淺析住房公積金檔案的數字化

摘 要：住房公積金檔案的管理水平直接關系到住房公積金管理的服務質量，因而構建公積金檔案數字化管理系統是新形勢下住房公積金管理部門適應新常態的必然選擇。本文以住房公積金檔案數字化建設的重要意義作為切入點，闡述在數字化建設過程中存在的問題，最后提出相應的解決的對策。

關鍵詞：住房公積金 檔案 數字化 互聯網+

一、引言

在公積金提取、歸集以及貸款的各項業務中產生了大量的有用信息檔案，如何將這些不同部門的檔案進行歸類，實現檔案信息的統一化管理是當前檔案管理面臨的主要問題，而互聯網技術為檔案信息化建設提供了技術支撐，因此本文結合工作經驗闡述住房公積金檔案的數字化系統建設。

二、住房公積金檔案數字化建設的重要意義

隨著城市化進程的不斷推進，公積金繳存范圍不斷擴大，使用效率不斷加強，繳存人員流動幅度逐漸加劇，相應業務檔案數量也在快速增加，由此產生大量有用的信息檔案，而目前住房公積金的檔案管理模式在一定程度上制約了住房公積金事業的發展。因此構建檔案數字化管理具有重要的意義：首先住房公積金檔案數字化管理是適應“互聯網+政務服務”的具體體現。基于互聯網技術的不斷發展，我國政府部門在積極推進電子政務的工作模式，公積金檔案電子化為電子政務的開展提供了必要的基礎支撐，為用戶提供了便捷的服務。例如通過數字檔案繳存職工無論是身份證、退休證、結婚證，還是戶口、產權證、購房發票、購房合同等資料要件都可通過電子檔案成像系統方便、快捷的拍照保存，省去了客戶辦理公積金業務復印資料或因資料不全往返奔波的煩惱。，職工再次辦理相同業務時，只需提供本人身份證就可辦理，將大大提高辦事效率，節省辦事時間，方便辦事群眾；其次住房公積金檔案數字化也是維護與保護住房公積金檔案的重要途徑。基于住房公積金業務的不斷拓展，傳統的紙質檔案管理模式必然會在查閱利用過程中對檔案原件產生損耗，而數字化檔案不僅實現了檔案差異無限次的應用，而且還避免了非人為因素造成的損耗，使得檔案得到永久的保存；最后檔案數字化實現了政務節約化辦公、提高了檔案信息的安全性。通過檔案數字化能夠為相關部門節省大量的辦公費用，降低了無用的能耗耗費，避免了以往檔案占用大量庫房的缺陷。

三、住房公積金數字化建設存在的問題

基于互聯網技術的不斷發展，構建住房公積金檔案數字化管理是適應新常態發展的必然要求，然而在實踐中我國住房公積金數字化 建設仍然面臨不少的問題：

1.住房公積金數字化建設的基礎設施不完善。實現住房公積金檔案數字化建設必須要依賴于完善的基礎設施，然而目前基礎實施建設方面存在以下問題：一是住房公積金管理部門的計算機配套設備不完善。尤其是基層住房公積金管理部門的計算機設備數量不足于支撐數字化建設。例如部分基礎部門只有一兩臺計算機設備；二是住房公積金管理部門的網絡建設滯后，網絡基礎設施不完善，難以實現數字化共享體系建設。

2.住房公積金數字化建設過程中存在安全問題。信息化建設的最大問題就是安全問題，公積金檔案關系到市民住房問題，尤其是公積金檔案中涉及到市民的核心信息，而實現數字化管理，就可能會因為系統存在的不安全因素而造成市民個人信息外露等。例如外界不法分子通過病毒等手段竊取市民信息，從而達到不法目的。另外在住房公積金檔案整理的過程中也容易存在安全問題。例如將紙質檔案掃描到網絡系統的過程中，容易出現原始檔案信息丟失或者遺漏的現象，進而影響檔案信息質量。

