新時期電子文件對檔案工作的影響及應對措施

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，計算機已經逐漸融入了人們的生活和工作中。計算機的普及使得電子文件應運而生，對各行業的檔案管理工作產生了較大的影響。本文從實際的辦公活動中出發，重點闡述新時期電子文件對報社檔案管理工作的影響以及當前應該采取的應對措施。

關鍵詞：新時期 電子文件 檔案工作 影響

近年來，電子信息技術呈飛速發展態勢。借助于計算機的自動化、網絡化辦公逐漸取代了傳統的辦公模式，諸多的電子文件也由此產生。電子文件是指在人們的日常社會活動中產生的，以計算機光盤、磁盤等化學類磁性材料為載體的，依賴于計算機系統進行存取及網絡傳輸的電子文字材料。其主要的的內容包括電子報表、電子文書、電子圖紙以及電子信件等。電子文件區別于印刷品文檔的地方主要為：電子文件不是直觀的紙質文件，而是需要借助計算機等設備才能進行閱讀更改的文檔；電子文件能夠通過計算機及其他電子設備進行快速的處理及傳遞，不受時間及距離的影響，便于存檔、查閱及復制；電子文件保存于存儲設備當中，不用占用檔案館的場地，但是對保存環境的要求較高。

一、電子文件對檔案管理的影響

1.影響檔案歸檔時間。傳統的紙質文檔一般都是按照時間順序對檔案進行統計整理后定期存檔。而電子文件可以在其相關事項處理結束后隨時進行歸檔處理或者定期進行統一整理歸檔，由形成文件的部門直接網絡傳輸或者存儲在移動硬盤中傳遞給檔案管理部門，經電子數碼簽名封簽認證后進行歸檔并登記，按檔案的具體內容及時間進行劃分登記，設定相應的訪問讀取級別限制，方便以后的查找。例如報社日常運營中形成的報刊內容文件就可以在報刊排版印刷后及時進行歸檔處理，以免定期保存歸檔時有所遺漏。電子文件傳輸方便快捷，能夠有效避免傳統紙質文檔傳輸中易出現錯漏的情況，確保文件歸檔的及時性及完整性。

2.影響檔案的歸檔方式。電子文件的形成使用的是電子編碼技術，能夠在任何一個計算機或者手機等電子設備上進行編輯修改且不留下一點痕跡，且載體無法像傳統文檔一樣固定，文件的某些能夠鑒別其原始憑證性的信息可以被修改，使得電子文件的原始性辨別工作變得很困難。因此，新時期下要在電子文件的形成過程中做好簽名、修改權限限制、修改內容記錄、身份驗證以及文檔加密等文檔保護工作。例如報刊新聞形成初期對文檔進行加密處理，只有該新聞作者能夠對其進行修改，文章完成定稿后對電子文件簽名后移交給報紙的排版編輯進行排版，最終形成報刊電子文件傳遞給檔案管理部門歸檔封存。

3.影響文件保管方式。傳統的紙質檔案管理辦法由于使用時間較長已經形成了一套比較完備、科學的文件保管模式。而電子文檔則是一種依靠存儲設備保存的文件，其載體容易變質、老化，同時新信息技術的發展變革很可能影響電子文件的長期正常讀取。因此，文檔管理部門可以在接受到電子文件后及時進行打印保存，同時將原有的文件格式轉化為比較通用的存儲格式，在以后進行存儲技術更新時及時將存儲的文檔進行同步更新，保證文檔的長期可讀性。

4.影響文檔的分類、編目以及后期的查找。電子文件的電子編碼技術使得其在歸檔后不僅能夠跟傳統的紙質文檔一樣進行分類、編目，還能夠獲得相應的文件號、分類號、檔案號，進行主題詞標引、著錄。在文件的查詢方面傳統的紙質文檔只能根據時間及分類進行文件查找，工作量極大，而電子文檔則能夠快速地利用計算機進行關鍵詞、標題、文件內容檢索，減輕檔案管理人員的工作強度，提高工作效率。同時電子文檔管理配備的多功能的電子檔案管理系統，能夠對訪問查詢的人員進行限制，還可以根據查詢內容進行相應的費用收取，增加了文件的查詢利用價值。

