高校干部人事檔案管理模式現狀探討

摘 要：納入式管理和非納入式管理是高校人事檔案兩種基本模式，各高校應加以優化，創造適合自己的管理模式，從而促進干部人事檔案的發展。

關鍵詞：干部人事檔案 管理模式 現狀 探討

高校在職在編干部分為管理人員、專業技術人員、工勤人員三大類組成干部人事檔案的構成。管理人員、專業技術人員屬于干部檔案，工勤人員屬于工人檔案。高校干部檔案按不同的分類標準可分為不同的類型。探討高校職工干部人事檔案管理模式，提高人事檔案管理水平和人事檔案資源利用率，具有積極和現實意義。

一、高校檔案管理模式現狀

高校通常以在校生數為衡量是否建立檔案館的標準。部分己建館高校把現有檔案室集中管理（包括干部人事檔案）作為一種管理模式，或者雖己成立檔案館，但把干部人事檔案室劃為組織人事處專用檔案作為另一種管理模式。我們把第一種叫做納入式管理模式，第二種叫做非納入式管理模式。

二、高校干部人事檔案管理模式法規依據

1.《干部人事檔案工作條例》規定：干部人事檔案管理按照干部管理權限，由組織人事部門建立相應的干部檔案管理工作機構進行集中或相對集中管理；干部檔案工作納入全國檔案工作管理體系后，各級檔案行政管理部門按《檔案法》等有關規定進行宏觀管理、組織協調和監督指導工作，但干部人事檔案的具體管理和干部檔案工作的領導與指導，仍以各級黨委組織部門為主，納入綜合檔案館管理的單位，要固定專人管理，業務工作要接受組織人事部門的領導與指導，條例中干部人事檔案沒有明確規定用哪一種管理方式。

2.國家教育部、檔案局2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》雖然也沒有明確規定高校干部人事檔案是否實行納入式管理，但明確規定：“需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立檔案館分室保管。可見組織人部門可以設立檔案館分室或在檔案館設干部人事檔案室單獨保管。

三、高校干部人事檔案納入式管理與非納入式管理之利弊

1.高校干部人事檔案納入式管理優缺點。納入式管理模式是指，己經建立檔案館的高校把干部人事檔案室納入管理做為檔案館的分室的管理模式，業務上受校組織人事處領導與指導。這種管理方式的優點在于可以減少資源和人員，充分利用綜合檔案館的保管場所和管理設備，實現干部人事檔案信息和其它檔案信息資源的共享。把干部人事檔案室納入檔案館實行統一管理的模式，優點在于既節約了人力、場地、經費，也更有利于資源的整合。缺點在于，可能組織人事部門會覺得使用檔案不太方便，同時不便于組織人事部門對干部人事檔案工作的領導和指導職能。一是，教職工人事檔案工作是一項政治性、政策性、保密性、專業性、服務性很強的工作，不僅在配備人員有特殊的要求，并且在檔案材料的管理上都是一套不同于綜合檔案的管理制度，組織人事部門是使用干部檔案最多的部門，干部檔案的進檔材料大多是來自組織人事部門各口材料的收集，所以組織人事部門可能會認為干部人事檔案是組織人事的專用檔案，交給綜合檔案館管理使用上不方便。

2.高校干部人事檔案非納入式管理優缺點。非納入式管理模式是指高校己建立檔案館，但干部人事檔案室劃為由組織人事部門管理，作為組織人事處專用檔案室的管理模式。非納入式的優點在于組織人事部門在直接領導和指導業務方面有利于干部人事檔案的發展。缺點：一是浪費人力、物力、資源上達不到整合利用的效果，比如：在綜合檔案的每年的收集范圍里包括：各類行政發文、各類獎項、工資材料、新進人員材料、干部任免材料等等。但這些材料中有一部分是干部人事檔案里需收集的材料，往往人事部門原件只有孤份，而人事檔案又必須原件進檔，所以綜合檔案室只能收集復制件或是空缺這些材料。二是，非納入式管理方式對于檔案管理員自身來說也有一定的影響，因為組織人事部門是行政部門，雖然檔案屬專業技術崗位，但組織人事部門并非專業技術領域，干部人事檔案在組織人事部門只能劃為組織科或人事科管理，不能單獨成立科室，因此檔案工作并非屬于組織人事部門主桿，只是組織人事部門的一個分枝，得不到領導的重視，檔案管理員在職稱晉升和職務晉級、評優評先上往往吃虧。