3.數字化建設缺乏統一規劃。不可否認在互聯網政務環境下，實現公積金檔案數字化建設是基于時代發展的必要要求，然而數字化建設并不是某個獨立部門所能完成的，必須要融合檔案部門、信息技術部門以及財務部門等，通過不同不部門之間的合作實現檔案信息的數字化。在實踐中發現住房公積金檔案數字化建設存在規范缺乏的問題，例如檔案數字化建設側重于網絡化管理，而忽視了對檔案內容的整合，結果造成檔案數量繁多，影響利用效率；數字化檔案系統設計偏離用戶需求，無形中增加了群眾的負擔。例如群眾在查閱電子檔案時，由于電子檔案系統的不兼容性，導致用戶不得不采取相應的軟件系統，造成不必要的麻煩。

四、完善住房公積金檔案數字化建設的對策

基于當前住房公積金檔案呈現的多樣性、周期性、隨時性以及針對性的特點，結合當前我國住房公積金檔案數字化建設存在的共享程度不夠，信息公開透明度不高的問題，需要采取切實有效的策略完善住房公積金檔案數字化建設：

1.加強住房公積金檔案數字化基礎設施建設。檔案數字化建設必須要以完善的基礎設施為基礎，因此一方面住房公積金管理部門要增加資金投入，積極采購與數字化建設相適應的基礎設備。例如主管部門要加大對計算機設備的采購力度，鼓勵住房公積金管理部門通過外包等方式開展數字化建設，加快“互聯網+檔案”工作模式的發展。當然對于選擇外部建設模式的必須要加強對外包服務機構的監督，制定嚴格的監督審查制度，明確其職能；另一方面加強對基層部門的支持，除了提供必要的資金扶持之外，還需要在相關的配套設施上入手，例如加強網絡基礎設施建設，構建省、市、縣相結合的網絡檔案管理體系等。

2.制定科學的規章制度，防范檔案信息安全問題。住房公積金檔案涉及市民的基本信息，根據以往的相關案例，在信息化建設過程中容易出現信息安全隱患，因此住房公積金檔案數字化建設的過程中：一是要制定完善的規則制定，規范檔案管理流程。規章制度是數字化建設的基礎，住房公積金管理部門要制定科學的規章制度，強化工作人員的責任意識和法律意識，避免違規行為出現；二是加強對檔案信息的保護。針對網絡存在的安全隱患問題，檔案管理部門要通過重視掃描過程控制、建立病毒查殺等措施，提高檔案數字化建設的信息安全。例如在檔案信息轉化為數字化的過程中需要對整個過程進行安全監管，保證案卷內文件有序拆裝，目錄頁文件按序統一排放。

3.統一規劃，加快整合信息資源。在“互聯網+”的背景下，房產檔案部門一是應建立健全房產檔案全文數據庫，實現房產檔案的數字化管理，為建立“數字檔案館”提供完整的基礎；二是運用信息技術，建立高效、準確、多功能、多角度、方便、快捷的多元化檢索數據庫，推進房產檔案服務進入“后檢索時代”。同時還要加強對檔案數字化建設的宣傳力度，例如通過召開便民措施新聞發布會、官網通知、電視廣播、報紙刊登等形式，將便民查檔措施進行宣傳。實同時為抵御地震等重特大自然災害及其他突發事件對住房公積金管理信息系統的破壞，保證住房公積金數據完整性，加快異地災備中心建設，確保公積金檔案的安全完整。

4.提高檔案人員的信息化管理水平。檔案數字化要求檔案人員必須與時俱進， 要用檔案信息化知識武裝自己，更新自己的知識結構，檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展， 抓好知識的更新、引進和消化，要學會利用計算機網絡和多媒體技術對檔案信息進行存儲、 檢索和開發利用， 檔案管理部門要加大對檔案人員的信息化管理培訓力度，加快檔案人知識結構的變革，多途徑、多層次地培養人才， 如此才能適應檔案數字化工作的需要，保障檔案數字化管理工作的有效開展。

五、結語

總之，隨著住房公積金事業的進一步發展，建立住房公積金綜合數字檔案館 、 實現檔案管理信息化是住房公積金檔案事業發展的必然產物，必將為住房公積金事業的健康、 穩定發展提供有力的保障和積極的服務。

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