規范化的相關制度、缺乏相應的專業管理工作人員、缺乏對水利工程檔案潛在價值的認識等，這些問題的研究與解決都是對水利工程檔案管理工作順利開展具有重要意義的，尤其對于我縣的水利事業發展來講，加強對于水利工程檔案管理的改善，更是能夠有效的提高水利工程建設的效率與工程質量的保障。

1、水利工程檔案管理存在的問題

1.1 檔案的收集歸檔工作不到位。水利工程檔案管理工作不同于其他事業單位或企業的檔案管理。尤其是水利工程的檔案產生形式主要集中在建設施工過程當中，這就造成了對于這些檔案管理工作難度的加大，并且很容易產生一些不確定性因素。例如對于我縣一些小型水利工程，大多是要求工程進度快、建設周期短、早期要求高等目標，因此能夠形成的有效文件和材料數量不多，也較難形成統一的檔案管理方式，從而造成參建單位與管理方的疏漏，甚至導致檔案文件的丟失等；而對于我縣一些大型水利工程來說，由于其建設施工周期較長，參建單位多，形成的檔案文件材料內容繁雜且范圍較廣，很容易由于施工人員的臨時機構解散或者項目變動遷移等因素致使文件材料的遺失。而對于許多水利工程建設項目的檔案整理來說，大都是在建設完成或將要完成時才開始著手進行的，忽視對文件材料的及時整理與收集是造成后期建設材料復印件多、原件少、原始資料嚴重缺失等檔案管理問題的主要原因，根據我國相關的《水利工程建設項目檔案管理》規定表明，工程檔案的歸檔時間是由項目法人根據實際情況而確定的，應當在工程竣工驗收后三個月內完成檔案移交工作。但是這種規定在目前的大多數水利工程建設過程中都沒有進行有效的落實，甚至對于部分的水利工程檔案僅僅是勉強移交。

1.2 水利工程建設檔案質量較差。根據我國《水利工程建設項目檔案管理》中的相關規定：水利工程的檔案質量，是衡量水利工程質量的重要依據，應當將其納入工程質量管理程序中來。但是在我縣的大多數水利工程檔案建設與管理工作中，針對檔案的質量方面上存在著許多問題：第一，對歸檔文件和材料的整理責任劃分不明確，同時有多個參建單位所共同完成的建設檔案資料究竟由誰負責編制或整理沒有明確的規定，例如工程驗收簽證資料的編制，只需要用一個單位提交即可。這種情況下容易出現檔案重復或者檔案缺失的現象。第二，沒有設立專門的檔案管理職位，缺乏對檔案整理方面的專業人員，導致整理出的檔案不完整、書寫不規范、紙張標準不統一、卷內的數據與分類不夠精細等。第三，文件的材料與整理工作和對文件的接收移交等程序不能夠形成相應的有效接軌，導致一些質量較差的案卷在發現無法達到規定要求時，難以進行補救和修改，為后期的養護與管理工作帶來不必要的麻煩。第四，隨著我國現代信息化建設與網絡的不斷發展，面對無紙化的辦公需求，在水利工程的檔案管理上還遠遠不能夠達到這樣的數字化、信息化要求，大多數水利工程的建設單位依舊是一傳統的紙質文件作為主要的檔案載體，在一些信息化意識較高的建設單位也只是將一部分重要的紙質文件材料掃面為電子文件形式，沒有從根本上得到進步。

2、針對改善水利工程檔案管理提出的建議與措施

2.1 強化水利工程檔案收集工作的細致程度。為了保證對于工程檔案的收集與管理，應當在工程的前期準備階段、施工階段以及最后的竣工驗收階段分別進行不同程度的檔案建立與采集工作，相關的檔案行政管理管理應當主動與參建單位的相關文件材料管理人員保持溝通，并指導他們建立相應的文件材料保管制度與文件材料的有效收集，另外相關的水利工程檔案管理部門應當主動參與到項目的驗收活動中來，一旦發現檔案驗收時存在一定的問題，應當不予決算，要求參建單位重新整理審核檔案材料，直至滿足規定要求。

2.2 確保水利工程檔案整理工作有序進行。水利工程的建設檔案整理過程可以通過如下及部分來著手：一是在施工的前期準備階段，對于一些前期工程的報批文件材料，按照相應的順序進行排列，確保報批文件的妥善保存并便于后期查驗；二是在工程的勘測設計階段，以各種水文、地質、氣象以及其他設計參數的基礎性文件材料應當按照專業進行分類整理；三是在工程的建設與施工階段，應當以施工技術文件材料、相應的竣工驗收文件材料以及施工技術文件材料按照單位工程、分部工程、分項工程結合實際施工程序與專業進行統一整理。而對于工程項目的質量評定與審核文件以及驗收記錄等，應當按照單項工程進行整理。在檔案的處理過程中，準確把握好文件材料之間的聯系性，前后關系不要混亂，依據相應的規范要求裝訂成冊，構成完整的水利工程建設檔案，并進行妥善保存，以滿足后期對項目檔案材料的管理。

3、結語

由于篇幅有限，針對我縣水利工程檔案管理工作還有一些建議和改善措施無法加以敘述，只有做好檔案資料的收集歸檔與保存管理工作，才能更好的開發出水利工程檔案的價值，從而更好的對水利工程后期質量進行保障，并使水利工程的功能得以有效發揮。

參考文獻：

[1]李力.淺析在建水利工程檔案管理[J].東北水利水電，2008，（9）.

[2]李素花.淺析如何加強水利工程項目檔案的收集工作[J].中小企業管理與科技，2010，（9）.