辦公自動化中的計算機技術應用探討與研究

陸海峰

摘 要 由于當代信息技術的不斷進步，越來越多的行業開始運用計算機辦公，計算機的廣泛使用，加快了辦公效率，節省了辦公人員時間，也就意味著給企業節省了人力資源，促進了企業的經濟發展。隨著行業的進步，對辦公自動化的要求也越來越高，所以企業的管理者不斷加大了對辦公自動化技術的投資。當然，加快辦公自動化的進程，最基本的還是提高計算機技術，了解計算機的功能，加強辦公人員計算機技能。所以筆者欲在本文中探討分析計算機技術是怎樣引導辦公自動化的進步，并分析在辦公自動化中，計算機技術起到的作用，并列舉一些例子分析計算機技術是怎樣促進企業的辦公自動化發展的。

關鍵詞 計算機藝術；辦公自動化

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）182-0108-02

1 辦公自動化中的趨勢和特點

我們在對企業在辦公自動化的運用中可以發現，決定一個企業辦公自動化的發展主要是計算機技術是否先進，當下正是一個信息時代，人們的生活中越來越依賴網絡技術所產生的軟件、系統、平臺等，而我們辦公自動化中所要求的計算機系統就是借助Intel？Technology來完成企業的日常任務。對于企業來說，Intel？Technology是企業的辦公自動化中的核心，它能幫助企業在日常的辦公中加快效率，可以幫助企業員工迅速在有限的時間內搜集整合所需要的信息，還可以加快內部傳遞信息效率，并能在辦公系統中保存以往的工作記錄，利用搜索功能還方便查閱以往的工作事項，方便查找失誤等。總而言之，辦公自動化的綜合使用，幫助企業建立起更完整的內部信息系統，充分實現企業的資源共享目標，幫助企業更好的發展。所以，企業引入更先進的計算機設備、辦公系統、提高辦公人員的計算機技能，是現代化辦公中必不可少的要求。

在實際的自動化辦公中，企業職員主要將計算機技術和用來辦公的計算機設備結合在一起，以實現企業員工對日常辦公的基本需求。通常情況下，企業辦公人員日常需要接觸的有：文字和數據是必不可少的、有時會用語音較之文字更為方便的說出要表達的內容、還可以結合圖片與視頻等技術更為直觀的表現出產品信息等。在辦公自動化系統中，辦公職員可以通過網絡搜集外網和內網的信息資料、可以通過一些軟件將搜集到的信息進行整理歸納、可以將搜集整理好的信息資料永久保存到云端，在以后的辦公中，有需要的話，可以從云端中選取以往整理好的信息資料進行加工等，實現自動化辦公的系統一體化處理。

2 在辦公自動化中，計算機技術的具體應用

1）構建企業文化，可以借助企業辦公自動化系統，通過程序員根據企業情況，運用所掌握的計算機技術為企業搭建一個內部平臺，方便企業員工間時時刻刻溝通交流，這樣就能有效避免因為溝通不及時所造成的失誤。

2）企業還可以借助網絡平臺來公開招聘人才，可以通過網絡先進行初步的簡歷篩選，然后還可以通過網絡，將企業HR設計的筆試題發到網絡平臺上進行初試，節省企業人力成本，也節約應聘者時間。

3 辦公自動化中的計算機技術功能實現

3.1 斷網時實現遠距離信息傳輸

我國目前的網絡發展現狀并不盡人如意。就目前而言，因為起步較之西方的國家來說太晚，即使現在卯足了勁去追趕，仍舊存在一定的鴻溝。現在因為大都市人口密集，服務成本低，大多數互聯網服務提供商都選擇在大都市安營扎寨，這就使得我國的網絡覆蓋面受到一定的限制，使得二、三、四線等城市的信號并不是全面覆蓋的，這就影響了辦公質量，所以解決這個由于信號問題導致的辦公質量低下的問題勢在必行。那么就企業而言，應該怎樣做才能在這樣的環境里傳輸信息？

