淺談高校消防工作檔案管理與利用

李素清+劉建榮

【摘 要】消防檔案是消防安全管理工作中直接形成的文字、圖表、視頻、聲像等歷史記錄，是消防安全管理工作至關重要的依據。當前，高校消防工作檔案管理和利用仍存在諸多問題，亟待探討行之有效的措施加以優化和完善。對此，文章分析了高校消防工作檔案管理與利用存在的問題，并探討了相應的措施，以供參考借鑒。

【關鍵詞】高校消防工作 檔案管理 利用

消防檔案是在消防安全管理工作中直接形成的文字、圖表、視頻、聲像等真實的歷史記錄，是消防安全管理工作至關重要的依據和信息資源。在消防工作中，消防檔案管理是其不可或缺的基礎性工作，其管理和利用水平的高低直接影響到消防人員對各類火災救援和事故處理質量的好壞。當前，高校消防工作檔案管理和利用仍存在諸多問題，如消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊；消防檔案管理制度不完善，管理設施不齊全；消防檔案管理手段落后，管理人員素質偏低。面對這些問題，我們應該積極應對，盡快解決。首先要高度重視，加強高校消防工作檔案的有效管理與合理利用，具有先進的管理理念，努力學習專業知識，提高業務水平，強化綜合素質，建設一支高素質、高水平、高能力以及具有創新精神和探索意識的消防檔案管理人才隊伍，從而確保消防檔案的安全性，提高消防檔案管理質量，推動高校教育事業的健康發展。

一、高校消防工作檔案管理存在的問題

（一）消防檔案管理重視不足，管理模式過于陳舊

當前，高校各大院校并沒有高度重視消防檔案管理工作，消防檔案管理意識淡薄。有些消防檔案管理人員認為，消防檔案管理工作是好是壞，對單位發展不會有很大影響，其責任應該在于單位消防安全責任人，他們只要盡職盡責值好班，無火災事故發生就可以了，從而導致他們在實際工作中消防安全意識不強，工作不積極，缺乏主動性。此外，許多高校消防檔案管理工作仍過多沿用傳統單一的管理模式，“為保管而保管”，以案卷不丟失為原則，僅僅只對消防滅火器進行簡單的數量統計，未能配備相關的專職人員對消防檔案進行有效管理，因而難以使消防檔案發揮其應用的利用價值和作用。

（二）消防檔案管理制度不完善，管理設施不齊全

就目前來說，高校消防檔案管理制度不夠完善，消防檔案立卷、借閱、保管、利用以及歸檔等環節缺乏明確統一的規定要求，管理措施缺乏規范性，從而致使消防檔案管理工作無章可循，無據可依，難以真正落到實處。另外，許多高校消防檔案管理設施不夠齊全，未能配備專門的消防檔案庫和檔案柜，致使消防檔案堆積擱置，材料信息收集不全，即使有檔案庫，其消防檔案管理室的基本硬件設施不健全，不具備基本的防水、防潮、防火、防電、防盜、防損壞等“六防”條件，因而不利于消防檔案的保管和利用。

（三）消防檔案管理手段落后，管理人員素質偏低

當前，高校消防檔案管理方式過于落后，傳統的手工登記、人工查詢管理方式仍占主導地位。管理人員缺乏先進的管理理念和現代化管理技術手段，導致消防檔案管理工作的嚴重滯后，大大降低了消防檔案管理工作效率。與此同時，許多高校對消防檔案管理人員培訓不足，導致他們專業知識不強、安全防范意識不足、業務水平不高、管理能力不夠的現狀。加之，部分消防檔案管理工作者職業責任心不強，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性和自覺性，導致他們專業知識老化，知識面較窄，缺少創新意識，從而影響了消防檔案管理人員綜合素質的提高。

二、高校消防工作檔案的有效管理和利用措施

（一）完善管理制度，確保高校消防檔案管理工作的有序開展

消防檔案管理是高校消防安全管理工作中不可或缺的基礎性工作，要加強消防檔案管理必須進一步完善消防檔案管理體系。一方面，要根據《中華人民共和國消防法》和《中華人民共和國檔案法》制定消防工作檔案管理制度，明確消防工作檔案管理的責任部門、責任人以及相關工作職責，力求將消防檔案管理工作真正落到實處，從而推動高校消防檔案管理工作的有序開展；另一方面，要注意把消防檔案管理作為消防安全管理的一個重點來抓，并將消防檔案管理制度和有關規定要求納入日常的績效考核辦法之中，最大限度地增強高校廣大教職員工和學生的消防安全意識。要不斷健全消防檔案工作考核檢查制度，對于消防檔案的立卷、借閱、移交、保管、保密 、利用以及銷毀等各個環節都應做到可規可循，有據可依，從而規范消防檔案工作秩序，使之形成良好的運行機制，確保消防檔案安全。

