SAP—PS在機(jī)電安裝企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制中的應(yīng)用

張瑋瑋

摘要：PS模塊是SAP中的項(xiàng)目管理模塊，具有組織結(jié)構(gòu)獨(dú)立性、集成性、綜合性等特點(diǎn)，近幾年在國內(nèi)的大中型機(jī)電安裝企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。由于市場競爭日益激烈，機(jī)電安裝企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也日趨增大，文章在分析了機(jī)電安裝企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)具體表現(xiàn)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)探討了利用PS項(xiàng)目管理模塊，在機(jī)電安裝企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制的基本思路。

關(guān)鍵詞：機(jī)電安裝；SAP-PS模塊；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

隨著建筑市場的迅猛發(fā)展，作為建筑行業(yè)重要分支的機(jī)電安裝工程也受到越來越多的重視。機(jī)電安裝工程相對(duì)于整個(gè)建筑工程來說，它的體量較小，但是卻具有安裝工程系統(tǒng)復(fù)雜、涉及范圍廣、對(duì)安裝技術(shù)要求高等特點(diǎn)。因此，對(duì)于機(jī)電安裝企業(yè)而言，除了要面對(duì)日益嚴(yán)酷的市場環(huán)境， 還要面對(duì)日益復(fù)雜化的客戶需求。在這種情況下，如何有效的防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制是機(jī)電安裝企業(yè)在不斷提高自身的核心競爭力，謀求穩(wěn)定發(fā)展的過程中亟須解決的現(xiàn)實(shí)問題。

一、機(jī)電安裝企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的主要表現(xiàn)

機(jī)電安裝企業(yè)在運(yùn)營中，面臨的主要財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)具體表現(xiàn)為投標(biāo)報(bào)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)和盈利風(fēng)險(xiǎn)等方面。

（一）投標(biāo)報(bào)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)

機(jī)電安裝企業(yè)取得工程項(xiàng)目主要是通過公開招標(biāo)的方式，投標(biāo)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)按其成因可分為外部原因和內(nèi)部原因。外部原因主要包括業(yè)主公布的項(xiàng)目信息不足，導(dǎo)致對(duì)項(xiàng)目內(nèi)容范圍了解不清；設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料缺乏，無法對(duì)實(shí)施階段進(jìn)行科學(xué)預(yù)測，設(shè)計(jì)易出現(xiàn)失誤等。而內(nèi)部原因則主要包括報(bào)價(jià)人員的設(shè)計(jì)能力；所參考的報(bào)價(jià)依據(jù)的準(zhǔn)確性等。上述原因都有可能造成投標(biāo)價(jià)格不準(zhǔn)確。如果采取高報(bào)價(jià)，則極有可能導(dǎo)致不能中標(biāo)；而采取低報(bào)價(jià)，一方面會(huì)擾亂市場，另一方面也會(huì)加大后期項(xiàng)目管理的難度，導(dǎo)致利潤過低甚至虧損，出現(xiàn)“賠本賺吆喝”的局面。

（二）合同風(fēng)險(xiǎn)

面對(duì)競爭日益激烈的市場環(huán)境，機(jī)電安裝企業(yè)大多數(shù)時(shí)候不得不采取壓價(jià)競標(biāo)的方式，獲得施工合同，甚至還要接受一些明顯不利的合同條款，比如被要求墊付大量資金、收取各類保證金等。這樣的合同從簽訂之初就給企業(yè)帶來巨大的財(cái)務(wù)壓力，增大了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。另外，機(jī)電安裝工程施工過程復(fù)雜，施工中存在許多不確定因素，特別是工程變更方面，如果合同中沒有明確規(guī)定，出現(xiàn)條款模糊、責(zé)任不明，那么也會(huì)導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的爆發(fā)。

（三）資金風(fēng)險(xiǎn)

