高等學校檔案管理辦法對高校檔案工作的影響研究

摘 要：《高等學校檔案管理辦法》是指導新時期高校檔案工作科學發展的法規性文件[1]，對于規范和提高高校相關檔案部門的檔案管理具有十分重要的意義。在此，本文先是分析了新的管理辦法與傳統管理的標準相比，有了哪些不同，其次，研究了這些不同對于高校檔案管理工作的影響，希望能為實際的工作提供一些幫助。

關鍵詞：高校檔案工作 高等學校檔案管理辦法 研究和影響

一、引言

檔案管理工作是高校日常工作的重要組成部分，不僅在校園中發揮了獨特的作用，同時在一定程度上影響著學校向前發展的速度，因此，學校的相關部門以及檔案管理人員需要正確認識到檔案管理的意義，積極轉變新的工作理念，采用新的規章制度，以此來更好的做好檔案管理工作。

二、《高等學校檔案管理》的突破

1.擴大了適用的范圍，將成人學校納入管理對象。現如今，隨著高等教育事業的蓬勃發展，不僅帶動了普通的高校發展，同時也帶動了成人高校、民辦高校以及高職高專等學校的發展，這些院校共同為我國的教育事業貢獻力量。然而，在傳統的高校檔案管理辦法中，往往只針對高等教育提出了一些標準和規定，并不涉及其他類型，很顯然，這種管理依據已經無法滿足當下時代發展的需求。因此，在新的管理辦法中，明確提出了“本法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”[2]，擴大的應用的范圍，為各種高等學校的檔案管理指明了方向，提供了思路。不僅如此，學校在實際工作中，還可以充分結合自身的特點，制定出更為適宜的檔案管理工作措施，從而使其更有效的提升學校管理水平、規范檔案工作，保障檔案管理工作能夠有條不紊的順利進行。

2.明確高校檔案管理體制以及學校領導機制。《高等學校檔案管理辦法》中強調了高校檔案管理工作的領導體系，規定了“國務院的教育行政部門主管全國高校的檔案管理工作；各省、市、自治區人們政府的教育行政部門主觀本城區域內的高校檔案工作，主要負責對高校檔案工作的指導、監督以及業務審查”，明確了高校檔案管理工作的領導體系與業務的指導聯系，完善了相關的管理制度，確保了體質層次清晰、分工明確、可操作性強，保障高校檔案工作能夠順利的開展。高校的檔案管理工作是一項服務性工作，要想落實好這項工作，就必然需要引起學校領導的重視。新的《管理辦法》明確提出了高校校長是檔案管理工作的第一負責人，在工作中承擔了主要的責任，加強了校領導對檔案工作的重視，并將檔案管理視作學校日常工作的重要環節，從根本上嚴格的規范了檔案管理工作。

3.完善了檔案管理制度與相關人員職責。新的《檔案管理辦法》重新劃分了更加適合于學校檔案管理工作的歸檔范圍，促使高校的檔案工作朝向更規范的方向發展，工作內容更為全面。除此之外，還建立健全了檔案工作的評估、考核與審查制度，強化了學校不同部門之間的立卷制度，明確了相關工作人員的崗位職責，使得檔案管理工作更具有規范性、系統性。

4.增加了學生檔案管理。高校的主體是學生和教師，但是在傳統的《檔案管理辦法》中，往往只強調了學校以及教師的檔案管理，忽視了學生的因素。然而，檔案對于學生而言，有著十分重要的作用，甚至影響了學生走出校門、邁向社會后的職業生涯與人生發展。對此，就需要學校以及檔案管理部門高度重視學生的個人檔案。在新的《檔案管理辦法》中，明確表明了學生在檔案管理中的地位，應將學生的入學登記、學籍檔案、黨團組織檔案、體檢表、獎懲記錄、畢業生登記表包括高中檔案都記錄在內，真實的反應出學生在校期間的具體表現，保障檔案的真實性與權威性。同時，還要將對學生有利的地方突顯出來，例如科研成果、論文發表等相關內容，幫助學生更好的找到工作，并滿足時代的發展對人才的要求。

