淺議高校學(xué)生就業(yè)工作檔案的建立與管理

張文華

摘 要：高校學(xué)生的檔案是人事檔案中的重要組成部分，對學(xué)生就業(yè)起到了積極的推進(jìn)作用，同時，它也是大學(xué)生在校期間生活情況、學(xué)習(xí)情況以及各種社會實踐真實的歷史記錄，到目前為止，我國高校在學(xué)生檔案的管理工作方面還存在著諸多問題，這些問題對學(xué)生在未來就業(yè)方面都造成了或多或少的影響，在當(dāng)前就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻的背景下，的確有必要建立專門的高校學(xué)生就業(yè)工作檔案。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；就業(yè)工作；檔案；建立管理

一、大學(xué)畢業(yè)學(xué)生就業(yè)工作檔案的主要內(nèi)容

（一）畢業(yè)生就業(yè)推薦表的制作

高校畢業(yè)生就業(yè)推薦表是畢業(yè)生綜合素質(zhì)的文字說明，由學(xué)校統(tǒng)一印制發(fā)放。畢業(yè)生應(yīng)按照推薦協(xié)議書的要求如實填寫有關(guān)項目，各高校院系應(yīng)根據(jù)畢業(yè)生個人特點填寫單位鑒定和推薦意見，并加蓋公章。經(jīng)學(xué)校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心簽證并加蓋公章的畢業(yè)生就業(yè)推薦表方為學(xué)校向用人單位介紹畢業(yè)生的正式憑證。

（二）《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》

《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》是學(xué)生的重要學(xué)籍檔案材料，主要包括以下幾個方面：政治態(tài)度與政治表現(xiàn)；思想道德修養(yǎng)及遵紀(jì)守法情況；學(xué)習(xí)態(tài)度以及對學(xué)習(xí)成績的總體評價；參加科研、職業(yè)技能訓(xùn)練活動和創(chuàng)新活動所取得的成績或成果；參加體育活動的情況及其成績；個人特長和適合從事的工作等。

（三）畢業(yè)生鑒定的工作材料

畢業(yè)生鑒定工作內(nèi)容包括：學(xué)生個人總結(jié)，畢業(yè)生按照畢業(yè)鑒定的內(nèi)容和要求對自己在學(xué)習(xí)期間的德、智、體等幾個方面的表現(xiàn)進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)；班級鑒定，班委會根據(jù)畢業(yè)生個人實際情況，對畢業(yè)生做出客觀全面的評價，寫出鑒定意見；各院系鑒定，班主任或輔導(dǎo)員根據(jù)畢業(yè)生的實際表現(xiàn)，客觀準(zhǔn)確地對每一位畢業(yè)生寫出評價意見，并交各院系審查、蓋章；學(xué)校審定。

（四）學(xué)生就業(yè)協(xié)議書等就業(yè)材料的存檔

高校各院系要及時審核、匯總本單位就業(yè)協(xié)議、就業(yè)合同和靈活就業(yè)證明，并及時報學(xué)校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心。學(xué)校審核后統(tǒng)一編報就業(yè)方案并存檔，上報就業(yè)主管部門[1]。

二、目前高校學(xué)生就業(yè)工作檔案建立、管理中存在的問題

（一）畢業(yè)生就業(yè)推薦表的制作不規(guī)范，不能很好地為用人單位介紹學(xué)生的情況

我國當(dāng)前很多高校對畢業(yè)學(xué)生就業(yè)推薦表的制作要求過于簡單，特別是校方的推薦意見，沒有對學(xué)生的文字評價內(nèi)容，統(tǒng)一用蓋章的形式敷衍了事，如：以“同意推薦”幾字帶過，相當(dāng)不規(guī)范，不能全面地體現(xiàn)學(xué)生的思想道德素質(zhì)、技能水平等情況，從而影響了資助與就業(yè)指導(dǎo)中心為學(xué)校向用人單位介紹畢業(yè)生的真實憑證的情況。

（二）就業(yè)招聘會的組織形式單一，跟蹤調(diào)查歸檔工作不完整

很多高校都被動地等待用人單位上門招聘聯(lián)系學(xué)生，沒有積極主動地走出去到企事業(yè)單位宣傳介紹本校的畢業(yè)生情況。沒有積極組織供需見面和雙向選擇活動。而且各高效院系也不積極與用人單位聯(lián)系，籌備組織多種形式的供需見面活動或指導(dǎo)組織畢業(yè)生參加各類人才市場招聘活動，幫助畢業(yè)生落實就業(yè)單位等。還有些高校每次招聘會結(jié)束后，對簽約的學(xué)生沒有及時跟蹤調(diào)查，不能真正把學(xué)生的就業(yè)情況整理歸檔。

