試論電子檔案的利弊及電子檔案的管理

李春燕

摘 要：在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的今天，信息技術(shù)逐漸地滲透到人們的日常工作、生活當(dāng)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用促使固有的辦公模式發(fā)生了翻天覆地的變化，就檔案管理而言，信息技術(shù)發(fā)揮著巨大的作用。而電子檔案管理模式的出現(xiàn)如同一把雙刃劍，其不但為日常檔案管理工作提供了非常大的便利，同時也帶來了一些不安全的因素，這是對以往傳統(tǒng)檔案管理模式的一次巨大的挑戰(zhàn)。為此，該文對電子檔案的利弊進(jìn)行具體分析，同時指出如何開展高效、安全化的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案 利弊 管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（b）-0120-02

伴隨著最近幾年電子信息技術(shù)的日益進(jìn)步及迅速發(fā)展，辦公開始不斷地向標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化的方向發(fā)展，在目前的辦公環(huán)境中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、各類通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用隨處可見，在科學(xué)技術(shù)不斷提高的今天，在接下來較長一段時期中電子檔案將逐漸突出，但是不能完全丟掉傳統(tǒng)檔案，要知道，傳統(tǒng)檔案的社會作用是其他檔案管理模式無法取代的。電子檔案的特殊屬性及目前電子檔案管理工作中潛存的一系列問題，需要廣大檔案管理工作人員努力提升自身綜合素質(zhì)，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、電子檔案管理軟件運(yùn)用技能，樹立正確科學(xué)的檔案管理觀念，從而更好地投入到檔案的分類、整理、歸檔、儲存及運(yùn)用工作當(dāng)中，促使當(dāng)前的檔案管理水平得到進(jìn)一步的提升。

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的差異性分析

1.1 歸檔方式不同

電子檔案中運(yùn)用了先進(jìn)的電子編碼技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行編輯之后不會留有任何痕跡，一些鑒別檔案的原始憑證中的一些重要信息也能夠做出更改，促使電子檔案的原始憑證的主要信息進(jìn)行相應(yīng)的更改，從而使得電子檔案原始憑證變得更加復(fù)雜。為此，電子檔案形成的過程當(dāng)中進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、加密保護(hù)，從而確保檔案在傳輸及處理過程中準(zhǔn)確無誤，確保電子檔案基本的法律憑證地位。

1.2 歸檔時間不同

電子檔案可在文件辦理結(jié)案之后在適當(dāng)?shù)臅r間進(jìn)行歸檔，亦可在特定周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。由文件形成部門通過互聯(lián)網(wǎng)將文件傳輸至相關(guān)檔案部門，同時使用電子數(shù)碼簽署名字進(jìn)行認(rèn)證，由檔案工作人員接收信息進(jìn)行記錄，按照既定原則進(jìn)行檔案的類別劃分，設(shè)置不同的訪問限制級別，便于接下來用戶的查閱和使用。電子檔案管理模式能夠有效地避免文件漏掉的情況出現(xiàn)，確保檔案的完整，以免檔案受到病毒的侵害。

1.3 保管方式不同

電子檔案的載體非常容易出現(xiàn)變質(zhì)現(xiàn)象，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，這在一定程度上促使電子檔案具備特定的長期可讀性。檔案管理部門將接收到的資料格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，在統(tǒng)一格式下進(jìn)行電子檔案的管理，這對于后期檔案的查閱與使用來說是非常方便的，并且能夠?qū)λ械臋n案信息進(jìn)行統(tǒng)一的查詢與修改。

1.4 檔案管理方式不同

電子檔案具有一定的特殊屬性，可實(shí)現(xiàn)檔案的一級化管理，為此，檔案管理部門在接收到檔案的同一時間，及時將檔案進(jìn)行編號，同時制定與其對應(yīng)的分類號、檔案號，按照上下行文間的聯(lián)系給出相應(yīng)的檔案號，在對檔案進(jìn)行歸檔的同時便于相關(guān)信息資料的檢索和查詢。用戶僅僅需要給檔案進(jìn)行分類編號，便能夠方便地查出相關(guān)檔案資料及其相應(yīng)的上下級行文、附件，這樣能夠促使檔案管理工作人員的工作量得到大幅度降低。

1.5 檔案查詢利用方式不同

唯有達(dá)到一定的條件，充分利用檔案才能夠順利進(jìn)行注冊與登記，成為電子檔案管理部門的工作人員。作為電子檔案管理工作者，要通過遠(yuǎn)程的方式實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)的登記，在電子檔案中心進(jìn)行身份確認(rèn)之后，才能夠得到檔案查閱的權(quán)限，同時具有借閱登記及繳納查詢費(fèi)用的權(quán)利。

