文書檔案的現代化管理策略探討

摘 要 文書檔案涉及內容多而繁雜，需要對各種資料進行周期性、細節瑣碎的收集整理和加工利用。企業、事業單位應該高度重視文書檔案管理工作，在信息化水平較高的今天，結合信息化技術，不斷提高其利用效率且加大文書檔案現代化管理力度，使得文書檔案管理更加科學、規范。文中探討了文書檔案在現代化管理中的意義、現狀及策略以此不斷完善文書檔案管理工作。

關鍵詞 文書檔案管理 現代化 管理策略

一、引言

計算機技術日益更新，文書管理自然也需要跟上時代步伐，運用信息化的管理手段和管理設備，促進文書檔案的信息化、現代化，在更好滿足檔案利用的同時，也促進本單位文書檔案信息化的發展。深入學習文書檔案現代化管理，對提升企業管理水平有很大的幫助。

二、文書檔案在現代化管理中的意義

文書檔案是指，在其產生、內容和形式上有一定共性的檔案，[1]如機關、事業單位在行政管理中產生的請示、通知、報告、總結、會議記錄等文件材料。使用文書檔案來命名是因為對研究管理這類檔案的工作規律有積極的幫助。文書檔案管理得是否規范，是企業管理制度能否履行的關鍵，對企業單位的形象及發展具有重要影響。文書檔案在現代化管理中是非常重要的，管理的科學性決定著文書檔案的科學性和系統性，是文書檔案標準化、規范化的具體表現。在現代化程度高速發展的今天，文書檔案管理可以通過合理運用信息技術，構建合理體系，提升文件管理的效率，確保文書檔案管理的高效運行。

三、文書檔案管理中存在的現狀

（一）文書檔案管理理念比較陳舊

文書檔案管理是一項具有全局性、長期性的工作，對企業、事業單位的未來發展具有一定影響，在信息化程度較高的現代社會，能夠運用科學的管理理念歸整檔案，從而達到方便、快捷的利用目的是非常重要的。但是目前文書檔案管理因各方面的原因，使得管理理念不夠新穎，跟不上信息化的節奏，所以當前文書檔案管理水平整體而言較低。在這樣的情況下，企業、事業單位應該根據市場需求，結合數據庫、智能化系統等有針對性的方式對文書檔案進行管理。可是也不得不面臨最現實的問題，就是當前許多單位在發展過程中規劃不足，對目前的經濟形勢的認識還不夠深刻，檔案管理的重視程度更是無暇顧及，所以依舊采用最簡單傳統的管理方式，這在一定程度上制約了檔案工作的開展。

（二）文書檔案管理制度不夠完善

當前很多單位在對文書管理方面存在隨意化的問題，相關監督制度也缺乏執行力，對檔案是平時不注重管理，檢查就一把抓瞎。但不得不說國內目前對文書檔案管理還是非常缺乏相應的管理手段，管理方式甚至停滯在陳舊模式上，因此制約了檔案工作的順利開展。

（三）管理人員的綜合能力水平有限

目前，很多單位在文書檔案管理方面的人員具有非專業性、隨意性、缺乏積極性的現狀。一方面是因為缺乏檔案專業管理知識和管理手段，另一方面是單位投入在檔案管理的資金較少，這些管理人員大都是單位員工中文化水平不高的家屬親戚，對專業化、信息化的管理沒有概念，對檔案管理停留在照本宣科、隨意而為的狀態。由于管理隨意、混亂，使很多問題得不到及時高效的解決，從而影響了企業檔案工作的開展。

四、文書檔案現代化管理策略

（一）加強對文書檔案現代化管理的認識

21世紀以來，市場經濟穩步前進，企業、事業單位越來越重視未來的規劃和發展，其中文書檔案管理的作用也變得更加重要，檔案工作中產生的包括決定、批復、通知、會議記錄、計劃和總結等越來越多，檔案管理已然成為企業、事業單位管理公司的一個重要渠道。[2]單位應該在重視文書檔案管理的基礎上，加強管理人員對文書檔案運用現代化信息技術策略管理的認識，根據單位需要明確檔案分類并使其歸檔整理體系化，再細劃各項工作細節，各司其職，進一步完善檔案管理體系，做到定期甄別鑒定、到期銷毀。