機(jī)電安裝項(xiàng)目雖然體量相對(duì)較小，但是一個(gè)機(jī)電安裝企業(yè)往往同時(shí)進(jìn)行十幾個(gè)甚至幾十個(gè)項(xiàng)目。在目前墊資合同如此普遍的情況下，很容易造成企業(yè)流動(dòng)資金的緊張。由于我國籌資渠道并不是十分靈活，大多數(shù)企業(yè)只能選擇銀行貸款來取得資金，繼續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營。企業(yè)能取得的銀行貸款規(guī)模是有限的，也就是說機(jī)電安裝企業(yè)在運(yùn)營中必須能夠及時(shí)回收工程款，才能保證其他項(xiàng)目的正常運(yùn)作。如果大量工程款不能及時(shí)回收，就無法使企業(yè)的資金處于一種良性循環(huán)的狀態(tài)，最終導(dǎo)致無法償還到期貸款，資金鏈斷裂，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和合同違約風(fēng)險(xiǎn)。

（四）盈利風(fēng)險(xiǎn)

機(jī)電安裝工程中，施工企業(yè)的盈利風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在其對(duì)成本的控制能力上。在目前的市場環(huán)境下，機(jī)電安裝企業(yè)往往是低價(jià)中標(biāo)，利潤空間很小。這就對(duì)企業(yè)的成本管控能力提出了很高的要求，如果不能在項(xiàng)目運(yùn)作中進(jìn)行有效的成本控制，不僅會(huì)造成材料費(fèi)、人工費(fèi)、機(jī)械費(fèi)以及管理費(fèi)用上的浪費(fèi)，導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目成本超出預(yù)算，還會(huì)使該項(xiàng)目陷入無利潤甚至是虧損的境地。

二、PS模塊在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制中的應(yīng)用

SAP-PS模塊是SAP-R3中專門用于項(xiàng)目管理的模塊，主要用于那些日常運(yùn)作中以項(xiàng)目為運(yùn)作主體的企業(yè)。典型的項(xiàng)目制運(yùn)作的企業(yè)，其項(xiàng)目管理過程包括詢價(jià)報(bào)價(jià)——銷售訂單處理——設(shè)計(jì)——采購與分包——項(xiàng)目現(xiàn)場施工和進(jìn)度確認(rèn)——竣工驗(yàn)收——質(zhì)保期等。PS模塊具有如下特點(diǎn)：首先，具有組織結(jié)構(gòu)獨(dú)立性。PS模塊用Work Breakdown Structure（工作分解結(jié)構(gòu)，以下簡稱WBS）和Network（網(wǎng)絡(luò)）作為主數(shù)據(jù)來串聯(lián)其他模塊的主數(shù)據(jù)，而無需對(duì)應(yīng)現(xiàn)實(shí)的組織機(jī)構(gòu)，PS模塊中這種組織結(jié)構(gòu)的方式更符合項(xiàng)目運(yùn)作的特點(diǎn)；其次，具有集成性。PS模塊與SAP系統(tǒng)中的許多模塊均有不同程度的集成，與系統(tǒng)中的CO模塊（財(cái)務(wù)控制模塊）的集成度更高，幾乎能夠?qū)崿F(xiàn)在常規(guī)CO 模塊中的全部功能；最后，具有綜合性。PS模塊實(shí)際上是所有與項(xiàng)目相關(guān)的其他模塊功能的一個(gè)綜合體。

在機(jī)電安裝企業(yè)面臨眾多風(fēng)險(xiǎn)的情況下，PS模塊應(yīng)該在風(fēng)險(xiǎn)管理中發(fā)揮更大的作用，具體表現(xiàn)為：

（一） 加強(qiáng)投標(biāo)報(bào)價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)控制

