以制度化促基層檔案管理工作邁上新臺階

盧先娥

摘要：對于個人、企業和事業單位、社會團體以及國家機關來說，檔案是在從事各種活動時直接形成的一種歷史性的記錄材料。基層檔案真實的記錄和反映了基層單位在黨政工團等各方面的工作活動，它是一種不可再生的財富，在我國的檔案資源中占據了重要的地位。開展科學的基層檔案管理工作有利于將基層單位內的業務或人事工作發展情況全面反映出來，也有利于對檔案資源進行更好的開發和利用。

關鍵詞：制度化 基層檔案 管理 環境 對策

一、有利于對基層檔案實施制度化管理的環境條件

（一）法制環境不斷完善

近幾年，我國逐漸為檔案管理建立起一套比較完善的法規體系。其中最早制定的是《檔案法》，隨后又制定了5部檔案相關的行政法規以及50部國務院部門的檔案規章，并且各個地方也逐漸發布了地方性的檔案法規。作為法規體系中重要的組成部分，這些法律法規對以制度化推進檔案管理提出了新的要求。例如，《檔案法》提出機關團體或者企事業單位內的檔案機構應建立健全的管理制度來開展檔案管理工作。《檔案法實施辦法》提出縣級以上的地方政府應當為管轄范圍內的檔案事業制定相應的發展計劃以及為檔案工作制定規章制度。機關團體以及企事業單位內的檔案機構應嚴格執行國家發布的相關法律法規與方針政策，對本單位內檔案工作的規章制度加以完善。檔案相關的法律法規逐漸完善給基層檔案的制度化管理工作創造了有利的環境。

（二）工作標準有規可依

近年來，國家的檔案局逐漸制定并出臺了40多個工作規范，包括《檔案工作基本術語》《檔案著錄規則》《檔案編制規則》等等。與檔案工作相關的國家標準也有10多個，包括《文書檔案案卷格式》《檔案分類標引規則》以及《文書檔案案卷格式》等等。另外地方也制定了很多檔案的工作規范與工作標準，為開展檔案工作提供了科學的依據。例如，《電子文件歸檔與管理規范》《文書類電子文件數據方案》以及《公務電子郵件歸檔與管理規則》等規范和標準對如何接收和管理電子文件進行了明確。

（三）制度管理達成共識

隨著我國法治進程的不斷推進，實施制度化管理逐漸成為全體社會公民的愿望。以制度化推進基層檔案管理工作有利于發揮出基層檔案的整體優勢，避免由于檔案人員在能力與個性上的差異而對檔案管理的工作質量產生影響。制定完善的規章制度可以讓檔案人員明確自身的職責，認認真真的完成自己的本職工作，推動基層檔案事業更好發展。

二、以制度化推進基層檔案管理工作的對策

（一）建立健全的制度體系

要以制度化來推動基層檔案管理工作更好發展，就需要建立一套科學合理的規章制度，并將其傳達到各個基層單位，讓基層單位嚴格按照規章制度中的要求來對單位內的管理制度進行完善。這些制度應包括以下幾方面：

1.關于檔案資源的制度：（1）文件材料歸檔的制度。該制度主要用于明確文件的歸檔范圍以及保管期限，讓檔案的形成者與收集者可以有所參照，這是核心制度。（2）下屬機構繳送和備案檔案目錄的制度。該制度主要用于監督與指導所屬機構內檔案資源的建設工作。（3）重大活動的檔案管理相關制度及照片聲像的檔案管理相關制度等，主要用于管理專項的檔案資源。

2.關于檔案利用的制度：（1）檔案統計相關制度。將檔案的保管、進出以及利用等多方面情況統計起來以供檔案單位全面了解和掌握，為開展科學管理提供保障。（2）借閱制度。結合檔案的機密等級來確定其具體的利用范圍與審批手續。（3）檔案開發與利用的規章制度。該制度主要用于保障檔案得以合理利用。

3.關于檔案安全的制度：（1）檔案的安全防范與應急處置相關制度。人防、技防以及物防是安全防范相關制度的主要方面，應急處置相關制度的使用必須以簡捷為主。（2）檔案的保密管理相關制度。對于涉密的信息系統，應做好保密管理工作，防止在傳輸的過程中導致檔案泄露。（3）檔案的異地備份相關制度。對于重要的電子檔案可以采取異地或異質備份的保管方式，確保重要檔案的安全。（4）鑒定銷毀相關制度。根據規定來建立鑒定與銷毀小組，對超過保管期的部分檔案進行定期鑒定，并將銷毀的檔案登記下來。

（二）強化配套工作，嚴格執行制度

1.加強制度的動態管理。各基層單位應當具有前瞻性和創新意識，在建立相關制度時保留一定的空間用于日后的修訂和完善，并加以創新。在將制度落于實處的過程中，應時刻關注檔案工作的環境變化與發展動態，以便及時修改和調整制度的內容。

2.建立完善的考核制度。通過考核可以全面了解規章制度的優缺點以及落實情況。建立相關制度有利于保障考核工作的規范化，考核指標的客觀化。各基層單位應嚴格開展考核工作，不能流于形式，并建立相關檔案來為考核工作提供依據。

3.嚴格實施問責制度。《檔案違法違紀行為處分規定》中提出，對于工作中不負責任和沒有嚴格遵守工作制度來使得檔案被損毀或丟失的；對于應未建立檔案的安全管理相關制度來使得檔案出現安全事故的一些行為應當嚴厲追究責任，提高制度的約束力。

（三）做好宣傳、引導與保障工作

對基層檔案實施制度化管理需要得到領導的重視，發揮領導的帶頭作用。檔案部門應定期將工作情況上報給領導，讓領導全面深入的了解檔案工作，消除某些領導對檔案工作的偏見，充分認識到開展檔案收集、整理以及保管等多項工作的積極意義，了解到開發和利用檔案對促進整體工作發展的重要作用，從而對基層檔案管理提高重視。

加強人才隊伍的建設對推動基層檔案的制度化管理具有一定的積極意義。基層單位應對檔案的管理人員加強培訓，讓他們掌握豐富的檔案管理相關知識和技能，學會對現代化的管理技術與手段進行靈活運用，從而提高他們的管理水平。基層單位還應制定嚴格的招聘制度，挑選出高素質的人員來為管理隊伍注入新的活力。

三、結語

綜上所述，對基層檔案實施制度化管理是需要長期堅持的、復雜的工程。一方面，需要建立起完善的法規體系；另一方面，需要相關部門的大力配合，嚴格執行法律法規，認真開展管理工作，充分發揮出制度的積極作用，以促進基層檔案管理工作進一步發展。

參考文獻：

[1]規范化管理評估推動貴州省城建檔案工作邁上新臺階[J].城建檔案，2012，（04）.

[2]田萌.更新檔案管理理念，實現其科學化、制度化、規范化[J].法制與社會，2012，（31）.

（作者單位：鄄城縣衛生和計劃生育局）