基層水利單位檔案工作面臨的問題及對策

文/趙師校

基層水利單位檔案工作面臨的問題及對策

文/趙師校

基層水利單位是水利改革發展的基礎單元，積累了許多原始檔案資料，這是水利檔案的一筆巨大財富。要充分認識水利檔案工作的重要性，加強水利檔案的建設與管理，為水利檔案事業發展創造一個良好的內部環境

近幾年來，基層水利單位檔案管理工作在水利檔案規范化管理綜合評估的帶動下，達到了上級檔案管理標準，形成了良好的局面，基本達到了檔案室管理工作制度化、規范化的要求。但仍存在一些問題。現根據本人參與檔案規范化管理綜合評估工作和日常檔案檢查情況，淺談水利基層單位檔案工作存在的問題及對策。

一、基層水利單位檔案工作面臨的問題

1.對檔案工作重視程度不夠，各單位檔案發展不平衡

這幾年，基層水利單位檔案工作取得很大進展，形成了全宗介紹、組織沿革、大事記等很多編研資料。但就整個水利檔案行業來說，檔案工作還遠遠沒有得到應有的重視，造成了檔案工作缺乏連續性、制度落實不到位、管理不夠規范等現狀。主要原因就是基層水利單位對檔案工作的重要性認識不足，檔案安全意識薄弱。水利系統內部偏重于防汛防旱、工程建設、資源管理等業務工作，對檔案管理工作推進力度不強，對于檔案信息化建設重視程度不夠，認為防汛抗旱應用系統、水資源調度管理系統、視頻會議會商系統才是單位信息化的主業。

2.檔案室硬件設備不全，檔案建設相對滯后

基層單位由于財力不足，普遍存在著檔案室硬件設備不全，檔案建設相對滯后的現象。一方面，檔案保管條件不佳。少數基層單位在水利檔案規范化管理綜合評估前沒有專門的檔案室。在水利檔案規范化管理綜合評估后，建立了檔案室。由于辦公用房緊張等原因，部分基層單位把舊倉庫臨時改造成檔案室。檔案室狹窄、潮濕，沒有配齊相應的防火、防光、防塵等防護設備，“八防”措施落實不到位。更談不上配齊掃描儀、刻錄機、防磁柜等現代化檔案設備。部分基層單位檔案柜數量少，根本不能滿足日益增加的檔案數量的存放需求。

3.檔案人員結構不合理，業務素質還相對薄弱

傳統觀念認為，檔案工作是“婆婆媽媽”干的工作。在基層水利單位這種傳統觀念也普遍存在。在這種觀念的帶動下，單位往往優先配置年齡較大的水利工作者擔任檔案管理員，這就造成水利基層水利單位檔案工作者年齡結構不合理，年齡偏大。由于基層水利單位崗位限制，部分單位甚至沒有配備專職檔案管理員，讓從事公文流轉、宣傳、文秘、人事勞動信息統計、安全等辦公室文秘及綜合業務工作的人員兼職檔案管理工作。這樣一來，檔案工作者往往無暇顧及檔案管理工作，直接導致其檔案收集不完整、歸檔不及時、編研不到位。檔案工作者專業化程度不高也給基層水利單位檔案工作帶來了難度，大部分基層水利單位檔案工作都是半路出家。對檔案專業知識掌握不足，后期又缺乏專業系統的檔案管理培訓。

4.檔案管理技術及信息化程度亟需加強

在大數據背景下，檔案信息化勢在必行。首先，水利檔案信息化建設力度整體進程較慢。在開發一些專業應用軟件，如防汛防旱指揮系統、水質監測系統、水資源管理系統、電子政務信息系統等時，并沒有同步建設綜合檔案管理系統。到了基層水利單位，信息化程度進一步弱化。其次，檔案信息資源建設落后。檔案室注重紙質檔案的收集和整理，對電子檔案、聲像檔案收集力度不足。一年一度的文件歸檔基本規范，但圖片歸檔照片數量不達標，像素質量不高。再次，隨著基層水利單位辦公自動化的推廣和應用，電子文檔實現網上傳播。內外網在一臺電腦辦公，在傳輸過程中存在檔案的缺失、檔案信息的泄漏的風險。

