淺析制造企業應付暫估掛賬與核銷存在的問題及對策

陳云霞

摘要：隨著市場競爭日益激烈，越來越多的制造企業引入精益生產理念，企業要求供應商按其生產計劃及時將物料送到指定地點，經檢驗合格后投入生產。對于已驗收入庫尚未開票結算的物料，企業先按物料的暫估價值記賬，此種做法不能真實反映企業的資產和負債狀況。文章分析了制造企業應付暫估數量核對、價格估計、采購發票結算流程中存在的問題，并給出管理建議。

關鍵詞：制造企業；應付暫估掛賬；采購發票核銷

應付暫估掛賬與沖銷就是將采購收貨入庫與采購發票結算兩個本應同時進行的環節進行人為拆分，因此形成過渡性負債科目：應付暫估。通過對應付暫估的掛賬和沖銷，將采購預估價格調整成實際發票價格。若采購部門對應付暫估長期不清理，形成大額掛賬，會造成公司存貨不實，成本失真，影響會計數據準確性，增加公司經營潛在風險。因此制造企業加強應付暫估掛賬與核銷的清理已迫在眉睫。

一、制造企業應付暫估掛賬與核銷過程中存在的問題

（一）應付暫估數量與供應商核對不一致

企業根據生產計劃指令，要求供應商將物料送到指定生產線邊倉位，由企業收貨部門簽收后隨即投入生產，在生產過程中檢驗人員發現物料質量不合格時，需填制不合品處置單并集中存放，次日與供應商辦理采購退貨簽收手續，將實物退回供應商。在簽收交接和生產領用過程中，極易存在如下問題：

第一，企業采購收貨辦理不及時，甚至漏辦。如：企業因生產計劃臨時調整，對供應商已送達的物料暫緩辦理采購收貨入庫，供應商急于配送其他企業貨物，本著互信態度將物料暫放在企業，隔日物料被企業生產部門直接領用，后經多次催促后才辦理采購收貨入庫，更有甚者不辦理采購收貨入庫，從而造成企業應付暫估數量與供應商核對不一致。

第二，供應商采購退貨辦理不及時。如：大部分供應商非常重視采購收貨的交接手續，對物料數量、品名、規格都與企業一一核對。對于采購退貨的交接手續，略顯輕視，對不合格物料數量、品名、規格存在疑義時，并未積極與企業溝通解決，從而導致采購退貨不能及時辦理，致使企業應付暫估數量與供應商核對不一致。

（二）應付暫估價格易偏離實際結算價

企業在辦理采購收貨入庫后，供應商尚未開具發票進行采購結算時，企業按物料預估價格入賬，記入存貨科目。而預估價格偏離采購發票結算價格的幅度，直接影響企業財務報表數據的真實可靠性。在對物料進行價格估計時，易存在如下問題：

第一，市場行情波動較大，無法準確預估物料價格。如：鋁、銅、鋼等大宗物料，價格隨國際市場行情波動，采購預估價格易偏離實際結算價。

第二，經辦人員責任心不強，任意估價。如：企業經辦人員在辦理采購收貨入庫時，因涉及物料品種多，工藝復雜，無法準確預估價格時，便統一以名義金額1元為預估價格辦理采購收貨入庫。

第三，計量單位換算錯誤，導致預估價格錯誤。企業在實際業務中，經辦人員極易將計量單位混淆，導致物料的預估價格成倍虛增或虛減。以上原因都會造成企業或高或低的估計物料價格，從而導致企業存貨資產虛增或虛減，使企業利潤不實，增加企業稅收違規風險。若被管理層惡意利用，人為調節利潤，后果嚴重。

（三）供應商發票入賬困難

企業采購部門負責采購價格報批工作，并每月與供應商核對采購數量，通知供應商開具發票，經審核無誤后，交財務部門入賬，沖銷應付暫估。在供應商發票入賬時，極易存在如下問題：

第一，數量不一致，供應商無法及時開出發票。如：因采購收貨或采購退貨辦理不及時，企業與供應商數量無法核對一致，導致供應商未能在規定時間內開出發票。

第二，采購價格不確定，供應商無法及時開出發票。如：對于長期合作的供應商，存在先供貨，后定價的現象，針對一些工藝復雜的非標零件，由于企業與供應商的市場信息不對稱，無法談妥采購結算價，因此供應商無法正常開票。

第三，經辦人員工作疏忽，將供應商發票滯留在手中，遲遲不予辦理發票入賬審批流程，更有甚者會造成增值稅發票過期。以上原因都會造成供應商發票入賬不及時，應付暫估核銷滯后，最終導致應付暫估大額掛賬。