（二）不斷完善和健全文書檔案管理體系

文書檔案管理能夠有條不紊地推進，最重要的一點就是文書檔案管理一定要成體系，這也是企業單位各項工作快速高效運轉的關鍵。即“建立完善的管理體系——建立長效的管理機制——建立穩定的管理隊伍”。首先，建立完善的管理體系包括建立自上而下的領導管理體系、建立明確的橫向管理體系。[3]前者主要是確保文書檔案管理中各項工作有序開展，使得管理處于一種動態平衡；后者是對員工的各項管理機制，只有使得領導部門和員工之間有更多的合作和溝通，才能使各項工作責任到人、落到實處。其次，建立長效的管理機制是指建立穩定長效的管理運行機制，從管理的角度對文書檔案進行具體的、細節的規范。如施工企業單位，因其工作性質的特殊性，分管文書檔案管理的領導和人員常處于動態管理模式，經常隨著施工進度調整工作崗位，也就是說文書檔案工作無專人負責管理，常常是前一任調走，未進行有效的工作交接，下一任對此項業務不熟悉，工作無從下手，往往按照個人意愿進行文件整理，導致文件無序堆放，檔案利用工作無法開展。解決這類問題最有效的方式就是建立長效的管理機制，從領導抓起，層層負責，使文件由專人負責，專人保管，專人利用，人員更替時做好檔案移交手序。移交時要同步做好電子文件的移交歸檔，以便工作查考利用，提高檔案管理效率。第三，建立穩定的管理隊伍，就是要配備專、兼職檔案管理人員，使他們的工作崗位相對穩定，業務相對簡單，使他們能夠潛心的對文書檔案進行專項管理，避免工作任務繁雜導致工作遺漏或失誤，從而確保文件的安全和科學有效利用。

（三）加強檔案基礎建設，穩步推進現代化管理

檔案現代化管理的水平高低很大程度上決定了企業發展的效益和前景。文書檔案現代化管理水平如何，是體現企業發展的風向標。所以要提高企業效益，務必要加大對檔案現代化管理的投入。建立健全檔案基礎設施的購置與配備，檔案館庫的建設，信息化基礎設施的投入，檔案信息管理軟件的到位，文件流程與檔案系統軟件的無縫對接，具有信息化管理水平的人員配備等，這些都是文書檔案現代化得以開展的基本條件。其次，還要選拔具備一定的學習能力、表達能力、執行能力，具有既懂檔案業務，又懂計算機基本技能的檔案人員充實到檔案隊伍，對他們進行檔案基礎業務和信息化管理的培訓，使他們把所學知識運用到實際工作中來，并能通過學習掌握各項管理手段，從而確保文書檔案管理工作有條不紊地展開。與此同時，還要對他們進行信息化業務培訓，使他們熟悉并掌握檔案管理軟件的操作和使用，運用計算機知識對文書檔案進行管理，確保檔案管理工作能夠在信息化的基礎上得到更好的提升，強化檔案信息化管理水平，實現文書檔案一體化，從而更加方便快捷的為企業經濟發展做好利用服務。

五、結語

計算機技術和網絡技術不斷發展，運用信息化手段對文書檔案進行管理已經是社會發展的當務之急。想要真正提升文書檔案管理的水平，把信息化技術運用在其中，一方面需要加強基礎設施建設，另一方面要構建具有建設力和執行力的文書檔案管理隊伍，能落實管理制度，充分運用現代化手段和設備，使文書檔案現代化管理水平得到真正的提升。

（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）

[作者簡介：苗江（1971—），本科，檔案館員，主要從事文書檔案管理。]

參考文獻

[1] 韓宏.淺析文書檔案的現代化管理[J].機電兵船檔案，2010（4）：46-47.

[2] 何愛青.文書檔案的現代化管理[J].辦公室業務，2015（11）：69.

[3] 周家靈.文書檔案的現代化管理策略[J].大科技，2016（14）：7.