二、基層水利單位檔案工作的對策及建議

1.改變觀念，提高對水利檔案重要性的認識

在過去的水利改革發展進程中，國家對農田水利建設、河湖治理投入了大量的人力、物力、財力，取得了豐碩的成果。基層水利單位是水利改革發展的基礎單元，積累了許多原始檔案資料，這是水利檔案的一筆巨大財富。要充分認識水利檔案工作的重要性，加強水利檔案的建設與管理，為水利檔案事業發展創造一個良好的內部環境。基層水利檔案工作者應正視自身工作，提高水利檔案工作的榮譽感和責任感，經常向分管領導請示和匯報，以實際行動獲得單位領導的支持。緊緊圍繞水利中心工作，及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息資源，不斷提高檔案管理工作的影響力。

2.加大投入力度，不斷完善檔案基礎設施

按照《關于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》（以下簡稱《實施意見》的要求，將檔案業務工作日常經費列入年度預算，并結合水利業務工作需求，科學合理核定檔案工作經費。要分清重點，理清主次，將本收集與征集的重點放在單位治水興水的歷史發展過程。檔案室建設方面，購買多組密集架，配備充足的檔案柜，并保證滅火器、除濕機等必要的安全設備。有條件的單位，開辟專區或用單獨的辦公室，用珍貴照片、珍貴檔案、榮譽成就等檔案資料建成水利檔案資料陳列區，直觀展示單位水利改革與發展歷史，展示歷水利人奮斗、拼搏、頑強的精神風貌。

3.加強基礎工作，強化檔案規范化管理

一要加強檔案專項驗收工作，嚴格執行水利部驗收規程規范和有關制度要求。二要加大檔案收集管理力度。突出重點，切實加強基層水利單位涉及水利建設項目、水利改革與發展重點工作、河湖生態重點保護項目的檔案工作，與建設同步進行。三是要準確把握水利檔案管理的時效性。完成現行文件階段任務的，才能予以歸檔，沒有完成的則不能歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂。四是切實維護水利檔案的完整性。歸檔工作中要善于把握重點，分清主次，在反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈的檔案歸在一起，保持同一問題的完整性。

4.充實檔案人才隊伍，提升專業素養

加強水利工程檔案管理人員的業務培訓，提高其水利檔案管理水平，努力打造一支政治過硬、業務精湛的優秀的水利檔案工作隊伍，為基層單位水利檔案實現標準化、規范化的管理提供人員保障。一是繼續調整檔案管理人結構。在注重選拔政治素質好、責任心強、熱愛水利檔案專職管理人員的同時，培養發展兼職檔案管理人員。在業務上提供便利，保證兼職檔案管理人員的工作時間。二是全面提高檔案管理人員的專業素質。關心水利檔案工作者的成長，開展繼續教育和在職培訓，利用“走出去、請進來”等多元化培訓方式，加強水利檔案信息化培訓力度，提高信息化專業素養。

5.推進檔案信息化，筑牢安全保密意識

立足現有設備，強化檔案信息化建設工作。水利基層單位大部分檔案并未實行全面電子化，還有大量紙質檔案進行數字化處理，對于過去還未形成電子文檔的重要文件檔案，應該組織檔案人員分階段、分年度進行轉換后，對著錄標引、索引工具進行修改完善。充分利用水利系統內部辦公自動化，對文件材料實行電子存檔，檔案利用更加高效化。要提升檔案安全保障水平，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，確保檔案安全；落實應急管理措施，制定應急預案，建立檔案安全應急處置協調機制。采取有效措施，保障電子文件、電子檔案的安全及長期保存和有效利用，確保檔案安全。

總之，只有不斷強化水利檔案工作各項基礎工作，加大投入，培養人才，規范管理，推進信息化建設，水利基層單位檔案綜合管理工作才能上水平，才能更好地為水利事業的可持續發展服務。

（作者單位：黃河水利委員會陜西河務局）