最便捷的方式就是安裝BMV軟件來解決企業在信號不穩定的環境下辦公。這款軟件是一款面向計算機的通訊應用軟件，它的基本功能就是幫助企業在辦公中遇到無網時還可以方便、高效地進行遠距離的信息傳輸。這種技術的實現要求并不高，一臺傳真機、一條電話線等都可以滿足這種遠距離的無網狀態下的信息傳輸。

3.2 從多種角度實現辦公自動化應用

企業辦公中并不會只遇到一種活動形式，所以在對辦公自動化的要求中，就提到要滿足企業的各種活動形式，這樣才能更有利于企業辦公，才能在真正意義上提高辦公效率。辦公自動化系統的建成，方便了企業中對文字、圖像、視頻等常見辦公事項的自動化管理，這樣的高效化管理，才能促進企業的發展，實現辦公自動化的真正目的。

3.3 數據處理

在企業當下的辦公自動化管理中，企業中的分析員經常通過定量分析來判斷某一件事物，純粹用人力來整合數據是不現實的，太浪費時間，而選用office的Access軟件來進行數據處理。Access軟件的運用，方便了分析員對數據的輸入、修改、分類、計算、整合等，它方便了分析員的定量分析事物，加快了工作效率。

3.4 文字處理

對與企業職員的日常工作來說，必不可少的就是對文字進行處理。計算機中常用的文字處理軟件就是Office的Word以及WPS等文字處理工具，這些軟件的熟練運用可以迅速地編輯存儲文檔、還可以對文檔進行排版，美化文字信息，增加可讀性，是自動化辦公中的重要工具。

3.5 表格處理

在企業職員的日常辦公中，還需要整理大批量的報表文件，此時，就可以用Office軟件中的Excel表格進行報表文件的處理。Excel軟件可以幫助表格的編輯、數據的計算，而且，Excel軟件內部中含有大量的函數，方便員工在編輯報表時對數據的處理，降低了企業職員處理工作的難度。

3.6 多媒體處理

在企業職員的日常辦公中，計算機技術的使用便利了職員對語音、圖片文件等的處理。運用Office軟件中的PPT軟件以及Adobe系列下的各種軟件，均能幫助職員加快對多媒體文件的處理，降低企業職員處理多媒體工作的難度，節約職員的時間，也為企業節省人力資本。

4 提升辦公人員的計算機操作技能

在辦公自動化系統中，機器是死板的，只有借助于人的手，它才能發揮最大的作用，所以單單升級辦公自動化設備是不行的，還要加強員工的計算機技能，讓人與機的完美結合，才能及時高效地完成企業的日常工作，從而有效提高企業的工作效率，加快企業的發展，為企業日后的發展奠定基礎。

5 辦公自動化未來的發展方向

當下正處于信息時代，每時每刻都有新的計算機技術被開發出來，隨著帶來的計算機變革不斷刷新人們現有的思想。未來的計算機將會在速度上、人工智能上大力發展。計算機的智能化會在主要體現在人機的互動，對于計算機使用者來說，可以通過語音識別、光學傳感等技術，提升用戶體驗，增強人與機的結合。在計算機的外觀設計上，會更符合美學理念；在計算機的適用性設計上，也會更符合現代人的快捷的生活方式，變得更迷你、更便于攜帶。在未來的社會中，互聯網已經普及到各個行業中，例如在醫院的自主掛號、拿藥等；國際上合作企業的會議交流可以運用視頻電話等。任何一個人在任何一個地方都可以運用數據流量或者無線接入網絡來獲取想要的資訊，以及和遠距離的友人進行溝通交流。

6 結論

就目前而言，辦公自動化中所涉及到計算機技術，僅僅是計算機技術里的一小部分，但僅僅這一小部分的計算機技術也為現代的辦公中帶來了巨大的影響。對于企業的辦公人員來說，要時刻學習不斷更新辦公自動化中所需要的計算機技術，企業也要對員工的計算機技術進行定期的培訓，只有這樣，才可以真正提高企業中的辦公效率，辦公自動化系統的使用才能真正為企業帶來好處，也才能真正促進企業發展。

參考文獻

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