2 做好電子檔案管理措施

2.1 創(chuàng)建檔案利用制度，進(jìn)行檔案資源的整合

創(chuàng)建科學(xué)合理化的檔案利用審批制度，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案查詢及利用檔案的過程當(dāng)中，需得到檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，同時要根據(jù)管理制度來創(chuàng)建檔案，檔案部門要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)做好檔案的搜集與日常管理工作，做到檔案的及時性收集，確保電子檔案信息的及時更新，以滿足廣大電子檔案用戶不斷更新的各方面需求。除此之外，要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢互補(bǔ)，通過進(jìn)行檔案資源的有效性整合，促使檔案管理模式不斷創(chuàng)新，從而使電子檔案需求得到本質(zhì)性的發(fā)展與轉(zhuǎn)變。

2.2 規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回的損失

電子檔案的利用并非是無任何原則可循的，要按照使用者的具體情況及電子檔案內(nèi)容的密級層次對電子檔案實(shí)施系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理。通常狀況下，電子檔案中的內(nèi)容并未全部開放，并不適合讓使用者進(jìn)行拷貝，針對這一性質(zhì)在閱讀文件的過程當(dāng)中一定要對其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控，運(yùn)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對具有密級性質(zhì)的信息進(jìn)行加密處理，同時針對使用的“密鑰”作出定期性的更改，防止因失誤性操作給整個企業(yè)帶來無法挽回的重大損失。

2.3 利用先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)建電子檔案保密系統(tǒng)

2.3.1 采用備份技術(shù)

電子文件備份工作的開展可從硬件級備份、軟件級備份、人工級備份3個層次著手，通過多層次的有效性運(yùn)用能夠達(dá)到非常良好的備份成效。

2.3.2 運(yùn)用“防火墻”技術(shù)

現(xiàn)代化的防火墻產(chǎn)品逐漸向數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證、防病毒、防黑客入侵等方向不斷地發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)及外部網(wǎng)絡(luò)連接的位置進(jìn)行防火墻設(shè)備的安裝，按照會話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問用戶等設(shè)置訪問控制規(guī)則，確保整個檔案網(wǎng)絡(luò)會話系統(tǒng)的安全有效。

2.3.3 網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)

當(dāng)發(fā)覺電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中出現(xiàn)入侵行為時，可通過阻斷、報警等措施做好電子檔案管理系統(tǒng)的保護(hù)工作。這主要是為了通過對網(wǎng)絡(luò)入侵者進(jìn)行檢測，補(bǔ)充防火墻等邊界安全軟件存在的不足，第一時間將電子系統(tǒng)中黑客的攻擊行為發(fā)現(xiàn)，預(yù)防有黑客、病毒侵入到電子網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部體統(tǒng)當(dāng)中。

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)地發(fā)展，各行業(yè)中都已經(jīng)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的滲透。電子檔案管理系統(tǒng)屬于信息管理系統(tǒng)的一種形式，其為檔案管理工作提供了自動系統(tǒng)化的管理方式，行之有效的電子檔案管理促使人類社會從最初的原始記錄信息的時代發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，為廣大使用者提供真實(shí)可靠的檔案資料，及時滿足單位行使各項(xiàng)職能的信息需求。為此，我們要在檔案學(xué)、信息學(xué)與管理學(xué)相結(jié)合的基礎(chǔ)上，做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的成功轉(zhuǎn)換，以更好滿足信息知識時代下對電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。

3 結(jié)語

電子檔案管理模式與以往傳統(tǒng)的檔案管理形式對比來看，其在某種程度上促使電子檔案管理效果得到顯著提升，節(jié)省了更多的成本和時間投入，同時對于國家環(huán)境保護(hù)而言是非常有利的。從這一層面上來看，電子檔案管理模式的運(yùn)用在檔案管理工作中可發(fā)揮顯著優(yōu)勢。而以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式自身也具有一定的優(yōu)點(diǎn)，譬如：操作起來非常便捷。二者能夠在最短時期內(nèi)共同存在，不會因科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展立即將紙質(zhì)檔案管理模式取消。為此，檔案管理部門工作人員要汲取二者的優(yōu)勢，并且丟掉二者自身的缺點(diǎn)，唯有做到二者的綜合性運(yùn)用，才能夠促使目前的檔案管理技術(shù)及檔案管理工作效率得到大幅度的提高。

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