工程檔案管理對建設工程質量的影響

文/姚潔

工程檔案管理
對建設工程質量的影響

文/姚潔

在建設工程中，許多工程具有一定的隱蔽性，工程質量的評判主要依靠工程的觀感質量及對貫穿整個施工過程的工程檔案質量的評估。建設單位對工程檔案管理工作非常重視，將工程檔案的完整、準確作為工程質量驗收的必備條件，明確指出：工程檔案對工程質量驗收具有否決權。可見工程檔案管理對工程建設質量的影響是巨大的。因此，要對工程檔案進行嚴格有效管理，通過工程檔案來控制工程的每一個細節，才能有效提高工程建設質量

隨著社會經濟的發展，我國基礎建設工程投入越來越大，工程建設效率越來越快，如何在高速施工的情況下保證施工質量就顯得尤為重要。作為與工程同步進行的工程檔案因具有原始性、及時性、準確性,客觀真實的反應了施工的全過程，對工程質量具有否決權，是對工程進行驗收、支付工程款的重要依據。目前建筑工程市場競爭非常激烈，要想勝出，常常被施工企業忽視的工程檔案起著關鍵作用。本文對工程檔案管理在建設工程中的價值進行了分析，并且研究了加強工程檔案管理的措施，希望對建設工程質量的提升有所幫助。

一、工程檔案在建設工程中的地位和作用

1.工程檔案是建設工程的必要工作

工程檔案作為建設工程的重要組成部分，它記錄了建設工程從立項到施工到驗收到交付使用的全過程。并且它以文字、圖標、聲像等多種形式詳盡的記錄施工中的每一個工序的施工情況，包括記錄工序所用的工藝、材料及施工所用時間等細節。可以說對工程檔案的控制實際上就是對施工過程的控制。因此，在建設工程中工程檔案被稱作是內業，在建設工程施工過程中占有舉足輕重的地位。

2.工程檔案代表了工程建設質量的好壞

現如今對工程項目的質量評價摒棄了傳統的依靠現場檢查和工作人員的個人經驗這種方法。根據《建筑工程施工質量驗收規范》中要求：工程質量驗收合格必須滿足工程檔案驗收合格及工程觀感質量驗收合格。由精確的數據與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應了工程施工質量的高低，對評定工程的質量等級更具有科學性和說服力，從而取代了傳統的方式。

3.工程檔案管理是保證建設工程質量的重要手段

工程檔案反應的是建筑工程施工的管理水平，而建設工程施工的管理水平最直接的體現就是建設工程質量的好壞，也就是說工程檔案管理是確保建設工程質量的重要手段。工程檔案管理，能夠時刻提醒要按照標準進行工程建設，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時還可以作為一種監控手段對在建工程實行實時控制，保證建設工程質量。

4.工程檔案是建設工程質量控制的關鍵環節

工程檔案管理是工程項目施工質量的重要保障，在建設工程項目施工過程中，作為關鍵部分的工程檔案管理則成為質量控制的關鍵環節。工程檔案是一個文件資料體系，工程檔案管理則是一個動態過程，最終目的是實現檔案的完整化、標準化、系統化、真實化。工程檔案對建設項目質量的監控主要表現在對現場的施工組織和原材料質量的控制。也就是通常所說的“人、材料、機械、方法、環境”五大因素。工程檔案管理通過對這些因素的控制，保證了建設工程質量，成為工程項目質量控制的關鍵環節。

二、如何做好建設工程中的檔案管理

1.積極開展檔案知識培訓

工程檔案管理涉及到安全、質量、技術、規范等與施工有關的全方面的知識。檔案管理水平不再取決于檔案管理人員業務素質的高低，還要依靠于企業全員的素質。對企業檔案管理人員進行培訓，使其成為掌握現代科技知識和現代管理知識的復合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學到的知識結合企業的實際情況制定出適合企業的檔案管理方法對企業全員進行培訓，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標準化、常態化，才是提高企業檔案管理水平的重要手段。

2.嚴格推行持證上崗制度

應嚴格推行持證上崗制度，通過學習及檢驗，對符合要求的人員頒發證書，并給與一定的獎勵，從而激發對檔案管理的積極性、主動性。

3.完善辦法制度

辦法制度是企業管理的一種機制，是加強企業管理的重要手段，對于加強工程檔案管理也起著同樣的作用。通過制定相關的辦法制度，明確規定檔案管理的組織機構、檔案管理工作人員及相關人員的職責、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時間歸檔、歸檔的質量以及相應的獎懲等。

4.強化對檔案的宣傳和利用

檔案人員中一直有這樣一句話：檔案用起來是寶，不用則是一堆廢品。因此要想讓檔案充分發揮價值，檔案的宣傳和利用是必不可少的。一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動，如開設檔案相關課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優點，以直觀的方式使企業領導認識到利用工程檔案能夠解決很多問題。二是建立閱覽室，簡化查閱手續，提供優質便捷的檔案查詢服務。三是充分利用現代化手段，建立方便快捷的數字檔案，通過檔案信息化達到資源共享。

5.實現工程施工與檔案管理的同步進行

在工程項目建設過程中，工程施工與檔案管理的應同步進行。檔案管理人員不應該只坐在辦公室內等資料，而是要參與到項目建設的過程中，了解并掌握施工的進展情況，才能對收集到的工程檔案進行質量鑒定，從而保證檔案資料的準確性和可靠性。

6.檔案管理科學化增強

隨著科技的發展，工程建設過程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據現場的檢測結果，利用計算機編制而成，提高了數據、圖表的準確度及清晰度。通過掃描技術，形成數字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯網實現檔案資源共享，提高檔案利用率，加強了對紙質檔案的保護。更有利于工程檔案對工程質量的監管作用。

7.加強現場指導

企業檔案的領導部門要加強對現場的檢查指導工作。企業檔案領導部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個企業檔案管理工作的核心機構。通過不定期的到建筑施工現場對檔案管理人員進行檢查指導，及時發現問題，解決問題，有助于提高現場的檔案管理水平。同時根據現場的實際情況及時修訂完善企業的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業檔案管理的整體水平，一舉兩得。

隨著越來越多的建筑工程開始建設，對工程的質量、進度等方面的要求也越來越嚴格。工程檔案的質量與工程的好壞息息相關。一旦出現質量問題，工程檔案就是最好的答案。因此，在實際的施工過程當中，應確保高品質的工程檔案管理，才能保證良好的工程項目施工質量。

（作者單位：城市軌道交通工程有限公司）