二、電子文件對檔案學理論的影響

1.對檔案本質的屬性的影響。檔案的本質屬性是原始記錄性，在傳統的紙質文檔中這種原始記錄性體現在檔案內容及當事人的筆記、簽名、印章等方面，也正是這些原始記錄性才將檔案與其他圖書、資料等區別開來，從而具有法律憑證的效用。電子文件的形成、修改、傳遞均在計算機上進行，對其進行修改、復制均不會產生任何痕跡，因此其失去了檔案原始記錄的內容以及形式特征。

2.對檔案來源原則的影響。檔案來源原則具體包括：從外部看來是尊重全宗，從內部看來是尊重原始順序。普遍的觀點認為來源原則中的檔案檢索系統必須要建立在檔案文件形成者或者信息提供者的組織機構及文件的基礎上。按照其來源從形成者以及提供者的刑政管理及法律責任的角度來看問題，才能對檔案文件進行正確的理解及整理。而電子文件的形成則沒有嚴格按照這種原則，在文件的傳遞過程中人們可以隨意的對文件進行修改、刪除、打亂等操作。因此在進行電子文件管理時，必須要正確說明電子文件的原始聯系，了解其形成過程中的整個變化過程，豐富來源原則。

三、新時期檔案管理的應對措施

1.做好電子文件的歸檔技術處理工作。制定新的文件歸檔管理辦法，納入電子文件的歸檔管理，對新時期產生的大量電子文件的接收、歸檔及儲存工作進行明確的規定，記錄電子文件產生到完成過程中的來龍去脈，將文件保存為只能讀取不能修改的文件，保證電子文件的原始性以及完整性，使其具有與紙質文檔一樣的社會效用。

2.選擇適合電子文檔的保存方法。電子文檔是存于載體之上的，與傳統的紙質文件相比，其不會應為后期的查找翻閱而形成磨損，理論上保存的時間應該更長久。但是因為大量的電子文檔均存儲于一個存儲設備當中，如果該載體發生故障或者受到外力損壞很容易破壞丟失里面的大量文件信息。因此，檔案管理部門在對電子文件的載體妥善保存的同時還要對電子文件進行定期的復制、打印，以免信息損失。

3.多面化發展檔案管理。電子文件的檔案管理應該引進先進的技術及理念。檔案管理部門要合理利用互聯網系統、計算機、打印機、掃描儀、光盤等先進的技術及設備將接收電子文件進行統一的集中管理，將不符合格式要求的發回給移交人進行重新編輯，將需要紙質備份的文件進行打印、掃描存檔，形成標準的檔案文件。各部門對需要歸檔的電子文件進行定期或不定期的整理、分類，將文件轉換為標準的格式通過網絡發送給檔案管理部門或者是存儲在移動存儲盤上移交，避免電子文檔的丟失、損壞以及非法查閱。建立健全的電子文件查閱系統，限制查閱人的查閱權限，確保電子文件的完整性及安全性。

4.加強對檔案管理工作人員的數字化管理水平。現在是信息化高速發展的時代，檔案管理人員要與時俱進，努力學習與檔案管理相關的應用技術，并將學到的知識運用到日常的管理工作中去。比如電子文件的加密、只讀設置、關鍵詞標引等實際操作技術是檔案管理人員必須要掌握的工作技能。面對日益發展的信息技術，檔案管理部門要積極的引進、更新以及消化，積極做好相關培訓學習工作，培養相關的技術性人才，提高檔案管理部門整體的數字化管理水平，來迎接新時期的信息技術革命。

四、結語

電子文件是新信息時代的產物，相對于紙質文件來講，其的產生、歸檔以及查閱都是檔案管理部門面臨的一次新的挑戰。檔案管理部門要根據自身情況完善檔案管理制度，對電子文件的管理進行統一的規劃安排，加強數字化技術的引進，提升整體的電子文件管理水平，為進一步做好檔案管理工作打下良好的基礎。

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