加快醫院檔案管理信息化的策略探究

王紹鋒

摘要：隨著計算機與網絡的普及，網絡信息技術被廣泛應用于生活中。網絡信息技術對人們的影響是巨大的，改變了人們的生活方式、豐富了社會貿易內容、提高了管理效率。為了提升醫院管理效率，信息化的管理方式被運用到醫院常規管理中。文章從醫院檔案管理出發，對目前醫檔案管理的現狀進行分析，并針對醫院檔案管理信息化建設提出建議。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化建設；建議

醫療水平與醫療設備是醫院硬實力的體現，而醫院管理方式則代表了醫院的軟實力，隨著信息技術的不斷發展，醫院管理方式逐漸由傳統的方式向信息化方式轉變。以患者就診為例，為了提高醫院服務質量與效率，醫院都建立了“一卡通”體系，患者憑借醫院發放的就診卡，可以實現掛號、就診、取藥、檢查、提取化驗單等內容，此外，很多醫院可以在手機客戶端或者微信公眾號進行掛號。信息化管理不僅提高了醫院的運行效率，還為患者提供更加便捷的醫療服務。

一、醫院檔案管理的內容

檔案管理是醫院管理中的重要內容，醫院各項工作的開展都要記錄歸檔。目前醫院檔案管理內容主要有以下幾點：1.行政檔案管理。行政管理主要是指：對醫院科室、組織或者部門進行管理，并且記錄下每個科室、組織的工作內容。2.財務檔案管理。財務管理涉及內容有：患者就診費用、藥品購買費用、醫療設備購買費用、工作人員工資以及醫院其它進、支出費用，財務檔案管理主要針對醫院財務資料進行管理。3.人事檔案管理。人事檔案管理主要有：工作人員的合同管理、工作人員履歷材料管理、醫保等材料管理。此外，醫院人員調度也要記錄在案。4.患者檔案管理。醫院每天都要接受很多患者，患者的就診科室、就診單、所使用的的藥物清單都是患者檔案管理的范疇，此外很多重大病患或者慢性疾病，醫院需要長期跟蹤治療，就診過程中使用的材料都會被醫院進行歸檔管理，這樣可以為患者提供有效的醫療數據。5.科研檔案管理。醫院不僅能夠為患者提供優秀的醫療服務，還是醫療科研單位，很多醫院都在進行醫療科研技術的研究工作，在科研過程中，科研數據、科研程序以及每次的科研結果都需要進行歸檔管理。并且一些重要數據還需要進行備份處理。

二、目前醫院檔案管理信息化的現狀及其原因

（一）現狀

為了提高管理效率，很多醫院檔案管理也采取了信息化的管理方式，但是很多醫院信息化管理進程并不完善，或者處于半信息化管理的狀態。在管理檔案過程中，很多醫院投入了相應的管理設備，但是在檔案歸檔、儲藏、查閱等方面，還是采取傳統的方式，醫院檔案并沒有進行數據、信息化處理，只是在計算機上記錄了檔案屬性、歸檔時間以及保存位置，查閱者只是通過計算機查找醫院檔案，并沒有真正的實現檔案在線閱讀，如果想查閱檔案，只能調取傳統的紙質檔案。

（二）原因

目前醫院檔案管理大多處于半信息化的狀態，很多檔案并沒有進行數據、信息化的處理，其原因主要有以下幾點：1.醫院不重視。檔案信息化管理可以提高醫院運營管理效率，但是醫院涉及的檔案內容較多，因此在檔案信息化管理的過程中需要很長周期，也就是說檔案信息化管理的優點短期內體現不了，此外檔案信息化建設需要購買相應的管理設備，聘請專業的系統管理、維護人員，很多醫院只顧眼前利益，不愿增加檔案信息化管理方面的投入力度。2.醫院檔案屬性復雜。醫院檔案種類較多，例如：財務、行政、人事等方面，同時從材質上劃分，醫院檔案屬性也比較多樣化，例如：PPT、視頻、文本文檔、CT片、彩超片以及其它紙質材料。有些檔案可以進行信息化處理，但是有些檔案卻并不適合進行數據化處理，例如：CT片、X光透射片。因為這些材料在查閱時必須借助背景光板，在計算機屏幕上看的效果并不好。3.工作人員缺乏專業的知識。受傳統檔案管理方式的影響，很多檔案管理人員缺乏對信息的數據化處理能力，不能滿足檔案信息化管理的要求。同時很多檔案管理人員缺乏責任性，對檔案的分類、歸檔沒有按照工作標準進行。

