評析一份通知

姚剛

在機關單位常用文書中，通知的使用頻率較高，尤其是在向相關單位傳達某些重要事項并希望對方加以執行時。但在實際的機關公文寫作實踐中，通知的寫作也會經常出現一些問題。請先閱讀一份通知：

關于加強學生節假日期間安全出行

宣傳的通知

××交發〔2015〕5號

××學院、××學院、××××大學、××學院：

當前×××國道××段進入緊張的施工階段，進入夏天，××轄區旅游人數增加，高校學生和居民往返市區人流量較大，由于受當前道路施工和××區公共交通覆蓋面的限制，本地居民和學生到市區往返還不方便，在目前公交車難以滿足的情況下還依靠搭乘永福、六塘等過境班線車出行，現存在節假日期間出行人流量大，乘車擁擠和交通安全問題較多的情況，現建議貴校加強對學生的出行安全教育，引導學生在節假日期間錯峰出行，搭乘正規運輸車輛，確保學生安全出行。

聯系人：××××（姓名）

××××××××（電話）

××區交通運輸局（公章）

二○一五年五月二十八日

閱讀之后不難發現，這份通知其實存在不少問題：

一、文種使用不當

根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）有關規定，公文標題主要由發文機關名稱、事由和文種這三個部分組成。在實際的公文擬制過程中，標題擬制衍生出四種構成形式：完全式標題、省去發文機關的標題、省去事由的標題和只使用文種的標題。在筆者即將評析的這篇公文里，其為求標題精簡，省去了發文機關“××區交通運輸局”。

筆者認為標題“關于加強學生節假日期間安全出行宣傳的通知”文種使用不盡合理，主要基于以下考慮。

其一，公文的行文對象。首先，通讀全文即可發現，受文單位中的“××學院”“××××大學”作為教育機構，隸屬于教育系統，彼此之間亦是相互平行的關系，同時這些高校更不是××區交通運輸局內部單位。由此可見，這篇公文是一篇對外行文。再者，從“××區交通運輸局”與“××學院”“××××大學”等教育機構在行政、業務上的工作關系來看，發文單位與受文單位之間既非上下級關系，也非隸屬關系，所以，這篇公文歸為平行文最為適宜。而所謂“平行”，即公文向發文機關的同級單位或者不相隸屬的單位發文。

其二，公文的行文目的。公文標題“關于加強學生節假日期間安全出行宣傳的通知”及正文已經明確指出，行文目的就是希望各高校能夠在一定程度上加強對學生節假日期間安全出行的宣傳教育，更重要的則在于，××區交通運輸局需要××區轄區內高校的協助，以便度過當下人流量大、道路通行不暢的困難時期。在這里，發文單位在行文中應當持有一種商洽探討、謙恭有禮的語氣。

在前述的基礎之上，筆者再結合誤用文種“通知”及應用正確文種“函”的定義來加以佐證。《黨政機關公文處理工作條例》認為“通知”適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。對于“函”，則認為其用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢答問題、請求批準和答復審批事項。據此，盡管“通知”并非僅限于對下級單位行文，符合此篇公文行文方向，但與“函”相較，在發文、受文單位間關系及行文用語、商洽事由等細節方面還是不可同日而語。相較而言，用“函”似乎更合適。

二、內容拖沓，語義重復

《黨政機關公文處理工作條例》第十九條第三款規定：公文擬制應當“內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練”。

對照例文，全文二百余字，自成一段，只有文末一處句號，文中悉數使用逗號，毫無層次感可言，從格式上看顯得十分不嚴謹。另外，例文正文內容十分繁冗，通讀之后發現，例文無非是想表達以下幾點意思：人流量大（游客、本地居民及學生），道路施工，公共交通落后，希望高校協助配合引導學生錯峰出行、搭乘正規車輛。但在行文中卻出現多次語義重復，邏輯混亂，應當加以精簡修正。

三、落款格式有誤

對于落款中的發文機關署名、成文日期的編排，例文存在明顯不當。“××區交通運輸局”及成文日期不應右對齊頂格編排，而應該右空四字；同時，成文日期“二○一五年五月二十八日”也不應再沿舊例，需要將其替換成阿拉伯數字“2015年5月28日”。

（摘自《應用寫作》）