三、優(yōu)化大學(xué)畢業(yè)學(xué)生就業(yè)工作檔案的管理及應(yīng)用

（一）高度重視大學(xué)畢業(yè)學(xué)生就業(yè)工作檔案的建立與管理，確保高校畢業(yè)學(xué)生就業(yè)率的提高

為保證大學(xué)畢業(yè)學(xué)生就業(yè)工作的順利開展，應(yīng)設(shè)立畢業(yè)生就業(yè)工作相關(guān)機(jī)構(gòu)，學(xué)校就業(yè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)處室及學(xué)院系負(fù)責(zé)人組成，學(xué)校就業(yè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)：①全面掌握國家及本省就業(yè)方針、整體政策和規(guī)定以及上級就業(yè)主管部門的工作意見，確定學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作的宏觀計劃；②統(tǒng)籌管理全校畢業(yè)學(xué)生就業(yè)工作，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，同時討論決定學(xué)校本年度就業(yè)工作中的重大問題等；③根據(jù)就業(yè)工作情況，及時向有關(guān)部門提出相關(guān)工作的改進(jìn)意見；④各院系根據(jù)自己的實際情況，成立本院系畢業(yè)生就業(yè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，于每年下半年開學(xué)后將領(lǐng)導(dǎo)小組成立情況及成員名單報校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心，并及時匯總建檔；⑤畢業(yè)生就業(yè)工作由學(xué)校就業(yè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一部署，校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)全校畢業(yè)生就業(yè)工作，資助與就業(yè)指導(dǎo)中心和各學(xué)院系及有關(guān)部門要全力合作，通過規(guī)范的學(xué)生就業(yè)工作檔案共同做好畢業(yè)生就業(yè)工作。

（二）做好學(xué)生就業(yè)推薦和學(xué)生就業(yè)后跟蹤調(diào)查記錄建檔等有關(guān)工作

校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心每年根據(jù)社會就業(yè)形勢及學(xué)校實際情況制定就業(yè)工作目標(biāo)，包括總體就業(yè)率、正式就業(yè)率、網(wǎng)簽就業(yè)率等目標(biāo)參數(shù)。學(xué)校及各院系要及時發(fā)布就業(yè)需求信息，做好學(xué)生特別是畢業(yè)生就業(yè)推薦和情況介紹，根據(jù)市場需求和專業(yè)特點，積極聯(lián)系用人單位，拓展就業(yè)渠道，組織安排畢業(yè)生參加供需見面活動，積極幫助學(xué)生就業(yè)，并及時將用人信息整理歸檔后反饋給學(xué)校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心；高校各院系要及時審核、登記、匯總并妥善保存畢業(yè)生簽約、解約協(xié)議書（合同）、靈活就業(yè)證明，并匯總、整理畢業(yè)生就業(yè)情況，定期整理歸檔報送學(xué)校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心，按時編制、上報本院系畢業(yè)生就業(yè)方案；另外，還要及時向?qū)W校就業(yè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心提出就業(yè)工作改進(jìn)意見和建議，做好本院系就業(yè)工作歸檔總結(jié)。各院系要及時向校、院（部）就業(yè)工作部門提供“本年度畢業(yè)生學(xué)籍信息”，配合學(xué)校校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心做好本年度“生源統(tǒng)計”工作；同時還要向?qū)W校校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心提供畢業(yè)學(xué)生“專升本”學(xué)生錄取情況；對畢業(yè)畢業(yè)學(xué)生的相關(guān)就業(yè)材料的學(xué)業(yè)成績欄目和畢業(yè)資格進(jìn)行審核、鑒證；配合學(xué)校資助與就業(yè)指導(dǎo)中心做好畢業(yè)學(xué)生就業(yè)報到證辦理、發(fā)放等統(tǒng)計工作[2]。

四、結(jié)語

大學(xué)畢業(yè)學(xué)生就業(yè)工作檔案的建立、管理和使用是一項專業(yè)性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程，高校應(yīng)高度重視這一工作的開展。總之，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、合理的大學(xué)畢業(yè)學(xué)生就業(yè)工作檔案管理，有利于高校管理水平的提升，既能提升高校的公信力，它更是學(xué)生獲得就業(yè)機(jī)會、提升高校就業(yè)率的動力源泉。

參考文獻(xiàn)：

[1]霍雄飛.就業(yè)服務(wù)視角下的高校學(xué)生檔案管理研究[J].檔案與建設(shè)，2010，02：40--42.

[2]曹麥寧.淺談高校學(xué)生檔案管理如何服務(wù)于畢業(yè)生就業(yè)工作[J].陜西檔案，2008，05：36-38.

（山東廣播電視大學(xué) 山東 濟(jì)南）