海外工程項目的電子文檔管理

魏紹波

摘 要 海外項目管理需要公司強大的“軟”實力來支持，而文檔系統是公司“軟”實力之一。在設計或改善文檔系統時，應綜合考慮海外項目的特點，強化突出若干重要的功能。

【關鍵詞】海外工程 文檔管理

1 概述

工程承包市場上競爭一向非常激烈。而在海外市場上，中國公司和國際大公司同臺競技，拼價格、拼質量、拼執行、拼服務，壓力重重。在這種殘酷的競爭中，成功需要若干種努力；而失敗，或許只需要一個理由。

中國公司在執行國內項目時，往往還意識不到自己的弱項和短板。計劃沒做好時就不計成本地趕工搞“會戰”，項目執行完了也找不到充分的過程文檔，變更索賠不行就在酒桌上解決，遇到困難就找高層打招呼繞道而過。而這些，在海外市場上則根本行不通。

海外市場相對比較公開、公平、透明。公司之間除了比拼硬實力之外（例如設備、資金、資質等），很多時候隱藏在后面的是“軟”實力的競爭。這里所謂“軟”實力，一般來說指的是公司的內部管理、文化氣候、凝聚力等。而本文所關注的“軟”實力，是企業執行海外項目時，其IT整體架構中文檔管理的這個局部。

2 海外項目的電子文檔管理需求

海外項目的業主和監理，執行的是西方式的思維：“說過，做過，還必須記錄下來；否則就是白說了，白做了”。對于沒有相應文檔支持的申訴和主張，基本上不可能得到支持。而且項目的任何執行步驟，都必須按照規定的計劃和程序執行，自己盲目趕工，其工作量可能得不到認可。不夸張的說，每一個實體工程的后面，都是另外一個外人看不到的“文檔工程”。

事實上，西方公司正是因為有完整強大的系統支持，其現場工程師個人能力就顯得沒那么重要。相反，中國公司的很多信息和決策都是由項目中幾個“能人”掌握和決定的，因此核心人員的離職就可能導致整個項目無法執行。而在西方公司，鮮見有因為個人的離開而對項目和組織產生重大影響的。

對于項目管理自身來說，一套高效的文檔管理系統，對于公司內部不同部門之間的溝通，也具有非常重大的意義。設想一下，如果通過系統，設計部門的設計方案剛剛完成，采購部門就立刻知道了需要哪些采購清單。而施工部門的現場反饋，又可以及時在設計和采購方案中體現。所有的部門通過一個公共的平臺溝通和交流，其效率不言而喻。而且事后自然而然地留下了一套完整的檔案，項目交付時輕輕松松，不用等到交工的時候再去被動地“補”文檔。

總之，對于海外工程項目，強有力的文檔管理系統是項目管理的必然手段。

3 對電子文檔管理系統的建議

筆者所在公司在海外執行項目多年，筆者本人曾經參與過公司的幾次文檔系統建設，并從中體會到了要想建造一個相對“完美”的文檔系統，在設計初期就應該考慮到若干重要功能。現逐一介紹如下，供參考。

3.1 可靠，安全，可擴展

3.1.1 可靠性

包括海量文件的存儲和處理、現場網絡的不穩定、國際線路的規劃等。

3.1.2 安全性

保證系統在遭受可能的各種攻擊時不輕易崩潰，服務不中斷。

3.1.3 可擴展性

項目文檔的累積，使用人數的增多，都要求系統具有足夠的可擴展性。

3.2 文檔存儲

三年河東，三年河西，項目的地點和人員都是不停流動的。而文檔則應集中存放。網絡許可的話建議主要存放于國內總部，否則也應存放于某個地區的區域中心。或者活動文檔存放于項目執行地的區域中心，而將歸檔文檔同步到國內總部。

系統的存儲系統應該具有按照文檔使用頻率分區存放的功能，即對于經常訪問的文件，應能存儲在SSD磁盤區域，以加快訪問速度和處理效率；而對于不經常訪問的文件，則存儲于普通硬盤或磁帶。

3.3 統一編碼

所有文檔須都須在公司范圍內統一編碼。編碼應綜合考慮多種因素，包括項目所在國、業主、項目類型、項目階段等。

3.4 授權和審計

以文檔為主體對象，按需要授權給項目不同部門和管理角色，定期審計對敏感文檔的訪問和修改。

3.5 檢索和查詢

工程文檔數量巨大，內容龐雜，因此優秀的搜索功能非常必要。全文檢索是必須具有的功能，具有一定智能的模糊查詢或者基于圖片的查詢，都肯定會給使用者帶來便利。

3.6 文檔生命周期管理

文檔在系統里的創建、編輯、審批、發布、修訂、反饋、存檔、交付、關閉等等，都需要一套內部的流程來統一管理。

3.7 文件關系

文檔之間不是孤立的，而是互相之間有關系的。例如某個文件是另外一個的支持說明。這些關系都要恰當定義并保存。

3.8 版本管理

對文檔的修改歷史，必須能追溯。所有歷史版本，主要版本和分支版本，都要存檔和能檢閱。

3.9 訂閱和推送

文檔系統里文件眾多，但是和某個具體的人相關的可能只是其中一個子集，因此文檔系統必須要有發布和推送功能，把特定文件夾的文件主動推送給已經訂閱該文檔的人。

3.10 現場網絡因素

施工現場的網絡往往帶寬有限（例如沙漠里的VSAT衛星上網），所以必要的壓縮和傳輸加速功能，是客戶端軟件必須考慮的問題。

同樣由于網絡帶寬限制，現場人員查看一個大文件時，后臺系統必須能支持在線瀏覽。在線瀏覽時不需將文件完整下載到本地后方可顯示，而是由系統后臺處理，只將局部的文檔片段呈現給遠端用戶即可。

有些項目現場所在地甚至完全沒有網絡，這就要求客戶端必須有一定的文檔緩存功能，并且在聯網后具有相應的同步功能。

3.11 加密

文檔在傳遞的過程中，包括在網絡上的傳輸中，都要考慮一定的加密措施和手段，防止文檔的丟失或泄密造成意外的損失。

3.12 郵件提醒

對于文檔更新、審批、發布等環節，文檔系統必須能用郵件提醒相關人員的注意。

3.13 臨時授權

有些和項目相關的人員，可能不是公司正式員工，如果創建正式的賬號和密碼會比較麻煩。如果能對外部用戶給予臨時授權，在指定的時間段，對指定的文件憑密碼訪問，則會非常方便項目和外部人員溝通交流。

3.14 交付

不同的業主對文檔的交付有不同的要求（格式、類型、內容等），文檔系統要能針對特定的項目業主做出調整，項目完工后就能自然形成整套的交付文檔。

3.15 移動終端和多語言

現在移動終端（手機、pad， 平板）等已經成為潮流，文檔系統不但能在電腦上使用，同時也應能夠在手持移動終端上使用，要兼容包括windows、IOS、安卓等多種操作系統，同時支持多語言界面。

4 總結

文檔管理系統是海外工程的有力輔助工具之一。在開始建立或改善文檔管理系統時，如果參考本文中提及的若干建議，無疑能幫助管理者、規劃工程師、開發設計人員等做出更好的決策。

作者單位

中石化國際工程公司 北京市 100020