檔案管理信息化發展趨勢探討

摘 要：信息化技術對于社會各方面的發展進步具有良好的促進作用，并且也被普遍應用到眾多行業當中。檔案信息管理是現代社會中眾多行業進行開展生產經營活動中的重要工作之一。檔案是對社會發展和歷史傳承進行有效記載的重要手段，對于人類的文明活動能夠有效凝聚。檔案管理是現階段的重要工作內容，對于記錄當前社會的眾多信息具有重要意義。本文主要從檔案管理信息化的內涵入手，分析實行檔案管理信息化的必然性，通過檔案管理信息化的概述，對于促進檔案管理信息化良好發展的有效措施進行詳細的分析和探討，從中能夠窺見到檔案管理信息化的良好發展趨勢。

關鍵詞：檔案管理 信息化 發展趨勢

隨著社會經濟的持續快速增長，現代科學技術的不斷進步和創新，信息化技術已經逐漸成為了現代社會眾多行業進行發展的重要技術手段。隨著信息化技術的迅速發展，檔案管理工作中開始逐漸將信息化的處理技術融入在內。檔案管理工作在隨著社會經濟發展水平的提高而不斷進行創新和改革中。想要實現新型的管理方式，就需要檔案管理人員針對檔案管理工作進行不斷地努力。傳統的檔案管理在實際進行實施時，工作效率較低，容易造成檔案的流失，不利于檔案的存儲和應用。隨著信息化技術的應用程度越來越高，檔案管理工作中應用信息化的技術，已經成為了當今社會開展檔案管理工作的必然趨勢。

一、檔案管理信息化概述

1.檔案管理信息化的內涵。檔案管理工作主要是將所需要進行保存的信息、數據等資料進行有效的存儲，其中重要的是要做好檔案的分門別類工作，以便于檔案的尋找和應用。檔案管理信息化主要是通過將檔案信息資料進行數字化的操作和控制，以及對于檔案存儲過程進行網絡化的轉變，使其能夠在經過系統性地有效加工之后，做好網絡的傳輸工作，從而對于檔案信息資源進行合理有效地利用，針對信息資源做好資源的優化配置工作，最終達到檔案信息資源共享的良好目的。檔案管理信息化主要是將原來的檔案管理工作，通過對于現代信息技術和計算機技術的綜合有效利用，盡可能地發揮檔案的有效作用，將檔案的管理工作做到最好。

2.實行檔案管理信息化的必然性。隨著社會經濟的不斷增長和現代科學技術的長足進步，我國目前各單位對于儀器設備的配備工作都越來越重視。各式各樣的復印機、打印機以及掃描儀等，都成為了單位工作的標準配置。良好的硬件設備，為檔案管理向信息化方向發展提供了重要基礎。同時，實行檔案管理信息化還有著良好的軟件管理系統，這會為檔案管理工作做好前提準備。檔案信息的收集、保管、整理等工作的順利進行，都需要有良好軟件的重要參與。日趨完善的法律法規和相應的管理機制，為實行檔案管理信息化工作提供了良好的管理標準。檔案管理信息化需要有統一的標準，衡量工作的具體進行情況。檔案管理標準化，能夠為增強檔案管理工作的有效性發揮重要作用，其中檔案管理的標準化要求主要包括了統計標準、服務標準、檔案整理標準以及多項技術標準，這對于衡量檔案管理工作的效率是一個重要標尺。為檔案管理信息化工作的具體實施，設立一定的規范標準，能夠在很大程度上增強檔案管理工作人員的工作責任感，促進檔案管理信息化的各項處理工作順利進行。檔案管理信息化是對于保護傳統檔案的必然要求。將一些重要的檔案信息資源有效進行保護，將會對社會的經濟文化發展起到良好的促進作用。一些重要的檔案正面臨著自然老化的問題，這對于文明的傳承十分不利。同時還存在著一些人為損害檔案的問題，影響到檔案的有效保存問題。通過信息化的處理技術，能夠在很大程度上避免這類問題，有效增強檔案的保護工作。檔案管理信息化主要是能夠將檔案的原件進行有效保存，從而盡可能地延長檔案原件的保管壽命，對于檔案的使用起到良好作用。同時，通過檔案信息化管理工作，有效降低了檔案的損失危險，通過數字化的處理方式，能夠及時恢復一些已經丟失的信息，這對于檔案保護工作來說，具有極大的優勢。

二、促進檔案管理信息化良好發展的有效措施

1.逐步提高檔案管理工作人員的信息化意識。檔案管理工作人員是進行檔案管理工作的直接參與者，這些相關工作人員的日常行為會直接影響到檔案管理工作的實際效果。檔案管理信息化已經逐漸成為了檔案管理工作的主要發展趨勢。想要在各個單位中的檔案管理工作中，將檔案管理信息化的工作貫徹到底，就需要眾多工作人員的積極配合。首先需要進行的主要工作是，逐步提高檔案管理工作人員的檔案管理信息化意識。只有相關的檔案管理工作人員能夠充分認識到，應用信息化相關技術進行檔案管理工作的重要性，他們才能夠做好檔案管理信息化工作。大部分的檔案管理工作人員已經習慣了原有的管理模式，對于新型的信息化管理檔案的方法不夠適應，一時之間很難進行有效的改變。因此，眾多單位、企業在進行提高檔案管理工作人員的工作意識時，需要不斷提高對檔案管理工作的投入力度，加大對于先進檔案管理設備的使用力度，這樣能夠在很大程度上逐步提高檔案管理工作人員的信息化管理意識。

2.建立健全完善統一的管理機制。規范的管理機制是促進行業發展的重要前提保障條件，檔案管理工作也是如此。想要更好促進檔案管理信息化工作的發展，就需要在各個單位、企業之間建立健全完善合理的管理機制，同時還要保證這個管理機制具有可行性。規范化的管理模式，能夠有效提高檔案管理人員的信息化管理意識，對促進檔案管理人員的專業技術能力，豐富他們的信息化管理經驗具有重要意義。想要提高檔案管理信息化相關工作人員的積極性，也需要做好管理機制的建立工作。傳統的相關管理制度已經不再適應當今世界的發展潮流，只有不斷更新管理制度，才能夠使得整個檔案管理信息化工作過程當中，煥發出新鮮活力。完善統一的管理機制是進行檔案管理信息化工作的重要環節。檔案管理人員的相關獎懲制度，日常工作行為的評判標準，都是管理機制中的重要組成部分。因而做好管理機制的建立工作，是眾多企業、單位的工作重點之一。

三、結語

檔案管理信息化是社會經濟發展和科技進步的重要產物，能夠有效改變檔案管理工作中的一些工作內容，使得檔案管理工作更為便利、有效。檔案管理信息化對于信息化的處理技術應用程度較高，綜合應用到了數字化的相關技術。將紙質化的檔案管理有效轉變為信息化的檔案管理，不僅能夠將一些不易保存的檔案原件做到有效保管，還能夠在很大程度上增強相關工作人員的工作效率。隨著現代科學技術的不斷進步和創新，檔案管理信息化還有著廣闊的發展前景，還會朝著更加標準化的方向發展。逐步提高檔案管理工作人員的信息化意識，建立健全完善統一的管理機制，對促進檔案管理信息化朝著良好方向發展具有重要意義。

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