由于投標(biāo)報(bào)價(jià)階段的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)來自外部和內(nèi)部，對(duì)于外部風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以通過規(guī)范報(bào)價(jià)依據(jù)的資料種類和詳細(xì)程度來進(jìn)行控制，再借助通過提高報(bào)價(jià)人員的責(zé)任心和經(jīng)驗(yàn)值來降低相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。而對(duì)于內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)通過PS模塊的應(yīng)用可以做到更好的控制。首先，PS模塊提供了標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目成本結(jié)構(gòu)（WBS結(jié)構(gòu)）和多版本的成本計(jì)劃，比如報(bào)價(jià)版的成本計(jì)劃、預(yù)算版本的成本計(jì)劃等等。通過將一定期間內(nèi)項(xiàng)目的預(yù)算版成本計(jì)劃與報(bào)價(jià)版成本計(jì)劃進(jìn)行比對(duì)，便可以總結(jié)出企業(yè)對(duì)某一類項(xiàng)目的報(bào)價(jià)精度，甚至可以具體到某一位報(bào)價(jià)人員的報(bào)價(jià)精度，從而有針對(duì)性的進(jìn)行改進(jìn)，不斷提升企業(yè)總體的報(bào)價(jià)水平；再者，PS模塊的成本計(jì)劃編制依托的是SAP系統(tǒng)實(shí)時(shí)的物料價(jià)格數(shù)據(jù)庫，將報(bào)價(jià)設(shè)計(jì)人員的物料清單導(dǎo)入之后，可以快捷、準(zhǔn)確的輸出項(xiàng)目的單位物料成本，大大提升了報(bào)價(jià)效率。

（二）規(guī)范銷售訂單處理

安裝合同簽訂后，企業(yè)就已經(jīng)承擔(dān)了相應(yīng)的合同風(fēng)險(xiǎn)。那么，如何在項(xiàng)目的運(yùn)作過程中，將這種風(fēng)險(xiǎn)的影響降到最低，便是財(cái)務(wù)控制的重點(diǎn)所在。首先，在輸入電子合同的時(shí)候，對(duì)于特殊條款一定要重點(diǎn)標(biāo)明，以便合同后續(xù)執(zhí)行的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能清晰的加以注意；然后，在PS模塊中進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，可以根據(jù)合同要求和項(xiàng)目的特點(diǎn)進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的搭建，但是項(xiàng)目結(jié)構(gòu)必須要做到標(biāo)準(zhǔn)化和明晰化，標(biāo)準(zhǔn)、明晰的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目后續(xù)一切計(jì)劃、監(jiān)控、分析活動(dòng)的基礎(chǔ)，對(duì)項(xiàng)目管理而言具有及其重要的意義。PS模塊在項(xiàng)目立項(xiàng)階段還有一個(gè)重要的工具就是里程碑管理。在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，嚴(yán)格按照合同的條款設(shè)立收款里程碑和開票里程碑，能夠使項(xiàng)目管理人員在項(xiàng)目執(zhí)行的全過程中輕松監(jiān)控這些重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。

（三）優(yōu)化項(xiàng)目計(jì)劃與項(xiàng)目預(yù)算

PS模塊在成本控制方面的兩個(gè)行之有效的工具就是成本計(jì)劃與成本預(yù)算。

1. 成本計(jì)劃。PS模塊的成本計(jì)劃包括單位成本計(jì)劃和成本要素計(jì)劃。單位成本計(jì)劃（材料成本計(jì)劃）可以根據(jù)設(shè)計(jì)BOM匹配系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格自動(dòng)生成，成本要素計(jì)劃主要涉及人工成本、費(fèi)用等。將預(yù)算版本的成本計(jì)劃與項(xiàng)目結(jié)算后的實(shí)際成本進(jìn)行比對(duì)，能清楚的分析出項(xiàng)目中各個(gè)成本項(xiàng)或者項(xiàng)目的各個(gè)階段預(yù)算執(zhí)行的情況，從而對(duì)施工成本的控制進(jìn)行全方位的評(píng)價(jià)。

2. 項(xiàng)目預(yù)算。精確、科學(xué)的項(xiàng)目預(yù)算是項(xiàng)目成本控制的基礎(chǔ)，一定程度上決定了項(xiàng)目最終的經(jīng)營成果。PS模塊中的項(xiàng)目預(yù)算是由預(yù)算版本的成本計(jì)劃乘以預(yù)算系數(shù)轉(zhuǎn)化而來的，項(xiàng)目可以按執(zhí)行階段或者按系統(tǒng)適用不同的預(yù)算系數(shù)。項(xiàng)目預(yù)算的本質(zhì)就是要將項(xiàng)目的成本計(jì)劃通過一定的分配規(guī)則分配到項(xiàng)目的各個(gè)成本控制項(xiàng)上，以確定項(xiàng)目各個(gè)成本控制項(xiàng)的成本定額，通過差異化的預(yù)算系數(shù)設(shè)置可以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目各個(gè)成本控制項(xiàng)的差異化管理。

