淺談電子檔案的安全問題及解決方案

司新紅

摘 要：在這個信息化時代中，電子檔案已經(jīng)給我們的工作生活帶來了諸多的便利，于此同時，我們也注意到網(wǎng)絡(luò)安全問題事實發(fā)生，電子檔案的安全也是十分令人堪憂。那么電子檔案的安全問題包括哪些情況，針對這些安全問題，作為檔案管理人員又該有哪些措施來進行應(yīng)對，這就是今天筆者要與各位同仁進行探討的問題，筆者的觀點希望各位能夠予以支持與分享。

關(guān)鍵詞：電子檔案；安全問題；解決方案

一、電子檔案的安全問題

電子檔案的安全問題總結(jié)起來其實可以分為兩個部分。第一是人員問題，第二是技術(shù)問題。下面筆者將從這兩個方面詳細論述。

1.電子檔案管理員的安全問題

（1）檔案管理員一人兼多職，無法及時將文件分類加密。作為檔案管理員來說，其本身具有的一些素質(zhì)條件是需要細致，而往往有些檔案管理員就沒有這項基本素質(zhì)，這里提到的細致，并非是管理員工作不負責(zé)任，而是往往檔案管理員的工作是一人兼多職，有些時候?qū)嵲谑穷櫦安坏侥敲醇氈?。像筆者所在的人防部門，電子檔案的備份與存放，都是有相關(guān)規(guī)定的，而有些涉及到涉密文件的時候，就需要將文件進行分離出來并且進行加密保護。然而往往在這樣的時候，檔案管理員由于工作的繁雜性，對于文件的涉密部分未能及時的進行分類加密，從而導(dǎo)致整部文件調(diào)取后會出現(xiàn)泄密事件的發(fā)生。

（2）檔案管理員對密碼的管理問題。作為檔案管理員來說，對涉密文件必須及時的進行加密保護，而有些管理員對涉密文件加密保護后，密碼管理出現(xiàn)問題，也會造成電子檔案的安全問題。對于電子檔案來說，加密就是對文件的一種保護。而密碼就是調(diào)取文件的鑰匙，如果密碼丟失或者外泄，就很有可能存在文件外泄的情況發(fā)生。這樣造成的電子檔案安全問題就非常嚴重。作為人防部門的檔案管理來說，人防部門的涉密文件更多，如果管理員設(shè)置密碼相同，或簡單，那么對于一些不法分子來說，得到密碼就是得到了檔案文件，對于人防部門來說，將會造成十分嚴重的損失。因此檔案的密碼是非常重要的管理對象，因此需要對他們進行嚴格的管理和保護。

（3）檔案分類不明確導(dǎo)致檔案的混亂，可能被誤刪。檔案管理員可能習(xí)慣把實質(zhì)性的檔案進行分類管理，但是對于電子檔案來說卻沒有這樣的習(xí)慣，因為保存期限久遠，整理時間充裕，因此有可能管理員對于電子檔案的分類情況，就沒有那么明確，一旦有涉密文件需要進行銷毀或文件統(tǒng)一刪除情況，就很有可能會導(dǎo)致誤刪。從而造成電子檔案恢復(fù)困難的問題。

2.電子檔案的技術(shù)安全問題

（1）黑客攻擊。對于電子檔案安全來說，人們首先想到的就是關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)時代的黑客攻擊問題，對于像筆者所在的人防部門來說，涉密文件時時都有，就很有可能會被一些情報買賣的不法人員看中，從而進行黑客攻擊，盜取檔案。

（2）網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵。作為電子檔案管理員來說，在這個網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的時代不可避免的需要做一些網(wǎng)站瀏覽，升級系統(tǒng)等操作，而對于互聯(lián)網(wǎng)來說，網(wǎng)絡(luò)病毒無處不在，很有可能在某一網(wǎng)站瀏覽的過程中就會在不知不覺中形成系統(tǒng)中毒的情況。這就很有可能被不法分子所利用從而導(dǎo)致電子檔案的安全問題。有些管理員認為網(wǎng)絡(luò)病毒僅僅可能造成系統(tǒng)運行緩慢的問題，這樣的想法完全是錯誤的，因為某些網(wǎng)絡(luò)病毒在侵入系統(tǒng)后，就有可能會將系統(tǒng)內(nèi)所有的數(shù)據(jù)外泄到控制端去，因此網(wǎng)絡(luò)病毒對于電子檔案來說是一個重要的安全威脅。