5.加強檔案工作的信息化建設。隨著社會科技的快速發展，信息化技術已逐漸被應用到越來越多的領域，不僅改變了人們的生活、娛樂以及購物等方式，在檔案管理工作上，也起到了必不可少的作用。現如今，許多高校已設立相關的專項經費，保證檔案工作具有更現代化的技術設施，并加快了數字檔案館的建設，保障檔案管理的信息化建設。在新的《檔案管理辦法》上已經明確規定“要豐富檔案的保存形式，將有價值的檔案信息采用圖像、文字、視頻等不同形式的保存方式”，打破傳統的保存模式，突出電子信息技術在檔案管理工作中的地位，使其能夠更符合社會的要求。

6.提高檔案管理工作人員的各種福利待遇。從事高校檔案管理工作的相關人員，理應享受到與學校教學、管理以及科研人員的同等待遇，屬于正式聘用制，這樣一來，能夠有效的避免由于工作人員的福利待遇的欠缺，而造成的員工積極性不夠，進而影響了檔案管理工作的效率。因此，學校需要加強對檔案管理部門的重視，保障員工的合法權益不受損害，并按照法定的標準提供合理的補助，充分的體現以人為本的發展理念。

三、《高等學校檔案管理工作辦法》對高校檔案管理的影響

1.改變傳統的管理模式，適應了高等教育改革發展的需要。隨著社會經濟的快速發展，成人高等教育也逐漸迎來了新的局面，從而導致原有的檔案管理方式、內容、數量以及門類都遠遠不能滿足教育事業發展的需要。且伴隨著教育改革的發展，檔案管理工作的重點也逐漸由以往的搜集、整理和保管轉變為利用、開發和服務。高等學校的檔案是教育行業的重要信息資源，學校可以充分的發揮檔案的作用，提高對檔案的利用，提升服務的質量，使檔案更具權威性與代表性，進而在某種程度上規范了學生的行為。

2.加強檔案工作人員的培訓，提升了工作人員的專業素養。要想提高檔案管理工作的效率，就務必要加強對檔案工作人員的素質培養。首先，應當注重提升檔案管理人員的職業道德素養，使其能夠具有高度的責任心，并熱愛這項工作。除此之外，要注重定期對相關工作人員開展業務技能培訓，使其能夠掌握最新的管理理念、方法并且對相應的科學技術有一個良好的運用。同時，還需要員工在實際工作中不斷摸索、總結經驗，強化自身技能，進而提升專業的廣度與深度，為高校的檔案管理工作貢獻出自己的力量，

3.引入信息技術管理，改變了傳統的管理模式。隨著信息時代的快速發展，檔案的載體與形式、檔案信息的傳播途徑和傳播方式都發生了根本性的變化，且由于教育事業的不斷改革，使得各大高校檔案信息資源相較于以往來說，變得更為繁瑣、復雜、量大，對高校的檔案機構也提出了更高的要求，因此，就急需利用信息技術來管理檔案，實現檔案資源的信息化，管理模式的自動化，例如，在大一新生進行報道之后，便將學生的姓名、照片、性別等基本信息錄入資源信息庫，再將學生的學籍信息錄入至學校的官方網絡平臺，以便學生和教師隨時能夠進行檢索。同時，要注重將學生的重要信息采取紙質版與電子版的雙重備份，保證學生重要檔案的安全性。

四、結語

檔案對于學生的今后發展具有十分重要的作用，是衡量學生在校期間學科成績與各類表現的權威認證，對此，就需要學校以及檔案管理人員在實際工作中認真落實《高等學校檔案管理辦法》，并結合學校自身特點，制定出一套最為合適的管理措施。同時，教師需要引導學生正確樹立檔案意識，明確檔案的作用及用途，保障檔案管理工作的規范性，并且在實際工作中不斷總結經驗，提升檔案工作的效率，使其更能滿足社會的發展。

參考文獻：

[1]許月英.探析《高等學校檔案管理辦法》對成人高校檔案管理的影響[J].中國電力教育.2015：186.

[2]康云霞.王文慧.貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》促進檔案工作全面發展[J].陜西檔案.2014：28.

[3]許存芝.貫徹《高等學校檔案管理辦法》提升高校管理水平[J].云南檔案.2013：45.

作者簡介：李張春（1976.02—），西南大學教育學專業，工作于西華師范大學圖書館。