大數據時代城建檔案收集工作創新探析

陳昌芳

臨沂市城鄉規劃編制研究中心 山東臨沂 276000

在以往工作中，我國對城建檔案管理的關注較少，城建檔案管理工作開展情況并不理想。新時代，我國城市在發展過程中機遇與挑戰并存，部分城市逐漸認識到了城建檔案管理的重要性，并積極對城建檔案管理工作進行改進，在一定程度上提高了城建檔案管理水平。但是由于多方面因素的影響，城建檔案管理工作中仍舊存在一些值得注意的問題，城建檔案管理水平還有較大的提升空間。

1 城建檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識不足

我國關于檔案管理具有明確的規定，各級政府也在建設專業化的檔案部門，通過各項規章制度來協調解決檔案管理中所存在的問題。但是，由于在日常工作中，各個單位忽視了檔案管理工作的重要性，并沒有及時地將檔案進行整理歸類，在檔案管理工作中存在著嚴重的資料丟失以及收集工作滯后等多項問題。這就使得在城市建設檔案管理中，眾多檔案的歸檔管理采取人工的方法，忽視了信息技術的應用，導致了一些檔案重要資料的丟失。

1.2 部分建設和施工單位對城建檔案工作缺乏重視

城市建設工作中不重視城建檔案工作的現象普遍存在。部分建設單位沒有意識到城建檔案的重要性，而是把工作重點放到建設工程的勘察、設計、施工、監理上，從而忽視工程檔案的整理歸檔工作。因此在建設工程竣工驗收前的檔案聯合驗收之前，城建檔案管理部門應對建設工程檔案的整理歸檔工作進行嚴格監督、指導和驗收。

1.3 城建檔案館信息化建設落后

城市化的推進、信息技術的發展，城建檔案呈現巨量化和多樣化的特征，大量的數字信息，特別是地下管線資料、聲像檔案不斷豐富館藏，若不采用信息化手段，不僅會延誤竣工，更會降低城建檔案館的工作效率。總體而言，我國城建檔案館信息化水平還較低，主要原因在于：其一，經費有限，地區差異大。城建檔案工作經費主要來源于政府撥款，信息化建設經費有限，且東西部、城鄉之間存在經濟發展水平、人才差異等問題，信息化覆蓋面良莠不齊；其次，信息化技術還較為落后，多數檔案館還停留在利用計算機做文字處理、文件檢索，辦公自動化水平，MIS、GIS系統和數據庫系統擁有率皆較低[1]。

2 大數據時代城建檔案收集工作創新策略

2.1 加強對大數據技術的應用，深挖城建檔案價值

為了將城建檔案價值全面地開發、利用起來，還應當加強對大數據技術的應用，這一點相當關鍵。通過對大數據技術的應用，能夠對城建檔案進行更加全面和深入地分析，從看似分散、互不關聯的數據中挖掘出更有價值的關聯信息。菏澤市城建檔案館從2013年起便開始了對館藏工程檔案的數字化掃描工作，共計掃描入檔80萬頁，掃描數據庫存儲量近200G，并成為山東省首個實現資源庫異地備份的城建檔案館。此外，館藏四萬余卷的工程檔案也已經全部掃描完畢，這為大數據分析做好了前期的數據收集積累工作[2]。

2.2 加強信息化建設，改善檔案管理方式

針對信息化意識薄弱、城建檔案管理方式相對落后這一問題，城建檔案管理部門可以加強信息化的建設，改善城建檔案管理方式。城建檔案管理部門可以改變以往的管理方式，以信息化的形式向大眾提供城建檔案資源，使城建檔案的利用率大大提升。而以大數據方式也能夠促進城建檔案的信息錄入與城建檔案的后續瀏覽工作得以快速進行，這樣能夠保障城建檔案管理部門順利開展其工作，也能夠節省工作時間，提升工作效率[3]。例如，城建檔案管理部門可以創建城建檔案信息網站，建立內部局域網，并配備專門人員進行管理和維護。首先，可以在網站上征集大家對于城建檔案工作的意見和建議，隨后可以根據人們提出的意見和建議細化網站的各個板塊。同時，將一些紙質版的城建檔案資料轉化為電子版，將其收錄在網站中。利用城建檔案信息網站面向全社會提供檔案服務。在社會檔案服務方面，則應該利用關鍵字檢索的方式來幫助有需求的人員進行城建檔案檢索，從而提升檔案檢索速度，與此同時也應該保障檔案的真實性與有效性，而在后續維護方面，則需要相關人員進行確實性的維護，從而提升城建檔案管理的安全性，防止第三方人員通過篡改網絡數據的方式對城建檔案內容進行一定更改，影響城建檔案內容的真實性與有效性，并且與其他地區的城建檔案管理部門信息相互補充。

2.3 加強部門溝通

各個部門之間的有效溝通協調是做好城建檔案業務指導工作的關鍵，能夠防止信息孤島效應造成的工作失誤，保障檔案信息的安全，同時提升資源利用率。因此，要進一步明確建設工程檔案驗收制度的相關要求，完善建設工程登記著錄手續，保障工程檔案進館的及時性，對工程項目的基本信息進行及時了解，促進服務工作質量的提升。城市基本建設工作涉及的內容較為繁雜，各個部門的溝通往往會遇到阻力，所以需要做好管理單位、設計勘察單位、建設單位、施工單位、監理單位等的協調，使其了解檔案工作任務及目標要求，確保獲得真實而全面的信息。通過多種途徑對城市基本建設情況進行了解，包括網站、報刊和雜志等，進一步增強城建檔案業務指導工作的動態化，確保工作理念和方法能夠與時俱進。

3 結語

在新時期信息技術迅速發展的背景下，大數據計算技術得到了廣泛的應用，對于城建檔案收集工作也提出了較高的要求。大數據技術的數據量大、分析速度快，在城建檔案中應用大數據技術可以有效地解決檔案管理工作中存在的不足。因此，在新時期加大檔案管理意識，重視復合型人才的培養，構建完善的信息化系統可以有效地解決當前檔案管理工作中存在的不足。完善城建檔案數字化建設，建立完善的信息系統，結合大數據技術來實現信息的整合，為檔案的高效利用以及城市的快速發展奠定良好的基礎。