三、醫院檔案信息化管理的措施

（一）制定完善的信息化管理制度

對于檔案的管理來說，在強化信息化建設的同時一定要確保檔案管理的安全、檔案管理的工作效能，就必須構建相關的管理制度，實現科學化和規范化管理，這樣才能實現責任明晰，權責分明，保障檔案資料信息的及數據的安全運行。在管理制度上，按照法治建國的思路，在檔案管理中還需要實現規范化和創新化。在以往的檔案管理中，更多的時候都是人為命令管理，制度成為了一種擺設和形式，所以在制度的構建中首先要確立制度至上的原則，用制度約束人。在加快檔案信息化建設的時候，在制度的建設中要實現同步化和適應化，構建彼此匹配的制度規范：一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；三是統一檔案管理標準，在檔案的管理中，最為繁瑣的工作 就是設備檔案進行分類和歸檔，所以建立統一的管理標準就可以減少相關的工作量，提升工作效率。

（二）建立專業的信息化組織

檔案信息化管理離不開專業團隊的支持，針對信息化管理團隊建設可以采取以下措施：1.選擇合適的管理系統。檔案管理信息化實質是通過專業管理系統對檔案進行分類、儲存，但是每個醫院的組織結構、運營方式存在很大區別。因此在選擇信息化管理系統時，要從醫院自身需求出發，并且要與醫院將來的發展策略相適應，這樣才能讓信息化管理系統真正融入到醫院檔案管理中。2.聘請專業的團隊。醫院檔案涉及的內容相對繁雜，并且檔案屬性比較多樣化，在信息化管理建設初期，醫院應該聘請專業的數據信息化管理隊伍，對傳統的檔案進行數據處理，同時要對信息化管理系統需要進行定期維護和升級。3.對檔案管理人員進行培訓。針對目前檔案管理人員缺乏工作能力的情況，醫院必須強化對現有檔案管理人員的信息化處理能力進行培訓，讓每個檔案管理人員都能滿足信息化管理的需求。如果醫院感覺對現有工作人員培訓需要大量的時間，還可以提高檔案管理人員的招聘門檻，通過招聘的方式來解決人才不足的問題。

（三）強化信息化管理設備建設

實現檔案管理的信息化建設，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保信息化建設中所需要的設備和機械工具，這是實現檔案管理信息化建設的基礎工作。隨著社會的發展，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰，從檔案的搜集、整理、歸檔、開發和利用，都需要實現智能化、動態化、自動化和規范化的挑戰，同時隨著檔案資料的增多，需要從業人員借助信息化建設的硬件設施來提高工作效率。隨著計算機技術的普及和網絡的發展，以及打印機、復印機、各種通訊設備等技術的應用，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。

（四）強化信息化安全管理

隨著信息技術的發展，很多人擁有過人的計算機處理能力，一些不法分子利用管理系統的漏洞盜取醫院內部資料。例如，很多人利用計算機應用技術盜取患者的資料，根據醫院保存的患者檔案顯示的內容，對患者進行精準詐騙。不法分子冒充某個醫療機構，讓患者防不勝防，很容易獲取患者的信任，因此這種詐騙的成功幾率很高，所以在檔案信息化管理建設的過程中，醫院要強化信息化安全管理，定期對檔案管理系統進行檢測，發展系統漏洞及時處理，此外醫院還要強化檔案管理人員的管理，防治檔案管理人員泄露檔案，避免監守自盜情況的發生。

四、結束語

醫院檔案信息化管理還處于發展階段，由于種種原因很多醫院檔案管理還處于傳統狀態或者半信息化管理狀態，隨著信息技術的不斷發展，未來醫院檔案信息化程度會日益加深。

參考文獻：

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[2]李福英.淺談實現醫院檔案管理信息化的措施[J].黑龍江檔案，2013（04）.

（作者單位：寧德市醫院）