信息化時代事業單位檔案管理工作的思考

摘 要：信息技術正在日新月異的發展，傳統的檔案管理模式存在的弊端逐漸顯現，對檔案資料進行數字化處理，建立檔案電子數據庫等信息化建設已提上事業單位檔案管理工作的議事日程。只有重新建立檔案信息技術管理的認識，完善相關的數字檔案管理制度，提高工作人員的專業管理水平，才能夠在最大程度上發揮檔案資料的價值，促進事業單位檔案管理工作持續健康發展。

關鍵詞：信息化 事業單位 檔案管理

隨著社會發展和科技進步，事業單位的各項工作開展也面臨新的挑戰和機遇。其中，以檔案管理工作表現最為明顯。目前，很多地方檔案管理部門已把檔案目標管理考評工作列為機關事業單位一項非常重要的日常工作。傳統的檔案管理工作方式已經不能適應新形勢的要求，檔案管理信息化建設已成為事業單位檔案管理工作的重點。只有在事業單位中不斷加快信息化建設步伐，才能保證跟上時代和社會發展的腳步，實現檔案較高的利用價值。

針對當前事業單位檔案管理工作存在的突出問題，應采取有效的措施，提高對檔案管理現代化的認識，加強檔案管理信息化人才隊伍建設。只有這樣，才能保證檔案管理的信息化建設既擁有觀念和意志保障，又擁有足夠的人才和基礎設施保障，從而實現檔案管理歷史性的跨越，保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展。

一、檔案管理信息化建設的必要性

1.便于安全、長久的保存檔案信息。傳統的檔案管理主要是紙質檔案的管理，隨著時代的發展和科技的進步，傳統紙質檔案在管理上的弊端已經逐漸顯現。紙質檔案的保管空間有限，并且會受到來自天氣的影響，引起文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等現象，每年都需投入較大的檔案保管經費。此外，傳統紙質檔案查詢起來頗費周折，且需要一系列繁瑣的手續。檔案調送不僅會花費大量的人力、物力、財力，甚至存在著原件受損或遺失的風險，不可避免的給文檔的保管與利用帶來一定程度的困擾。

事業單位在實現檔案信息化管理之后，大量的檔案信息通過計算機軟件對檔案資料的收集，統計、分類、存儲等信息處理工作都變得方便有序，一方面節約了大量的空間，避免了各方面的浪費，從而更大程度保證了檔案信息的安全。

2.便于查閱，能夠快速實現信息共享。行政事業單位檔案管理全面實現信息化之后，一方面需求者在獲得適當的權限之后，通過搭建的專業平臺就能夠方便、快捷地查詢到特定信息。甚至有些行政事業單位已經開始推出信息化的人工服務，只要具備相關材料，便可以委托查詢，效率極高。另一方面，檔案管理工作可依托于互聯網在很大程度上實現遠程服務，資源共享。查詢或核實某方面檔案信息時，只要能夠出示合理的證明材料，就能夠獲取檔案信息資源，大大提高了檔案信息利用的時效性。

3.便于核對，提高檔案信息的準確性。實現了信息化的檔案管理，各類檔案信息都能夠通過互聯網進行搜索，一旦發現錯誤，便可以申請糾正，能夠在很大程度上提高檔案信息的準確性。同時，信息需求者只需獲得足夠的授權，便可以通過聯網的檔案管理系統進行檔案的下載，傳輸速度極快，促進了人才的流動，對經濟的發展有著十分積極的影響。

二、信息化時代檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理工作信息化建設的重視程度有待加強。大部分的事業單位對于檔案信息化管理工作認識程度不夠深刻，認為檔案信息化管理就是一種簡單的存檔和輸入工作。事實上，事業單位檔案管理是一項隱性工作，它默默支持著事業單位日常工作的運轉，是事業單位管理工作的重要組成部分。然而，檔案管理工作不能產生明顯的經濟效應，因此目前事業單位對檔案工作不重視，檔案開發和利用意識薄弱，相關的投入更是不多；基層管理人員也不能深刻認識到檔案管理對未來發展的作用，不注重對檔案資料進行正確合理的收集、分類、整理和總結，這樣不僅降低了檔案管理的工作效率，更直接促進單位對這方面工作的重視度不高，直接影響檔案管理水平的提高。

