事業單位檔案管理規范化措施探討

摘 要：事業單位屬于我國的公共服務組織，其隸屬于國家政府機關，主要為社會的公共事業提供服務，進而滿足人們的實際生活需求，其存在價值與社會地位是不可替代的。在事業單位發展進程中，會產生大量的檔案資料，這些檔案資料中記錄著事業單位的發展史，是事業單位發展的重要見證，對于事業單位來說是寶貴的財富，還可為后續的發展提供借鑒，因此，加強檔案資料的管理很是關鍵。在本文中，就事業單位檔案管理規范化措施展開分析與探究。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 規劃化 措施

檔案見證著事業單位發展的進程，是事業單位在發展進程中所產生的結晶，為實現事業單位的可持續性發展，必須加強對檔案資料的規范化管理，合理分配檔案資料管理責任，進而提高檔案管理水平，這對于事業單位來說是一筆寶貴的財富。然而，縱觀事業單位檔案管理工作現狀，了解到檔案管理缺乏規范性，導致檔案管理質量不是很理想，最終會威脅到事業單位的發展命運。因此，為促進事業單位的健康發展，加強檔案管理的規范性也是一項重要任務。

一、事業單位檔案管理工作開展的重要性

事業單位屬于國家行政類機關，其主要負責民生類、公共類事務，以幫助國家政府部門減輕事務的負擔，這樣能促進社會的和諧發展，解決一系列的民生問題與社會公共問題。一般來講，事業單位所負責的事務比較繁多，勢必會形成大量的檔案資料，這些檔案資料不僅僅記載著一系列的公共事務，還對機關單位未來的發展具有重要的價值意義，通過對檔案的開發與利用，能發揮出巨大的價值，能為事業單位未來的發展提供重要借鑒。現如今，在事業單位內部，檔案管理工作已然成為一項十分重要的工作，其主要記錄著單位員工的基本信息、工作履歷、事業單位發展進程以及所處理一系列公共類事務信息等，都是事業單位發展的重要財富。檔案管理是事業單位管理工作的一個重要分支，檔案管理工作的規范性是衡量事業單位管理水平與能力的一項重要標準，可見，為從整體上提升事業單位的發展水平，必須重視檔案管理的開展，實現檔案資源管理的規范性，以提升檔案的應用價值。

二、事業單位檔案管理的基本現狀

事業單位是現代社會發展進程中不可或缺的，主要負責一系列公共事務，是服務于民、造福于民的重要組織結構。在開展事業單位一系列事務的過程中，會產生大量的檔案資料，這些檔案資源記錄著事業單位的發展進程與發展歷程，對于事業單位而言是一筆寶貴的財富，對事業單位的可持續發展提供一定的發展依據與檔案信息借鑒。然而，就目前就事業單位檔案管理現狀來看，檔案管理效果不佳，檔案混亂、管理不規范等多種問題突出，成為當前需要注意的關鍵問題。

1.檔案管理人員專業性缺失。就目前事業單位的具體發展狀況，了解到檔案管理人員素質不是很高，大都是其他職位上的退休或下崗人員，其并未專業檔案管理者，這樣在開展檔案管理工作時，就會大大影響檔案管理效果。此外，除了缺乏專業性的檔案管理知識，還對計算機操作技術不夠熟悉，導致檔案管理工作效果受到限制。

2.檔案管理制度不夠完善。開展檔案管理工作，必須要具備相應的檔案管理制度，借助制度來約束與規范檔案管理行為，以杜絕一系列的檔案不規范行為。但是，檔案管理制度殘缺問題較為突出，在管理制度中對責任的分配不夠合理，進而引發檔案管理問題。

3.檔案信息化程度不夠。當前，我國在信息化建設上取得了理想的效果，且被廣泛的應用到各個領域，在檔案管理上也可實現信息化建設。然而，從目前事業單位的具體檔案管理之中，信息化平臺相對匱乏，且事業單位在檔案管理工作上的預算較少，在對檔案信息化建設的認知程度不夠，進而導致事業單位在檔案管理的整體水平不高，檔案管理效率不高，且檔案管理信息處理的精準度不高。

