信息化條件下機關文書檔案管理分析

摘 要：我國政府系統龐大，且機關單位數量多，且日常的任務較多，這勢必會產生大量的文書檔案，為實現對文書資源的充分利用，必須加強對文書檔案資料的科學性管理，以求為后續機關單位發展提供一定的條件。面對信息化建設的現代社會，為提高機關文書檔案管理水平，可將信息技術應用到檔案管理工作之中，以實現對檔案的信息化管理，將文字檔案轉化為電子檔案，管理起來更為方便、快捷。就此，本文就信息化條件下機關文書檔案管理展開了分析與探究。

關鍵詞：信息化 機關文書 檔案管理

伴隨著我國信息化技術的不斷發展，技術革新力度不斷加大，諸多先進的技術要素被應用，為現代社會各個領域的發展注入了活力，提供了重要的技術保證，將信息技術應用到文書檔案管理之中，實現了機關文書檔案管理水平的不斷提高。傳統的機關文書檔案管理工作相對滯后，檔案管理效率低下，檔案管理人員素質較差等，都是當前所面臨的關鍵性問題。為了保證文書檔案資料的應用價值，便于后續開發與利用，實現機關文書檔案的管理是必然趨勢。

一、信息化條件下機關文書檔案管理工作實施的重要價值

自改革開放以來，我國社會經濟體系發展迅速，且機關行政類事務管理水平在不斷提高，且其中所涉及到的文書種類、數量等急劇增加，為保證機關單位運行的科學性，必須加強對文書檔案的科學性管理，以提高檔案管理水平。為了順應時代的發展需求，必須對傳統文書檔案管理運行模式予以改變，進而提升整個項目的管理效率。面對此項問題，應充分利用好信息化技術，利用技術優勢，以促進文書檔案管理的全面建設，運用此種方式為機關單位提供高質量的服務。在信息化條件下，開展機關文書檔案管理工作，可使用先進的計算機軟件、硬件與信息化技術，這勢必會提升系統對文書檔案資料的收集、整理、分析等能力，利于提高檔案資料管理水平，相較于傳統的手工管理方式有了質的突破，這樣管理起來也就更加方便快捷。運用計算機軟件時，必須保證文件資料的規范性與有序性，這樣在文書管理上也就更具現代化與自動化。以往開展文書檔案傳送時，傳送過程很可能發生文件丟失的現象，以人工傳輸與郵政等途徑進行傳送，且傳送的時間比較長，整個傳遞過程較為復雜，進而會為管理工作實施帶來一定的難度。借助信息化平臺能實現對文書檔案傳遞的及時性與安全性，進而提高文書檔案資料管理的水平。

二、機關文書檔案管理工作現狀分析

1.對文書檔案管理工作的重要性認識不足。文書檔案工作不像其他工作那樣容易引起注意，也不容易取得明顯的成績。長期以來不少人對機關文書檔案管理的認識不夠充分，甚至存在著一些誤區，認為文書檔案管理就是簡單的抄抄寫寫、保管和整理材料，與機關發展沒有直接聯系，也沒有利害關系，只要檔案信息不外泄、不遺失，能應付查檔即可。這些觀念導致了機關的文書檔案管理工作不被重視。

2.檔案管理缺乏規范性。如今，辦公自動化已然走入到機關單位中，這為辦公的開展提供技術性支持，實現了文書檔案管理的信息化與數據化。然而在實際的應用過程中，很多電子文件無法快速得到查詢，主要與辦公自動化系統的更新、升級存在著密切的聯系，進而產生部分文書檔案數據信息丟失問題，使得文書檔案管理滋生安全風險。

3.投入力度不足。縱觀當前機關單位在文書檔案管理上存在著信息化投入力度不足的情況，導致檔案信息化管理工作無法高效的實施，可見，在此方面資金的投入力度不大。文書檔案管理的信息化是現代社會發展的必然趨勢，其所涉及到的范圍也比較廣，需要購置用于信息化管理的電腦、網絡與辦公軟件等，同時，還要加強對網絡信息化系統的維護與管理，以提升電子系統運行的高效性與穩定性。面對目前對文書檔案重視度不足，信息化建設不徹底、資金投入不足等等，都是當前面臨的主要問題，最終會導致機關文書在檔案信息化建設力度不足，成為當前亟待解決的問題。

