OA辦公自動化系統在企業中的應用分析

藍殷

【摘要】隨著當前信息技術的飛速發展，OA 辦公自動化系統在企業管理中的應用非常廣泛，并且其作用也日益凸顯。這不僅有利于企業構建數字化的辦公環境，降低辦公成本，而且有利于企業內部進行有效的溝通交流，提高企業辦公效率和管理效率。本文先對OA辦公系統的概念和特點進行概述，然后對其在實際應用中的價值進行分析，探討了這一系統的運用效果，以期能對企業的辦公工作提供有效的指導。

【關鍵詞】OA 辦公自動化系統 企業 應用價值

20 世紀 80 年代初期，隨著微型計算機技術和計算機局域網絡技術的發展，辦公自動化系統逐漸興起，將其應用于企業中，既解決了傳統辦公方式效率較低的不足，同時也實現了快速、全面的信息采集與處理，為企業內部管理與重要事項決策提供了科學的參考依據。隨著技術的不斷進步，辦公自動化系統的功能和內涵也在進一步地發展和完善，將為未來信息化的社會提供一個高效迅速甚至智能化的辦公環境。

一、OA辦公自動化系統的概念

OA是Offi ce Automation 的簡寫，可以簡單地譯為辦公自動化，這個系統是專門應用于企業辦公管理的自動化系統。它既改變了傳統的辦公模式，同時進一步提高樂辦公的效率。在OA系統的支持下，可以將企業各個部分的公文流轉、審批以及發布等工作流程進行有效綜合，有效地提升了企業辦公的系統化和規范化。系統具有簡單、高效的特點，可以應用于很多行業，并且其應用效果良好。

二、OA辦公自動化系統的特點

1.信息傳遞快速及時。運用OA辦公自動化系統在企業內部建立起相應的、合適的內部郵件系統，讓企業內部的工作人員通過郵件進行信息快速及時地傳遞，既為各個部門節約了大量的時間，也促使公司人員間的聯系更加緊密。

2.提供知識學習和共享的平臺。可以在企業內部建立相應的電子公告欄、技術交流欄等，使內部員工能夠通過這些方便的途徑及時地掌握相應的信息。

3.高效的文件傳閱?？梢赃\用OA系統設置相應的工作流程，快速方便地查閱和處理辦公文件，同時有助于各部門或員工之間快速有效地進行工作調整。

4.電子化管理檔案。OA系統可以實現對檔案的電子化管理，依據檔案的不同屬性，對眾多檔案進行合理地分類存儲和管理。

5.共享信息和設備資源。企業內部員工利用OA系統對文檔進行上傳和下載，很好地實現了部門之間、員工之間的信息共享。同時，可以充分利用OA系統的網絡特性，將打印機、掃描機等設備連入網絡，實現設備資源的共享，有效地節省了設備成本。

6. 信息集成度高。OA 系統可以與各種業務系統結合在一起，各業務的數據都可以實時地被錄入到系統中，有助于相關的工作人員及時有效地獲取到整個企業的動態信息。

7.分布式辦公模式。OA系統可以實現分布式辦公的模式，對于擁有分公司或子公司的企業，可以通過OA系統及時獲取各分部的信息，有助于高層領導人員做出合理的決策。

三、OA辦公自動化系統在企業中的應用

1. 企業對于OA辦公自動化系統的需求巨大。當前信息技術快速發展，企業的生存環境也在不斷改變，企業對OA辦公自動化系統具有很大的需求，促進企業信息化的建設，將有利于企業更好地發展。在過去的辦公過程中，沒有對信息技術的應用給予足夠的重視，導致辦公的效率過低，很難實行管理和相應的決策，阻礙了企業的良好發展。

2. 幫助企業高層領導對員工進行管理。企業的經營模式是各個領導層進行相應層次的管理工作，而作為高層領導，他們不可能對每個員工的個人工作能力等情況都熟知，通過會議的方式可以從某些方面對員工進行了解，然而與實際情況還是有很大的差別。所以高層領導要轉變態度，變被動為主動，加強對各個員工的管理和了解。領導要充分、合理地利用 OA 辦公自動化系統完成員工管理工作，比如在公司網絡上發布個人工作業績，讓領導對員工能力有更全面真實的了解，創建一個員工與領導溝通與交流的網絡平臺等等。

3. 幫助企業單位規劃日常工作制度。OA辦公自動化系統在企業的應用范圍十分廣泛，涉及到各種工作事項的審批流程、正常行政辦公管理、內部辦公資源的管理、信息資源的實時共享、項目工作的協同、各種信息資源的傳輸以及溝通等。它的應用業務范疇也十分廣泛，涉及到產品銷售、生產、財務、產品管理等，辦公自動化系統的最重要的特征是其關注的更多的是企業單位日常辦公的可控性以及效率，已經發展成為各個企業單位想提高企業整體工作流程效率的必備系統工具。合理利用OA辦公自動化系統能夠有效地幫助企業單位規劃日常工作制度，提高企業單位的可控性，有效的提升其工作的運轉效率。

4. 幫助企業解決日常繁瑣的工作。通過OA辦公自動化系統，運用信息化的手段幫助企業解決日常繁瑣的工作，明顯節約了大量的人力資源成本，很大程度地提高了企業的辦公效率。同時，OA辦公自動化系統可以依據用戶的不同需求進行專業的定制，形成豐富的、具有較強針對性的工作流程定制工具，可以迅速地為用戶構建起面向具體定制業務的辦公應用環境，真正地幫助企業實現無紙化、無距離、高度協同的全新辦公模式。

5. OA辦公自動化系統的運用效果。OA系統的運用已經獲得了良好的效果：第一，系統的廣泛應用使各個部門工作人員的聯系更加緊密，在系統的支持下，所有員工都能夠參與到辦公流程中，深入了解企業各方面的發展情況，同時進行各項規章制度的學習。第二，系統的應用提高了企業的自動化水平，在系統的支持下，可以有效地對合同、公文和人力等方面的管理進行高效整合，促進信息快速流轉，并且提高其規范化水平。第三，有助于推動企業信息化的發展，自動化辦公系統可以讓工作人員介入公司內網，全面了解企業內部的工作狀態，進行業務處理，管理工作不會受到時間和空間的限制，避免了工作堆積現象。

四、小結

在企業應用OA辦公自動化系統既可以提高企業工作的效率，還能為企業的發展提供科學合理的工作依據，為提高企業的競爭力建立堅實的基礎。但也要清楚地意識到這一系統的運用也存在一定的不足，企業要依據實際情況，不斷進行相關管理制度的完善，推動企業信息化的發展。

參考文獻：

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