淺談民生檔案管理工作

賴海斌

摘 要 近年來，民生問題成為各級政府高度重視，著力解決的首要問題。在新的形勢和條件下，檔案部門如何主動融入民生領域，檔案工作如何自覺服務民生，已經成為一個亟須探討的新課題。本文現從民生檔案的必要性和重要性，簡單地提出一些個人見解。

關鍵詞 檔案工作 民生 檔案部門 主動服務 規范 保存

一、民政檔案的特征

民生檔案作為檔案的重要組成部分，既具有檔案的確定性、清晰性、原始記錄性、社會性、基礎性以及憑證性等一般性特征，亦具有其自身特有的一些特征：大眾性、直接性、實用性，民生檔案與普通老百姓切身利益緊密相關，涉及社會各個階層的廣大人民群眾，民生檔案的主要利用對象是老百姓，它直接關系到了廣大人民群眾的日常生活。

正是由于民生檔案的這些特殊性質才決定了它的重要性和實用性，民生檔案工作是關注民生、保障民生、改善民生的環節之一，是推動新時期檔案工作發展的新理念和新目標。

二、民生檔案的建立和保存的重要性

（一）民生檔案在政府便民服務中的作用

服務民生已成為檔案工作的重要職能，創建民生檔案，檔案部門應該從被動等候向主動服務轉變。民生檔案記載的信息都是涉及群眾切身利益的具體問題，通過這些看似簡單卻很實用的民生檔案，政府能夠全面、及時、準確地掌握民情，并以此為依據服務民生。這無疑是在政府和群眾之間構建了一個通暢的訴求渠道，使群眾的合理訴求能及時地反映到政府工作中來，使“決策有依據，發展有方向”。

（二）民生檔案是群眾的“護身符”和“定心丸”

民生檔案管理的規范和保存完整直接關系到老百姓的切身利益，所以現階段及今后的檔案工作中應進一步重視民生檔案的收集及歸檔。作為檔案部門的一名工作人員，在近幾年的工作中，我深刻體會到民生檔案對老百姓的重要性，并且近年來來館查詢民生檔案的一些人和事都給我留下了深刻的印象。

20世紀50年代，大批的城市居民回鄉務農、知識青年上山下鄉，廣闊的農村成為火熱的天地。轟轟烈烈的年代過后，下鄉居民如果沒有工作的可以憑檔案購買養老保險并享受退休待遇，知識青年下鄉期間計算工齡。但是由于年代久遠，區域（機構）變更等各種歷史原因，造成部分檔案丟失，信息不全，甚至有些檔案資料完全找不到了。誰也未曾想到，一本不起眼的下鄉知青花名冊能牽扯如此大的利益。比如工齡計算，多一年工齡就意味著工資多幾百甚至上千元，而檔案丟失則意味著工齡無法有效核實。一些老人因為查不到檔案而感到無助、焦慮，一些老知青因為能夠準確查閱自己檔案而感到欣喜，這都是檔案在告訴人們，檔案是多么的重要，它的重要性甚至是無可替代。

三、強化民生檔案收集和優化工作

（一）應注重有效地收集民生檔案

隨著社會的發展，檔案工作越來越法制化及規范化，各級檔案館作為保存黨委、政府重要檔案的基礎，應在加強民生檔案資源方面發揮主渠道作用，不斷拓展檔案資源新領域，改變過去重為機關團體服務輕為群眾服務的傳統工作方式，積極調整檔案收集范圍，把涉及民生的檔案列入重點監督和接收進館范圍，適當加大民生檔案的接收力度。

檔案館藏要實現多元化，并要面向民生，根據我國各個檔案館的館藏檔案現狀，這期間的差距還是很大的。因此，我們在這一方面要具體做的應當包括：把涉及群眾就業，社保，醫療衛生，城建，征地補償，住房等各個領域的專門檔案以及與民生息息相關的，與群眾關系密切的政府政策性公開的文件，都應盡量收集齊全。

（二）對民生檔案工作的建議

此外，建立多元化館藏體系，就必須加強民生領域內的檔案工作信息化建設，建立民生檔案管理網絡和民生檔案資源庫，實現民生檔案的集中化管理和優化；將密切關系民生，群眾利用率較高的檔案優先進行整理、編目、數字化，盡快建立起婚姻檔案，公證檔案，知青檔案等專門的數據庫，為民生檔案的提供利用夯實基礎，創造條件。進一步重視民生檔案還要關注民生檔案資源的優化整合。民生檔案資源的優化整合應當包括有兩個方面：民生檔案信息資源的整合與民生檔案實體資源的整合。在這一點上主要強調的依然是充分利用現代化信息技術手段，建立專門的數據庫，為人民群眾搭建一個查閱民生檔案的數據網絡信息共享平臺，以實現民生檔案信息資源的共享。

這種信息資源的整合，可以有效地解決檔案人力資源不足，質量不高等問題，同時還能夠很好地達到服務群眾的目的。另外，必須突出民生檔案實體在整個檔案體系中的地位，檔案館可以根據人民群眾利用檔案的具體需求，及時調整收集、接收的范圍，把重要民生檔案提前接收進館，以不斷豐富館藏，增加民生檔案的種類與內容，更好地為人民群眾提供查閱利用服務。以我們檔案館為例，通過對群眾經常查閱的檔案進行分析統計，我們將群眾經常會查閱的婚姻檔案進行提前接收進館，統一保管，方便群眾查閱。

（三）加強民生檔案的宣傳力度

隨著“以民為本”理念的在社會各方面的深入，服務民生已成為檔案工作中的重中之重，這也賦予了傳統的檔案利用以更新的社會內涵。強化、提高民生檔案的服務實效，是當前的一個必然要求。民生檔案部門在這一形勢下，應堅持“服務、發展、創新”理念，強化責任意識和主體意識，建議可以從五個方面做好民生檔案工作。

第一，加大民生檔案宣傳力度，積極利用新聞媒體和網絡公布民生檔案信息，為宣傳檔案工作營造良好的內外氛圍。

第二，民生檔案部門可采用各種生動，群眾喜聞樂見的方式主辦一些民生檔案專題展覽，增進廣大人民群眾對民生檔案的了解和認識。

第三，針對百姓的查檔需求，向社會做出服務承諾，努力拓展創新服務形式，不斷改善服務條件，提高服務質量。

第四，借助檔案館查閱窗口、現行文件服務窗口、愛國主義基地教育窗口、網站窗口和檔案史料編研出版工作以及檔案雜志，全方位的搭建民生檔案服務民生之平臺，以提高民生檔案的利用率。

第五，加強民生檔案的信息化建設，擴大民生檔案的空間服務范圍。由于民生檔案尚處于初期階段，探索新的服務手段和方法的工作會不斷繼續下去，其實效也會得到進一步的提高。

四、結語

隨著檔案工作的細化，民生檔案領域的拓展，相當一些涉民生檔案管理部門，如民政、勞動、社保、衛生、教育等相關管理業務的標準和政策，還需不斷的探索與完善。民生檔案以及民生檔案工作在黨的十七大以來，日益受到各界人士的關注。涉及民生檔案的各項工作在檔案部門得到積極地開展，對民生檔案的深入研究和探討源源不息。隨著這種研究、實踐的加深，民生檔案領域在這一過程之中將會得到不斷的拓展，民生檔案工作管理利用機制也將得到不斷的創新，同時也將使檔案館工作更加突出為民、親民、便民、惠民的主題，從而真正實現檔案為民用的目的。

（作者單位為惠州市公共資源交易中心博羅分中心）

參考文獻

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