降低紙張浪費率

——王順娟 張安琪 杜 銳 魏清清

降低紙張浪費率

——王順娟1張安琪2*杜 銳1魏清清1

針對醫(yī)院評價辦公室紙張浪費率高的現狀，遵循PDCA循環(huán)，通過QC小組活動，尋找紙張浪費率高的要因，從制定科室考核節(jié)約成本規(guī)定；培訓、指導雙面打印方法；強化二次墨盒維護管理等方面進行改進，使紙張浪費率從10.78%降低到4.32%，有效節(jié)約了紙張，提高了員工業(yè)務素質及節(jié)約意識，為構建節(jié)約型醫(yī)院提供了借鑒。

紙張；浪費率

First-author's address Dongli Hospital, TianJin, 300300, China

小組概況(表1)

表1 小組概況

名稱節(jié)能QC小組注冊時間2012年2月注冊號2012-02-2成立時間2013年4月課題類型現場型活動時間2013年4月-2014年2月人數4人活動情況集體活動10次,出勤率100%活動課題降低紙張浪費率

1 選題理由

(1)社會需要。構建節(jié)約型社會，實現全面協(xié)調可持續(xù)發(fā)展，是科學發(fā)展觀的要求,已成為全社會共識。構建節(jié)約型社會進程中，控制能耗總量，節(jié)能降耗，尤為重要[1]。

(2)醫(yī)院需要。醫(yī)院年度計劃中提出要減少行政辦公用品的開支。小組統(tǒng)計，僅2013年1月-4月評價辦公室實際用打印紙2 152張,其中由于各種原因造成的浪費232張，浪費率為10.78%。節(jié)約型醫(yī)院的建立，需要合理、科學、高效地利用各種資源，降低運行成本，優(yōu)化醫(yī)療服務[2]。

2 現狀調查

小組對評價辦公室使用打印紙張進行統(tǒng)計，根據統(tǒng)計數據繪制紙張使用統(tǒng)計表。

由表2可知，紙張浪費率平均達10.78%，降低紙張浪費率迫在眉睫。

3 設定目標

3.1 目標確定

根據現狀調查，結合實際，確定本次活動目標為：紙張浪費率降低為5%。

3.2 目標設定依據

(1)目前紙張使用正確率僅約90%，改進空間較大。

(2)科室成員均為中專以上學歷，具備學習使用計算機繪制、填報表格材料的能力。

(3)據了解，同級同類醫(yī)院評價辦公室紙張浪費率基本在5%左右。

由此可見，活動目標可以實現。

表2 2013年1月-4月紙張使用統(tǒng)計

月份(月)共使用(張)正確使用(張)浪費(張)浪費百分比(%)14454004510.1125014505110.1735685006811.9746385706810.66平均5384805810.78

圖1 紙張浪費率高的原因分析

4 原因分析(圖1)

5 要因確定(表3)

要因確定一：科室考核無節(jié)約成本規(guī)定

2013年6月查閱本部門管理規(guī)定及制度，在科室考核制度中未發(fā)現“節(jié)約成本”規(guī)定。為要因。

要因確定二：無定期檢查維護墨盒制度

2013年5月查閱本部門管理規(guī)定及制度，在科室管理制度中有“墨盒檢查維護制度”。為非要因。

要因確定三：二次充裝墨質量差

采用本科室、外科室的二次充裝墨盒打印機及辦公室的原裝墨盒

打印機打印同一份10頁文件，并在紙張上做隱蔽標識，將文件拆分混合后，請科室其他人員篩選打印質量差的單頁。挑選出的不合格的4頁紙均是用本科室打印機打印。進一步對比發(fā)現，本科室墨盒噴頭部分阻塞。為要因。

要因確定四：未經過電腦、打印機維修技術培訓

現場檢查科室人員培訓記錄，科室全體人員均參加過科室組織的電腦、打印機維修技術培訓，考核成績均在90分以上。為非要因。

要因確定五：未進行雙面打印方法培訓

查看培訓記錄，發(fā)現科室人員均未進行雙面打印方法培訓。現場統(tǒng)計科室人員雙面打印8張文檔，其中3張錯誤，浪費率為37.5%。為要因。

要因確定六：打印時間緊

查閱打印材料記錄發(fā)現，每月出版醫(yī)院簡報時間緊，從準備打印至審核材料時間1小時，審核合格后至開始打印時間1小時，2013年1月-4月僅1次從準備打印到開始打印時間要求為2小時。為非要因。