4.檔案管理團隊建設不足。開展機關文書管理工作會需要大量的人員，檔案管理人員的綜合素質與計算機操作能力直接影響著文書檔案管理水平。但是，目前，擔任文書檔案管理職責的人員大都是一些辦公室人員所兼職的，專職檔案管理人員很少，且這些職員的素質都不是很高，年齡也較大，對計算機網絡系統的認知度不強，熟練程度不高，這也會影響文書檔案信息化管理平臺性能的發揮。

三、信息化條件下機關文書檔案管理工作實施的主要策略

1.加大在檔案信息化建設的投入。信息化條件下，為實現機關文書檔案管理的現代化與信息化，必須要引起機關領導的重視，意識到文書檔案信息化建設的重要性，進而能在相關設備與技術購置上增加預算。新時期，為實現機關文書檔案管理的信息化，必須要構建相配套的電子平臺，準備性能穩定、安全性強的計算機、網絡系統等，這需要機關單位投入更多的資金來進行配置，分別設計、技術兩個層面出發，以滿足現代機關文書檔案信息化管理的基本需求，以求為檔案信息化提供良好的平臺。

2.構建更為完善的文書檔案電子化平臺。傳統的文書檔案管理模式較為滯后，管理手段以手工為主，且文書資料以書面為主，其占據較大的空間，管理起來較為麻煩。面對信息化快速發展的今天，為實現文書檔案管理工作的創新性，應將信息技術應用到文書檔案管理之中，形成了一個電子平臺，及時將文書檔案的紙質形式轉變為電子模式，實現對電子檔案的科學性管理。然而，信息技術在文書檔案系統中的應用，是一種新興的管理模式，其在管理上缺乏一定的標準，讓整個系統變得更為復雜，對檔案傳遞與傳輸帶來一定的困境與約束。為保證電子平臺運行的科學性與規范性，必須加強對電子文書的科學性收集、整理與歸檔，制定相關的操作標準，能為后續電子系統操作提供模板，以保證操作的規范性與合理性。此外，機關文書檔案管理工作的實施，還應配備穩定性與安全性強的網絡環境，為檔案管理信息化的實現提供條件。此外，為提升電子系統的穩定性，還要對整個檔案管理系統予以升級，定時對系統進行維護與保養，以提升系統的穩定性。

3.打造專業化的檔案管理團隊。信息化條件下，為實現機關文書檔案管理工作的高效實施，必須打造更為專業化的管理團隊，強化對文書檔案的科學性管理，熟練掌握檔案管理知識與計算機操作技術，是提高檔案管理水平的重要前提。為實現對文書檔案資料的科學性管理，必須制定更為嚴格的人才篩選機制，選擇專業性的檔案管理人士，保證管理者既要具備基礎檔案管理知識，還要熟練掌握信息技術，能熟練操作文書檔案信息化系統，進而提高文書檔案管理水平。在檔案管理人員選擇上，禁止使用裙帶關系來安排非專業人員來任職，一旦存在此種情況應及時舉報。此外，為保證檔案管理人員操作的專業性與規范性，上崗前還要及時開展人員技能審核，對檔案管理人員的專業知識、計算機操作能力、軟件操作技能等開展系統性的考核，合格者才可有任職的機會，然后，后續開展定期的考核。

四、結語

綜上所述，新時期，政府部門、機關單位等在實際運作時，會產生大量的文書，這些文書中都記錄著政府部門的相關政策、決策等，具有重要的政治價值與社會價值，為提升文書檔案的應用價值，就必須重視對機關文書的科學性管理，合理分配檔案管理職責，構建完善的檔案管理機制，打造更為專業、高資質的檔案管理團隊，打造穩定的文書檔案信息化管理系統，將原本的紙質文書檔案轉化為電子檔案，形成多種數據，借助信息化平臺進行管理，管理效率更高、更便捷，利于提高機關文書檔案管理水平。

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