（二）推行科學管理，提高高校消防檔案管理水平和實效

當前，高校消防檔案管理和利用仍存在傳統的“為保管而保管”“只保管不利用”的陳舊落后管理思想。隨著高校教育事業的快速發展以及現代科學技術的不斷進步，傳統單一的消防檔案管理手段和形式已難以適應當前高校消防檔案安全管理的發展需要。面對這一現狀，我們應該把握好以下幾點：一是要做到與時俱進，及時轉變管理理念，注意將先進的管理技術和設備設施引入到具體的消防檔案管理工作中，借助現代化的管理手段，推行科學化管理，加強消防檔案管理應用系統建設，逐步將消防檔案形成載體從紙質、圖片、聲像、光盤轉變為消防檔案管理信息系統應用，并安排專人管理操作，從而充分發揮消防檔案的利用價值。二是要充分利用信息化檔案管理軟件，有目的、重點、有針對性地將現有消防檔案信息數字化，把現存的消防檔案案卷目錄轉化為機檢數據，并通過設置防火墻、數據備份和加密等多種安全防護措施，防止消防檔案信息的丟失和泄露，以確保消防檔案的完整性、保密性以及安全性，從提高高校消防檔案管理水平和實效。三是要充分借助校園網絡，在高校校園網的信息平臺上創建消防檔案管理網站，將其作為宣傳高校消防檔案工作、開展消防檔案信息服務的重要窗口，并提供一定的網上查詢和使用服務，從而進一步加大消防檔案管理力度，提高消防檔案管理和利用水平。

（三）加強培訓，提高高校消防檔案管理人員綜合素質

消防檔案管理人員素質的高低直接影響消防檔案管理工作質量的好壞以及整體效能能否得到充分的發揮。因此，增強高校消防檔案管理人員綜合素質有著極為重要的現實意義。首先，要注意加大對高校消防檔案管理人員的培訓力度。消防檔案管理人員不僅要熟練掌握消防安全知識、檔案管理知識，熟悉相關的政策法規，而且還需具備嫻熟的使用現代化辦公設備和信息網絡技術的能力，能夠在消防檔案管理工作網絡中相互協作和配合。因此，高校相關部門必須加大對消防檔案管理人員專業知識、技能、政策、能力的培訓學習，提高他們的消防安全、增強法律觀念以及檔案管理意識，拓寬消防檔案管理人員知識視野，促使他們具備完善的知識結構、較高的文化素養和精湛的業務技能，從而提高消防檔案管理質量。其次，要注意加強消防檔案管理人員的思想道德和職業道德教育，不斷提高消防檔案管理人員的工作積極性和主動性，提升其思想道德素質和進行職業觀教育。再次，要積極開展崗位自學和工作業務經驗交流活動，鼓勵消防檔案管理工作人員勤于學習、樂于思考、勇于探索、敢于創新，充分發揮自身主觀能動性，多反思、多審視、多調整、多總結、多提高。通過自我學習和與他人交流，從而不斷擴展自己的知識，提高自身的學歷層次和綜合素質，確保消防檔案管理工作的高質量和高效率。

總之，我們應深刻認識到消防檔案管理對高校消防安全管理的重要作用，不斷完善管理制度，促進高校消防檔案管理工作的有序開展。推行科學管理，加強和規范消防安全管理，切實發揮高校消防檔案管理工作的實效作用，提高消防檔案管理水平，不斷加強培訓教育力度、加強職業道德教育，開展崗位自學和經驗交流活動，完善消防檔案管理人員的知識結構，培養消防檔案管理人員敏銳的消防安全防范意識以及較強的檔案技術能力，從而提高高校消防檔案管理人員綜合素質，確保消防檔案管理工作的高質量和高效率，真正為高校日常管理工作的順利開展保駕護航。