二、應付暫估清理存在問題的原因

制造企業在應付暫估掛賬與核銷的清理過程中，存在以上問題的主要原因是：首先，企業采購收貨管理制度不健全。沒有規范的制度指導并約束各部門及供應商，采購收貨、采購退貨流程辦理時效較差，造成應付暫估數量與供應商不符，無法及時辦理發票核銷；其次，企業預估價格管理方法不完善。采購人員沒有統一的標準和方法，全憑經驗進行估價；最后，企業采購發票結算管理辦法不健全。供應商不能及時開票結算，造成企業應付暫估余額較大，與此同時供應商回款困難。

三、解決途徑及對策

（一）選擇先進的供應商關系管理軟件

可選擇使用供應商關系管理系統（SRM）。其是實現企業與上游供應商維持長期合作伙伴關系的管理軟件。通過供應商關系管理軟件平臺，企業可實時更新采購需求及送貨需求，供應商也可實時查詢企業收貨記錄，每日跟蹤企業是否及時辦理采購收貨手續，且可跟蹤企業采購退貨明細。SRM軟件平臺能促使企業與供應商采購流程透明化，縮短采購異常反饋時間，做到采購信息實時共享。

（二）建立規范的采購收貨管理制度

1. 采購部門下達采購需求。 根據企業月度生產計劃，采購部門將月度采購需求下達給供應商，供應商提前備貨。

2. 采購部門下達送貨需求。根據企業日生產計劃，采購部門將日送貨需求下達給供應商，要求供應商按日送貨需求將物料直接配送到指定生產線邊倉位。對于因生產計劃臨時調整，采購部門須提前一日更新送貨需求。

3. 驗收入庫。供應商配送物料時，附采購部門《送貨需求》，一式兩份。生產線邊倉位收貨人員根據供應商提供的《送貨需求》，對物料品名、規格、數量進行逐一核對，經核對無誤后在《送貨需求》上簽收。一聯供應商留存，一聯收貨人員留存。

4. 采購退貨。在生產過程中，檢驗人員發現不合格品時，先填寫《不合格物料處置單》，一式四聯。一聯由檢驗人員留存；一聯由收貨人員留存，用于供應商退貨簽收；一聯由采購人員留存，用于采購結算對賬；一聯由供應商留存，用于采購結算對賬。

（三）建立完善的材料估價方法

1. 價格咨詢法。對于價格隨國際市場行情波動的大宗物料（如鋁材、銅材、鋼材），可通過網上查詢、持續跟蹤分析，掌握當期價格波動主要因素，從而提供合理的預估價格。

2. 價格參照法。對于新增零部件的價格預估，可參照同類產品價格（如工藝相近、材質相近、用量相近的同類產品），不得任意估價。

3. 價格修正法。定期對預估價格進行統一檢查，因價格波動導致估價偏離實際的物料進行預估價格修正。對于因計量單位換算錯誤導致估價錯誤的物料，應立即修正。

（四）建立規范的供應商開票結算管理辦法

1. 采購結算價格審批。采購人員需每日統計送貨需求中新增物料，交由采購價格工程師統一開展詢價、報價、價格審批工作，并在五個工作日內完成。

2. 采購結算發票開具。采購人員每月1日從ERP系統中導出上月采購收貨、退貨明細，經與供應商核對無誤后，在五個工作日通知供應商開票。供應商需在接到通知后五個工作日內完成開票工作（含外地供應商郵寄時間）。

3. 采購結算發票入賬。采購人員接到供應商發票后，需在五個工作日內完成企業內部審批流程，交財務部入賬沖銷應付暫估。

（五）建立完善的應付暫估持續跟蹤管理辦法

1. 定期開展應付暫估核對工作。采購部門是應付暫估明細賬的直接責任部門，需按月或季對ERP系統里長期未辦理采購發票結算的物料進行持續跟蹤分析。由于采購結算價格遲遲未審批、或供應商不予辦理采購負數發票結算等異常原因，采購部門需出具應付暫估明細核對報告，并向企業財務部門報備。

2. 定期開展應付暫估清理工作。財務部門每年組織采購部門對應付暫估明細賬開展清理工作，對長期（超過三年以上）不予辦理采購發票結算的應付暫估，且無任何原因說明的，經履行相關審批手續后，由財務部門辦理應付暫估核銷。

四、結語

綜上所述，企業應建立健全采購收貨制度、材料估價方法、供應商開票結算管理辦法、應付暫估持續跟蹤分析管理辦法，并使用先進的供應商關系管理系統，以有效降低應付暫估掛賬、沖銷過程中的各類風險。

作者單位：

[1]康晶.淺析應付暫估款存在的風險及對策[J].中國集體經濟，2015（28）.

[2]林閣.材料采購內部控制缺失風險及應對[J].鄉鎮企業會計，2012（05）.

[3]劉瀟苑.淺談如何清理應付暫估款項[J]. 《現代經濟信息》 2016（02）.

（作者單位：南京康尼機電股份有限公司）