表3 要因確定

序號末端因素確認內容確認方法確認標準負責人完成日期1科室考核無節(jié)約成本規(guī)定是否有紙張浪費統(tǒng)計管理規(guī)定及節(jié)能規(guī)范現場檢查有節(jié)約成本規(guī)定王順娟2013.06.05-06.072無定期檢查維護墨盒制度是否有墨盒檢查維護制度現場確認有墨盒檢查維護制度王順娟2013.05.12—05.133二次充裝墨質量差二次充裝墨質量現場檢查、對比打印效果與原裝墨盒無顯著差異王順娟2013.05.13-05.154未經過電腦、打印機維修技術培訓是否有電腦、打印機維修技術培訓現場檢查培訓記錄有培訓,人員100%參加,考核成績平均90分以上魏清清2013.05.15-05.165未進行雙面打印方法培訓是否有雙面打印流程培訓,操作是否熟練現場查看培訓記錄、查看流程及操作有培訓,人員100%參加,均能熟練進行雙面打印魏清清2013.05.20-05.216打印時間緊通知打印至交付材料時間現場查看打印材料記錄通知打印至審核材料時間<1小時,審核合格后至交付材料時間<1小時王順娟2013.05.20-05.217打印量大打印數量現場查看打印材料記錄一次打印3種及以上材料或一種材料要求打印500份及以上王順娟2013.05.20-05.218未學習掌握多種排版格式排版格式現場檢查至少掌握3種排版格式王順娟2013.05.21-05.23

表4 對策表

序號要因對策目標措施地點完成時間負責人1科室考核無節(jié)約成本規(guī)定制定科室考核節(jié)約成本規(guī)定將節(jié)約成本納入科室人員月考核(1)制定科室綠色浪費行為規(guī)范及節(jié)約成本規(guī)定;(2)進行節(jié)約自律意識教育;(3)加強紙張浪費統(tǒng)計管理;(4)將節(jié)約成本情況納入人員月考核科室2013.06.20-07.20王順娟2未進行雙面打印方法培訓培訓、指導雙面打印方法全科人員100%接受培訓,100%正確操作(1)對打印方法、頁面格式等設置進行講解;(2)根據培訓情況安排“一對一”培訓,10天后進行測評;(3)制定雙面打印流程評價辦公室2013.06.20-06.30魏清清3二次充裝墨質量差強化二次墨盒維護管理打印文本質量與原裝墨盒無顯著差異(1)使用打印機驅動程序自帶軟件工具清洗噴頭;(2)使用手動清理打印機噴頭;(3)加強墨盒噴頭清洗培訓;(4)做好清理墨盒噴頭記錄評價辦公室2013.06.10-06.20魏清清

表5 2013年6月-10月紙張使用情況統(tǒng)計

時間(月)共使用(張)正確使用(張)浪費(張)浪費百分比(%)6565534305.317570542284.918538512264.839587568193.2410517500173.29平均555.4531.2244.32

要因確定七：打印量大

通過現場查看打印記錄，沒有1次打印3種及以上材料或1種材料要求打印500份及以上的記錄。為非要因。

要因確定八：未學習掌握多種排版格式[3]

給每名工作人員發(fā)放一份文檔，要求現場采用至少3種格式排版操作。檢查發(fā)現，科室每個人均掌握了3種及以上排版格式。為非要因。

6 制定對策(表4)

7 對策實施

實施一：制定科室考核節(jié)約成本規(guī)定

(1)制定科室綠色浪費行為規(guī)范及節(jié)約成本規(guī)定[4]。

(2)加強節(jié)約自律意識教育[2]。

(3)加強紙張浪費統(tǒng)計管理。

(4)將節(jié)約成本情況納入人員月考核，每月紙張零浪費者績效成績加分[5-6]。

效果：節(jié)約成本納入科室人員月考核。

實施二：培訓、指導雙面打印方法

(1)對打印方法、頁面格式等設置進行講解。

(2)根據培訓情況安排“一對一”培訓，10天后進行測評[5]。參訓人員為評價辦公室人員，培訓內容為計算機基礎知識培訓及雙面打印操作訓練，測評考核分別為98分、99分。

