升格后高職院校檔案管理“三個體系”的創新研究

鐘影琪+陳文+劉碧靜

隨著教育體制改革的不斷深入，我國教育管理機制發生了重大的變化。尤其中等專業教育逐步轉向高等職業教育系列已成為一種發展趨勢，管理模式、辦學理念、師資力量等方面都發生了重大的變化。學校升格后，如何做好高職院校檔案管理工作，就成了目前亟待解決和探討的問題。

黨的十八屆四中全會提出把依法推進建設“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”“方便人民群眾的檔案利用體系”“造福子孫萬代的檔案安全體系”的檔案“三個體系”建設作為當前工作抓手，始終堅持用法治思維引領“三個體系”建設，用法治精神規范“三個體系”建設，用法治文化創新“三個體系”建設，促進法治檔案工作再上新臺階。

將“三個體系”作為升格后高職院校檔案工作的創新指導，有助于促進高職院校檔案管理的發展，有助于提高檔案資源對校園文化建設、科研建設、創新建設、人才建設以及信息化建設服務價值的被認可度，推動學院檔案管理工作邁上新臺階。

一、著力資源體系，檔案系統建設是基礎

高職院校檔案部門要高度重視檔案收集整理工作力度，把檔案收集整理工作與人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新等各項工作同規劃，同部署，同落實，同檢查，做到各項工作開展到哪里，檔案收集整理工作就覆蓋到哪里，讓檔案工作融入學校建設和服務中去，把師生檔案全面納入高職院校檔案資源體系，使檔案工作變“無為”為“有為”。

（一）庫房建設

庫房設在辦公樓二樓以上，空間需充足，需設有防盜網、鐵門、鐵柜等安全設施。

（二）設備建設

為節省空間，最好能配置密集柜儲藏檔案資料，按要求還需配備恒溫系統、專用計算機、復印機、打印機、檔案管理軟件等設備。

（三）室藏建設

一是檔案管理實現數字化；二是組卷編目規范，案卷排架美觀整齊；三是檢索工具紙質檔案和電子檔案并存；四是完善編研材料。

二、著力利用體系，檔案人才建設是關鍵

“人才支撐發展，發展孕育人才”，質量是檔案管理過程中一個永恒的主題。隨著檔案數字化、信息化的不斷深入，檔案載體形式和管理模式隨之跟進，數字化檔案文件的管理，檔案信息的安全利用，數字化、信息化檔案管理，檔案突發事件的應對策略等，都對現代檔案人員的業務素質提出更高、更新的要求。一方面人才難求，一方面檔案業務技術含量大增加，要求人才必須具備更高的綜合素質。

（一）引進人才

升格后的高職院校根據機構設置檔案館（室）專職工作人員，引進具有文化、政治可靠、業務知識熟練、思維敏銳、信息靈通、責任心強的高素質檔案專業本科以上畢業的“博才”或“通才”，負責編研，開發利用，規范化管理，把好收集關、質量關和利用關。每科（室）需配備1名本科以上文化、政治可靠、熟悉計算機操作、思維靈敏、責任心強的高素質兼職檔案人員，負責本部門資料的收集、整理、立卷歸檔、移交等工作。

（二）加強業務培訓

首先，由于升格后高職院校檔案管理人員的流動性較大，因此采取“走出去”或“請進來”的形式，定期或不定期地組織檔案管理人員進行培訓，讓檔案管理人員熟悉業務，掌握有關的政策規定，明確工作要求，熟悉工作的步驟和實際操作技術，使檔案工作人員具備扎實的知識功底，能夠熟練掌握檔案材料的鑒別、分類、編排、裝訂、立卷等基礎性工作，提升檔案管理人員的業務能力。

其次，加強檔案人員的自身學習，努力提高檔案人員的政治思想素質，使其不斷更新知識，更新理念，提高履行崗位職責的能力。

再次，檔案人員要加強業務學習，在日常工作中善于總結不足，虛心向其他單位的同行學習，借鑒好的經驗和做法，開拓思路，創新進取，努力探索檔案工作的規律，提高業務素質。

最后，各部門領導要建立穩定的檔案工作隊伍，配備素質較高的專職或兼職人員，減少檔案崗位人員的變動，以保障檔案工作有序、高效地開展。

（三）轉變服務模式

載體的變化，電子文件的出現，勢必使檔案信息的收集、整理、儲存和開發利用由傳統型走向現代化，改變載體貧乏、單一、“重藏輕用”的現象。利用檔案管理軟件，可以確保資料齊全、完整、準確及系統。各科（室）兼職檔案員通過檔案管理軟件，可以完善各部門的收集、整理、立卷、歸檔等業務環節，同時可以實現資源共享。

三、著力安全體系，檔案制度建設是保障

確保高職院校檔案安全保密，是新形勢下高職院校檔案工作的底線、紅線和生命線。加大高職院校檔案安全保密執法檢查力度，建立并完善高職院校檔案安全應急管理制度，切實改善高職院校檔案保管保密條件，對高職院校重要檔案實行數字化，有條件的可考慮異地異質備份保管，保障高職院校檔案信息安全。