2.檔案管理人員專業能力有待提升。檔案管理是一項專業性很強的工作，需要工作人員具有較高的專業知識。目前，事業單位檔案管理人員多為兼職，往往無暇將檔案管理工作做到精益求精，盡管能夠熟練掌握電子計算機技術或數據通信技術，但缺乏專業的崗位知識培訓，造成工作隨意性很大，嚴重影響了檔案管理工作水平的提升。

3.檔案信息化管理程度有待提高。盡管網絡信息現代科技越來越發達，事業單位檔案管理工作卻未能及時跟上信息時代發展的腳步。很多單位還是將紙質檔案作為主要管理對象，因此無論是保存還是查閱起來都十分不便。此外，許多事業單位雖然購置了先進的硬件設備，但“物未盡其用”，其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用。

三、信息化時代事業單位檔案管理策略

信息化時代加強檔案信息管理工作就是將檔案管理模式重心轉變的一個過程，充分挖掘和利用檔案管理中蘊藏著豐富的信息，轉變成以檔案數字化信息為主要形式提供服務給社會。為此，我們建議從以下幾方面推進檔案信息化建設：

1.重視信息技術的管理、運用與軟件系統安全。數字檔案能夠進行遠程共享，同時也具有非常大的現實利益，以至于一些個人或企業會使用非法手段進行信息的獲取，要遠程獲取信息就必須通過網絡，因而，網絡安全技術必須得到重視和運用。支持數字檔案的系統必須要進行安全的管理，設置安全密碼，并由獨立的設備進行存儲。管理人員要時刻進行漏洞檢查，防范病毒的侵襲，并通過加密技術、身份認證、簽署技術、仿寫措施等，加強信息資源的安全防護，有效預防潛在風險。同時事業單位要重視檔案信息本身的安全，建立恢復機制，對信息進行備份，包括紙質檔案備份，并且要完善恢復機制，在數字檔案遭到破壞的時候，能夠及時恢復相關數據。

2.加強管理人員的安全技術以及安全意識，提高其專業管理水平。數字檔案是由管理人員通過電子設備和網絡來進行操作的，管理人員水平的高低將直接決定數字檔案的管理效率。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作，努力提高其管理能力，尤其是創新能力，注重對數字化檔案程序的開發，以建設一套兼容并包、效率一流、操作人性化的數字化檔案管理系統。同時，事業單位應加強培養檔案管理者的職業道德素養。將檔案管理工作納入完善的獎懲體系，將管理者的工作熱情充分激發出來。

3.制定檔案數字化管理的相關標準，研制自主管理軟件。事業單位首先要加大投入力度，提高各類檔案館硬件建設和網絡技術的應用程度，建設和完善局域網，使各項工作都網絡化。充分利用本單位優質技術、管理資源，將自主數字化檔案管理軟件開發放在單位戰略實施的重要位置，把單位檔案館藏合理整合，從而實現實體檔案與數字化檔案相結合的目標。

當前，檔案的數量成飛速增長的狀態，檔案管理工作對于事業單位未來發展的影響力不斷增加。因此，必須對檔案管理工作予以足夠的重視，并能夠對傳統檔案管理工作中存在的問題進行解決。在時代發展背景下，只有確保檔案管理的現代化建設保持開放的、科學的姿態，將現代信息網絡技術運用于事業單位檔案日常工作的全過程，才能利用過去珍貴的資料對事業單位的未來發展做出正確的預測，將檔案管理工作的價值發揮到最大，從而促進事業單位各項工作的持續健康發展。

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作者簡介：王紅梅（1977—）女，湖北黃陂人。武漢市人才服務中心工作，檔案管理。