(3)制定雙面打印流程：打開被打印文檔→點擊任務欄文件→打印→打印份數→確定→把打印好的紙張反放在打印盒上且正面朝上→點擊被打印文件→打印→打印份數→確定。

效果：全科人員100%接受培訓，100%能正確操作。

實施三：強化二次墨盒維護管理

(1)使用打印機驅動程序自帶軟件工具清洗噴頭。

(2)使用手動清理打印機噴頭。

(3)加強墨盒噴頭清洗培訓。

(4)做好清理墨盒噴頭記錄。

效果：打印文本質量與原裝墨盒打印文檔無顯著差異。

8 效果檢查

8.1 目標值對比

通過組織實施，小組對2013年6月-10月使用紙張進行統(tǒng)計，見表5。本次活動圓滿達成了預定目標值。

8.2 經濟和社會效益

通過活動，科室紙張平均浪費率由10.78%下降至4.32%，全年可節(jié)約打印紙約300余張。不僅達到了節(jié)約成本的目的，而且增強了員工的節(jié)約和環(huán)保意識，并帶動了其他科室積極投入創(chuàng)建節(jié)約型醫(yī)院活動中。

9 鞏固措施

為了鞏固取得成績，使“措施”變?yōu)閱T工的自覺行動，制定了相應管理辦法，并納入日常管理中。

通過2013年11月-12月的鞏固，小組進行了鞏固期效果自查，紙張浪費率分別為4.42%、3.76%，說明降低紙張浪費率的成果持續(xù)有效。

10 總結及下一步打算

10.1 活動體會

(1)該課題實踐證明，無論是在管理上，還是在工作中，開展QC活動，都是保證質量、提高效益的有效途徑。

(2)通過本次活動，小組成員感受到科室管理水平得以提高，并增長了自身的知識。

(3)紙張打印合格率提高，減少了浪費。

(4)QC活動開展期間，與醫(yī)院開展“創(chuàng)建節(jié)約型醫(yī)院”活動相銜接，為醫(yī)院開展和實施好這一活動發(fā)揮有力推進作用。

10.2 今后打算

將進一步改進質量管理小組的制度保障，同時加強培訓，追求創(chuàng)新，促進小組活動開展，持續(xù)提高工作質量[7]。

下一期活動課題：降低照明器具用電量。

[1] 韓風春.資源節(jié)約型社會建設的問題與對策[J].中共福建省委黨校學報，2013(8)：90-95.

[2] 郭鵬飛，劉孟楠，蔣 鵬，等.開源節(jié)流 節(jié)約型醫(yī)院建設研究[J].管理觀察，2016(12)：145-146,149.

[3] 王彥博.巧查Excel表格中一列中重復數據[J].電腦知識與技術(經驗技巧)，2012(2)：44-45.

[4] 蘭銀霞,王 榮,吳小麗.一次性醫(yī)用耗材管理中品管圈活動的應用分析[C].中國中藥雜志專集：基層醫(yī)療機構從業(yè)人員科技論文寫作培訓會議，2016.

[5] 朱叢梅.QCC在ICU一次性耗材管理中的應用[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術學院學報，2016(1)：28-29.

[6] 姜管徐,田擁軍.建設資源節(jié)約型醫(yī)院[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2007(10)： 780-781.

[7] 龐興梅.如何改進質量管理小組活動[J].科技視界，2012(30)：344-346.

Reducing Paper Waste Rate

WANG Shunjuan,ZHANG Anqi,DU Rui,et al.//Chinese Health Quality Management，2017,24(2):74-77

For the high paper waste rate in the hospital evaluation office, the PDCA cycle was followed through the QC group activities to find the causes of high paper waste rate. Measures were taken from several aspects to reduce the paper waste rate from 10.78% to 4.32%, which included the formulation of departmental cost-saving provisions; training and guidance double-sided printing method; strengthening the secondary cartridge maintenance management, etc. The paper was effective saved, the professional quality and conservation awareness of staff was improved, and it provide reference for building conservation-oriented hospital.

Paper; Waste Rate

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.2.23

2016-09-21

張安琪

張安琪：天津醫(yī)科大學基礎醫(yī)學院臨床五年制2013級四班本科在讀

E-mail：zanljf@163.com

修回日期：2016-10-21

責任編輯：吳小紅

王順娟1張安琪2*杜 銳1魏清清1

1 天津市東麗醫(yī)院 天津 300300 2 天津醫(yī)科大學基礎醫(yī)學院 天津 300070