現行財務軟件為何還要設計手工銀行對賬功能

羅蘭

摘要：銀行對賬是出納人員的一項重要工作。會計信息化以后，各種財務軟件雖然能夠進行自動銀行對賬，但還都提供了手工銀行對賬功能。之所以如此，是因為自動銀行對賬只能勾對電子賬套中“銀行日記賬”與“銀行對賬單”兩個數據庫文件之間“一對一”的已達賬項記錄，對于“一對多”、“多對多”和“不對應”這些特殊情況下的已達賬項而無法識別，這就需要出納人員通過人工判別來勾對。

關鍵詞：財務軟件 銀行對賬 自動銀行對賬 手工銀行對賬

我們知道，出納人員只有通過銀行對賬和編制銀行存款余額調節表，才能確切地了解和掌握單位能夠實際動用的銀行存款數額。現行各種財務軟件具有的銀行對賬功能，不僅能夠自動進行銀行對賬，而且還能自動編制銀行存款余額調節表，從而就大大地減輕了出納人員銀行對賬的工作量。隨著會計信息化進程的加快，越來越多的單位都紛紛實行了現金零庫存，幾乎把所有的貨幣資金結算業務都通過開戶銀行進行辦理，這樣以來，單位銀行結算業務的內容與以前相比更為繁多復雜，其中有些特殊情況下的已達賬項財務軟件就無法自動識別和勾對，因此，銀行對賬過程中就不得不需要人工來參與操作。

一、在電子賬套中，銀行對賬所需要的兩個數據庫文件

會計信息化后，電子賬套已經徹底取代了紙質賬薄，從而也就不用手工登記銀行日記賬了，那么，出納人員怎樣與開戶銀行進行對賬呢？為此，現行財務軟件在建立單位電子賬套時就自動生成了出納銀行對賬所需要的“銀行日記賬”和“銀行對賬單”兩個數據庫文件。其中，“銀行日記賬”數據庫文件用來存放系統憑證記賬后自動傳遞到此的各筆銀行收付款業務；“銀行對賬單”數據庫文件用于存儲自動引入開戶銀行提供的銀行對賬單中的各筆收付款業務。圖示如下：

二、上述兩個數據庫文件中銀行業務記錄的對應關系

銀行對賬的依據一般包括金額、方向、結算方式和結算票號等，其中金額和方向是最基本的條件，其他條件用戶根據需要可自行選擇。“銀行日記賬”和“銀行對賬單”兩個數據庫文件存儲的銀行業務，按照選擇的對賬條件來判別，其對應關系通常有以下四種類型：

一對一：即條件相同的銀行業務在兩個數據庫文件中各只有一筆，這是最常見的一種對應關系。一對多：即條件相同的銀行業務在一個數據庫文件中有一筆，而在另一個數據庫文件中卻有好幾筆。多對多：即條件相同的銀行業務在兩個數據庫文件中各有好幾筆。上述兩個數據庫文件中為什么會存在多筆條件相同的銀行業務呢？這是因為不同單位或個人在辦理銀行結算時，巧合的都采用相同條件來結算。不對應：即一個數據庫文件中的某筆銀行存款業務在另一個數據庫文件中不存在。

三、現行財務軟件還必須提供手工銀行對賬功能

按照財務軟件的預設，上述兩個數據庫文件中的銀行業務記錄在沒有參與銀行對賬過程之前，都先被默認為未達賬項。用戶在應用財務軟件進行銀行對賬時，一般先使用系統特供的自動銀行對賬功能，而這一功能，只能將上述兩個數據庫文件中存在的“一對一”（如下圖中的100 000.00）銀行業務類型自動勾對標識（如o）為已達賬項，沒有被勾對的其它三種類型銀行業務就成了未達賬項。此時，產生的未達賬項中可能會包含一些實質上是已達賬項的銀行業務，這些銀行業務被稱為虛假未達賬項。

那么，如何將這些虛假的未達賬項勾對成已達賬項？就只能靠出納人員來人工識別進行勾對。為此，現行財務軟件在開發設計時，就在自動銀行對賬功能的基礎上，還為用戶提供了手工銀行對賬功能。利用這一功能，出納人員就可以將“一對多”（如下圖中的20 000.00）、“多對多”（如下圖中的80 000.00）和“不對應”（如下圖中的9 000.00+ 8 500.00=17 500.00）三種類型中隱藏的已達賬項予以勾對（如Y）。如下圖所示：

不僅如此，手工銀行對賬功能還將自動勾對的虛假已達賬項修改還原成未達賬項，因此，它是現行財務軟件中自動銀行對賬必不可少的一種補充功能。

參考文獻：

[1]李平原，王子國主編.會計電算化教程[M].江蘇大學出版社出版，2014年8月

[2]謝樺主編.會計電算化[M].北京郵電大學出版社出版，2015.01

[3]鐘齊整，李迎主編.會計信息系統[M].清華大學出版社出版，2015.07