（一）靠制度保安全

高職院校檔案部門要認清形勢，居安思危，時刻繃緊檔案安全保密這根弦，構筑確保檔案安全保密的牢固思想防線，要加快建立健全以人防、物防、技防三位一體為核心的檔案安全防范體系，建立健全并嚴格執行各項安全保密規章制度，經常開展檔案安全保密自查、他查、互查，及時發現并排除檔案安全保密隱患，堵塞各種安全保密漏洞，嚴防檔案損壞損毀和失泄密事件發生，制定確保這個指標體系落實的工作規范。

（二）靠硬件保安全

高職院校檔案部門要積極爭取高職院校領導的重視與支持，完善檔案工作投入機制，把檔案館（室）建設納入高職院?；A設施建設項目，統籌規劃，優先建設，以經濟、實用、安全、先進為原則，高標準，嚴要求，重規范，加快改造或新建、擴建高職院校檔案庫房，切實改善高職院校檔案保管保密條件。同時，建設完備的抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等基礎設施。

（三）靠工作保安全

為了提高對危機發生的預見能力、危機發生后的救治能力和事后的恢復能力，高職院校檔案部門要居安思危，未雨綢繆，樹立檔案危機意識，建立行之有效的科學管理、安全防范和應急處置機制，確保檔案安全受到危害時得到優先及時搶救和妥善合理處置，把檔案損失降到最低限度。

（四）靠科技保安全

高職院校檔案部門要側重于建立標準，采取措施，確保電子文件、電子檔案長期保存和利用；對涉密檔案、重要檔案的存儲介質進行檢驗和認證，確保存儲安全；采用先進的管理設備、現代化的管理手段和科學的搶救措施，盡可能延長檔案實體的壽命，延續檔案信息的存在。

四、著力“三個體系”建設，是高職院校檔案室今后工作追求的目標

（一）“三個體系”創新的研究，可以促進高職院校檔案管理水平的提高

檔案工作“三個體系”建設，已成為“十三五”期間檔案工作的指導思想和總體工作目標。隨著教育體制改革的不斷深入和發展，高等職業教育管理機制發生了重大的變化。如何加強與完善學校檔案管理工作，成為擺在高職院校檔案管理者面前的新的挑戰和新的課題。目前的高職院校檔案管理水平亟待提高。

（二）“三個體系”創新的研究，可以更好地為高職院校的改革和發展服務

“三個體系”建設把資源、服務、安全作為新時期檔案工作的重要指導，互為條件，互為動力，相輔相成，內在統一，涵蓋了檔案工作各方面，激活了檔案工作全領域，是科學發展觀在檔案工作建設實踐中的具體運用和生動體現，有助于為高職院校檔案管理提供依據，強化高職院校檔案管理的功能，從而推動高職院校檔案事業健康發展。

（三）“三個體系”創新的研究，有利于學術價值的實現

“三個體系”建設是“檔為民所建、檔為民所用、民為檔之本、安為檔之先”精神的高度概括。高職院校檔案管理由于其服務范圍的狹窄性、服務對象的特定性，在高職院校整體發展中經常被人忽視。通過研究高職院校檔案如何為高職院校發展服務，如何推動學校的創新工作，如何更好地參與到高職院校日常管理中，有利于提高高職院校檔案價值的被認可度，提高檔案的利用率，實現檔案的學術價值。

（四）“三個體系”創新的研究，有利于轉變服務模式

檔案資源體系建設是基礎，檔案安全體系建設是保障，檔案利用體系建設是目的，服務是檔案部門永恒的主題。傳統的檔案工作模式已很難適應市場經濟發展和體制變革對檔案管理信息化工作的需求。因此，必須創新拓展檔案服務領域，豐富檔案服務內容，創新檔案服務機制，完善檔案服務手段，改善檔案服務條件，提高檔案服務質量，變被動為主動利用，搞好高職院校檔案信息資源的開發，滿足學校各方面利用的需求，更好地為高職院校發展服務。

（五）“三個體系”創新的研究，可以讓檔案領域實現資源共享

“三個體系”建設是科學發展觀在檔案工作領域的具體實踐，是對檔案傳統工作“收、管、用”的升華，是指導新時期、新階段檔案工作的基本理論，更是未來檔案工作的總體目標。檔案工作要適應新時期的發展需求，創新服務理念，這就要求高職院校順應時代的要求，建立一套科學、安全、高效、完備的信息管理體系，方便檔案使用者快捷、方便地獲取利用信息，實現檔案價值，實現資源共享，同時也能提升學校管理品位，樹立高職院校良好的形象。

時代在發展，社會在進步，校園在變遷?！叭齻€體系”建設已經成為高校檔案工作的總體目標。高校檔案室必須緊緊抓住“三個體系”建設內涵與高校檔案工作實際，必須開展常態化工作，必須有鍥而不舍的精神，有持之以恒的心理準備，把檔案數字化建設融入校園整體發展規劃當中，提供高效率服務，樹立良好新形象，為社會各界、師生利用檔案提供更大的便利。

【參考文獻】

[1]盧森林.基于高校檔案“三個體系”建設工作幾點思考[J].辦公室業務，2013（3S）：80-81.

[2]周慶，楊嬋.“三個體系”建設在高校檔案工作中的思路[J].蘭臺世界，2011（12）：33-34.

[3]趙平.檔案工作 “三個體系”建設理論與實踐的探討[J].城建檔案，2011（09）：21-23