（四）加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施的過程控制

項(xiàng)目實(shí)施的過程控制與企業(yè)的盈利風(fēng)險(xiǎn)息息相關(guān)，PS模塊的應(yīng)用可以有效的加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施的過程控制，提高項(xiàng)目管理的規(guī)范性、精確性和時(shí)效性，從而降低企業(yè)的盈利風(fēng)險(xiǎn)。

1.PS模塊的項(xiàng)目管理平臺(tái)可以將項(xiàng)目的主計(jì)劃執(zhí)行節(jié)點(diǎn)設(shè)置到項(xiàng)目涉及的各個(gè)部門，部門之間以項(xiàng)目的生命周期為主線無縫鏈接，大大提高了部門間的協(xié)同效率。

2.項(xiàng)目管理人員對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度一目了然，對(duì)項(xiàng)目的跟蹤工作大大簡化，這就使一個(gè)項(xiàng)目管理人員可以同時(shí)管理幾個(gè)甚至十幾個(gè)項(xiàng)目，管理效率大大提高。

3.通過項(xiàng)目MRP（物資需求計(jì)劃）的運(yùn)算，能夠及時(shí)匹配企業(yè)的呆滯庫存，從而降低企業(yè)的庫存水平，減少企業(yè)資金占用。

4.項(xiàng)目信息高度集成，項(xiàng)目的成本控制人員能夠及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度以及成本的投入情況，及時(shí)將某一階段發(fā)生的材料成本、人工成本以及其他費(fèi)用與階段預(yù)算作對(duì)比，以便對(duì)其預(yù)算分配做出合理的調(diào)整。

5.項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息同步，便于財(cái)務(wù)人員對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)行有效的監(jiān)控。財(cái)務(wù)人員通過對(duì)相關(guān)指標(biāo)的對(duì)比、分析，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行過程中諸如開票及時(shí)性、成本投入及時(shí)性、TECO狀態(tài)及時(shí)性等問題，與業(yè)務(wù)單元共同促進(jìn)項(xiàng)目管理能力的提升。

（五）強(qiáng)化項(xiàng)目資金管控

對(duì)項(xiàng)目資金的管控，核心內(nèi)容就是要將資金的收與付匹配起來，進(jìn)量減少企業(yè)的資金壓力，降低資金風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂的墊資條款不可怕，重點(diǎn)在于在項(xiàng)目應(yīng)該收款的節(jié)點(diǎn)要及時(shí)的把款收回來。PS模塊在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，便會(huì)依據(jù)合同中約定的來款進(jìn)度設(shè)置收款里程碑。在進(jìn)度達(dá)到收款條件，里程碑被確認(rèn)后，便會(huì)自動(dòng)傳遞收款需求至信控部門，信控部門根據(jù)收款信息及時(shí)催收進(jìn)度款。如果款項(xiàng)經(jīng)信控部門催收后客戶仍未支付，企業(yè)可以及時(shí)的中止項(xiàng)目的繼續(xù)投入，減少資金損失。對(duì)于質(zhì)保金的催收也是如此，系統(tǒng)依據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際驗(yàn)收時(shí)間和合同約定的質(zhì)保期，算出質(zhì)保金的到期時(shí)間，待質(zhì)保金到期時(shí)傳遞需求至信控部門。收款里程碑的有效應(yīng)用，可以保證項(xiàng)目資金的收與支均在可控范圍之內(nèi)，從而大大降低企業(yè)的資金風(fēng)險(xiǎn)。

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（作者單位：煙臺(tái)冰輪股份有限公司）