三、事業單位檔案管理規范化措施

1.加強對檔案管理的重視。為實現事業單位檔案管理的科學性與規范性，必須先讓事業單位的相關領導人員從思想與意識上給予重視，了解到檔案資料對事業單位發展的重要價值，進而加強對檔案資料的規范性管理。傳統的檔案管理工作開展力度不大，相關領導人員對檔案管理重視度不夠，將工作的重心放在事業單位基本事務處理與運行上，再加之事業單位每天所負責的事務多樣且繁雜，忽視了檔案管理工作實施的重要性，成為制約事業單位檔案管理實效性的一個基本因素。為改善當前狀況，應加強對檔案管理工作的重視，加大在檔案管理方面的投資力度，配備專業化的團隊，構建電子化檔案管理平臺等，定會為檔案管理水平的提升提供保障。

2.構建完善的檔案管理機制。新時期，為實現事業單位檔案管理的規范性，必須要構建一套相對完整、科學的檔案管理機制，這樣可為后續的檔案管理工作提供重要保障，讓檔案管理工作做到有章可循。檔案管理機制的構建，要及時對人員的職責進行合理的劃分，遵照制度體系中的要求來執行科學的檔案管理操作，禁止出現違法違紀的行為。此外，檔案管理者要對檔案資料進行分級處理，對檔案資料進行分類處理，這樣在查找、翻閱時也就更加方便、快捷，能大大提升檔案管理的規范性。與此同時，為保證檔案管理的規范性，必須將檔案管理列入到事業單位的日常運行體系中，構建專項責任小組，主要負責檔案管理工作，制定合理的檔案管理工作計劃，進而保證檔案管理工作高效、規范、有序的開展。

3.打造檔案信息化管理平臺。為積極響應現代社會的發展需求，應將信息化技術應用到檔案管理之中，設置檔案信息化管理系統，將原本的紙質檔案轉變為電子檔案，將檔案信息轉變為數字化信息，借助電子設備能夠實現對電子數據的快速分析、分類、整理與存檔，根據檔案類型的不同進行分檔處理，可大大提高檔案管理效率，也能節約大量的人力、物力與財力，繼而提高檔案管理水平。檔案信息化平臺的構建，能夠實現檔案信息的全面共享，能實現檔案數據的實時傳輸，同時設置“一鍵查詢”功能，鍵入關鍵詞或檔案編號，能夠及時對目標性檔案進行快速查找。同時，借助電子監控設備能將檔案借閱者的相關信息進行記錄，與此同時，檔案管理者還要進行檔案借閱與還回等級，只需填寫電子版本的登記簿即可，能在很短時間內完成檔案借閱服務。此外，檔案信息化系統的建設，其囊括的檔案類型多元化，主要包含文本信息、圖像、影音、影像等類型，實現了檔案的全面性，還具有龐大的電子存儲空間，能存儲下大量的數據。

4.強化檔案管理團隊建設。為滿足事業單位檔案管理的需求，必須重視檔案管理團隊建設，從人才的選拔、培訓、上崗都要經過嚴格的審核，選擇與檔案管理相關專業的人才，禁止選擇非專業或兼職類的管理人員，其在檔案管理上的專業知識點不過關。另外，檔案管理人員不僅要具備基本的檔案管理知識，還要熟練掌握計算機技術，上崗前要進行考核，一項考核不合格則無緣勝任此項工作。

四、結語

作為事業單位管理的一部分，檔案管理工作是不可或缺的，其直接決定著檔案資源的價值與事業單位未來的發展水平，因此，必須重視對檔案資料的規范性管理，嚴格規范檔案管理流程，進而提高內部檔案管理水平。檔案管理規范性的實現，必須要更新相關人員的理念，制定科學的檔案管理方案，可將現代信息化技術應用其中，構建檔案管理信息化平臺，進而實現對檔案的信息化管理，是提升檔案管理水平的重要途徑。

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