二、電子檔案的安全保護措施

在這個信息化時代，作為檔案管理員，更要有自己的職業(yè)操守和職業(yè)規(guī)范。電子檔案的安全問題已經(jīng)隨著時代的發(fā)展逐步涌現(xiàn)出來，那么做好安全防護才是保護檔案的最佳手段。下面筆者結(jié)合所在的人防部門談?wù)勱P(guān)于電子檔案安全問題，管理員應(yīng)該采取的措施：

1.做好自己的本職工作。在筆者看來，作為檔案的管理人員，首先需要做好自己的本職工作。包括檔案的錄入，保存及調(diào)取工作都需要準守相關(guān)規(guī)定及時進行更新和完善。在檔案錄入完畢后，需要校對檔案錄入是否完整。保存的時候需要注意分類保存管理，在一些機密檔案在保存的過程中一定要在加密系統(tǒng)中進行保存，以免發(fā)生管理混亂，導(dǎo)致檔案誤刪或共同調(diào)取等情況的發(fā)生。調(diào)取檔案或情報時，應(yīng)當嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，尤其是機密文件的調(diào)取，必須見到審批的調(diào)取文件后，才能進行調(diào)取相關(guān)信息。即便是檔案管理員一人身兼多職，也要首先做好自己的本職工作，然后盡自己所能身兼多職。

2.做好密碼保護工作。電子檔案的管理者都有自己電腦的密碼，包括進入檔案系統(tǒng)的密碼以及機密文件的加密密碼都是需要做好保護工作的。不可以將密碼隨意告知他人，也不要讓他人隨意接近密碼本進行查看。機要室中的檔案由專人統(tǒng)一負責(zé)管理，他人不得擅自進入。

3.做好安全維護工作。定期對檔案系統(tǒng)進行查詢，包括登陸記錄，安全指數(shù)以及木馬病毒的查詢。事實上，當前的電子檔案系統(tǒng)被人攻擊的情況并不少見。而在安全維護工作主要是前期的預(yù)防與查詢。當管理員發(fā)現(xiàn)登陸記錄異常或是有木馬病毒介入的時候，就需要及時處理查出登陸記錄的ip地址或者木馬病毒介入途徑，在可能的情況下及時將病毒查殺；如果遇到無法解決的問題就要做好情況記錄，并且上報給技術(shù)部門，讓工程師對系統(tǒng)進行處理。而情況記錄的工作是要給管理員做工作總結(jié)時用到的材料，當再次遇到相同的情況時，管理員就知道該如何處理這件事了。

4.做好系統(tǒng)防護工作。事實上，系統(tǒng)維護工作，不僅僅是包括安全維護，還包括正確的操作以及防火墻的維護等。作為檔案管理員來說，主要的系統(tǒng)維護工作，還是在于正確的操作以及系統(tǒng)的安全查詢。有些系統(tǒng)出現(xiàn)問題的情況實際上就是與管理員的不當操作有關(guān)。

5.做好檔案調(diào)取的相關(guān)制度。例如，調(diào)取檔案的調(diào)取記錄，包括相關(guān)調(diào)取憑證等都要做好相關(guān)記錄。而對于電子檔案的調(diào)取來說，相關(guān)的保護制度是可以避免一些不必要的安全問題發(fā)生的，例如，筆者所在的人防部門，對于電子檔案的管理有以下措施機要性文件不允許檔案用移動設(shè)備進行拷貝帶走；

在電子檔案存放的電腦中不允許登錄其他網(wǎng)站或郵箱；

檔案調(diào)取查看完畢后，要及時關(guān)閉檔案，不得長時間將檔案存放在桌面上；

當管理員離開時，必須要將電腦處于鎖屏狀態(tài)或關(guān)機狀態(tài)；

每周定期做好電腦系統(tǒng)查殺，如果查出病毒入侵，及時進行技術(shù)處理。

以上這些規(guī)定都是檔案管理部門需要做好的電子檔案管理措施。這不僅僅是為了檔案管理部門的工作，也是為了更好的將電子檔案安全存放的舉措。

參考文獻：

[1] 李照華.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策分析[J].黑龍江科技信息. 2015（28） ：145.

[2] 李南.淺談電子檔案管理中的安全問題及解決措施[J].黑龍江科技信息. 2016（03） ：35.