四、高校干部人事檔案管理模式優化

納入式管理與非納入式管理都有其存在的法規和依據各有優點和不足，現行干部人事檔案法規并未規定只能實行某一種管理模式而不能實行另一種管理模式。各高校應以是否有利于提高干部人事檔案管理水平，是否有利于學校檔案設施、人員、經費等合理的配置，是否有利于提高人事檔案利用率為出發點，按照有利管理、方便利用、便于指導的原則對所選擇管理的模式進行優化，揚其優點和長處，棄其弊端和不足，創造適合本校特點的最佳檔案管理模式，實現各類檔案資源共享，使干部人事檔案管理水平處在一個最佳的運行狀態，以提高干部人事檔案管理水平和利用率。

1.建立一套全校檔案材料收集機制，整合檔案信息資源。綜合檔案、干部人事檔案以及科技檔案雖在管理模上存在著些差異，但在收集制度上有著相對統一的模式。高校綜合檔案材料來源于各處室、系部的各類有收集價值、能體現本校特點的材料，而干部人事檔案收集材料主要來源于校組織人事部門形成的各類材料，把這些材料集中收集進館，館內分別歸為不同的檔案室，這樣全校檔案實體與信息達到資源集中整合，合理利用是高校檔案機制不錯的選擇。

2.建立一套齊備的管檔設備，培養一批過硬的檔案專業技術管理人員。建館高校如果己有一套完善的管檔硬件、管檔人員和管檔經費，實行納入式管理對干部人事檔案有一定優勢。干部人事檔案做為校檔案館的一個分室，一方面可共享檔案館的硬件資源，并且收集來的材料也可以同綜合檔案室資源互補，在業務上又可隸屬于校組織人事部門管理與指導。另一方面，檔案館工作人員屬檔案專業技術人員，充分了解檔案的日常工作規章制度，組織人事部門只需要在更新業務上給予管理人事檔案管檔人員指導，省去了組織人事部門培養檔案專業人員的步驟。

3.完善干部人事檔案和綜合檔案館管理制度，確保納入式管理目標實現。干部人事檔案因其特殊性，在查閱制度、轉遞制度、保管保密制度等方面與綜合檔案有著完全不同的管理流程，實行納入式管理，即實行檔案館與校組織人事處對干部人事檔案室的雙重管理機制，需要學校領導的重視和支持。校檔案館應在管理干部人事檔案室庫房安全、硬件配置、人員配置上給于干部人事檔案室合理管理，組織人事部門應指定專人不定期向檔案館干部人事檔案管理員進行指導和業務政策更新，不要出現業務指導滯后狀況，否則帶來的將是干部人事檔案整體業務上的滯后，干部人事檔案的利用價值將大打折扣。干部人事檔案管理員應聽從檔案館與人事處的雙重管理，不僅需熟悉人事檔案和綜合檔案的管理模式，并且應擅長把人事檔案和綜合檔案在資源共享上進行有利的整合，以便利用。由此可確保納入式管理目標實現。

因此，無論是納入式管理還是非納入式管理，首先要對學校檔案整體資源、人員配備進行總體規劃，應建立整合資源、合理利用的管理制度，從根本在管理環節上不掉鏈、不滯后，方可創造出適合本校的一套干部人事檔案管理制度。

參考文獻：

[1]方德生著.《干部人事檔案工作理論與實踐》北京：光明日報出版社.

[2]方德生著.《干部人事檔案工作理論與實踐問題研究》北京：光明日報出版社.

[3]陳兆祦、和寶榮、 王英瑋著《檔案管理學基礎》中國人民大學出版社.

[4]吳廣平、向 陽著《檔案工作實務》北京大學出版社.

[5]楊國祥、沙志平、丁剛著《檔案管理學》機械工業出版社.

作者簡介：解云菲（1979.12—）女。民族：漢。湖北武漢人。中央廣播電視大學本科。武漢軟件工程職業學院，館員。研究方向：檔案管理學。