試析衛生和計劃生育局檔案管理現代化

崔慧

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）12-000-01

摘 要 信息化時代的到來對檔案管理產生了翻天覆地的變化，傳統的檔案管理在現代化的管理中就不相適應，在衛生和計劃生育檔案管理建設中，推進現代化管理，從而更好的促進衛生和計劃生育局的工作。

關鍵詞 衛生和計劃生育 檔案管理 現代化管理

對于衛生與計劃生育局的工作管理來說，檔案資料是對之前開展工作的一個記錄和相關的憑證，伴隨著我國衛生計生的規范化改革進程，衛生計生檔案管理現代化已成為歷史必然。此時就需要有一批現代化檔案管理人員來推進檔案管理，對衛生和計劃生育工作檔案資料的保存、歸檔以及利用進行現代化科學的管理，進一步提升檔案管理質量，促進我國的和諧社會進程。

一、衛生和計生局檔案管理的必要性探析

（一）滿足我國社會主義現代化建設進程

科學技術的進步推進社會經濟的不斷發展，同時也促進檔案管理的現代化建設歷程，使得檔案的作用最大程度的發揮應有的效用，為我國的現代化建設打上一劑強心針。

（二）滿足我國的信息化建設發展

信息化發展建設中，在推進整個國民經濟的發展中已是勢不可擋。檔案作為國家的文獻資料，是有一定的史料價值和研究意義，現代化檔案管理加之于信息化建設手段，可以發揮意想不到的作用。例如，傳統的紙質檔案僅僅借助于紙質媒介，用文字和圖形進行記錄，而信息化手段可以更加豐富的佐之于音頻、視頻等形式，立體的還原當時的情景，使得記錄的內容信息含量更大，記載更加直觀性。

（三）滿足自身內在提升的發展

現代化的檔案管理手段為檔案管理提供了一個發展契機，可以通過現代化的管理模式更好的對自身的檔案資源優化配置，擴展檔案資源的服務范疇，并且由于現代化的管理手段，在檔案信息的檢索中更為便捷，提升了檔案的工作效率。

二、衛生和計劃生育檔案在管理中的局限性

衛生和計劃生育檔案是我國獨有的一個特色，在管理中必然摸索屬于自身發展的一套管理控制制度。雖然經過一段時間的發展進步，但是仍舊會有一定程度的不足之處。主要表現在以下幾個方面：第一，衛生計生檔案資料管理存在一定的漏檔現象。漏檔問題主要是由于一些歷史客觀因素造成的，這一問題成為計生檔案管理較為嚴重的一個問題。例如，我國改革開放的發展，促使我國流動人口的盲目增加，因此在對育齡婦女進行管理過程中出現了很大程度的困難，在之中很多破產的企業增加，導致檔案資料混亂，出現了檔案漏管等問題。第二，衛生和計劃生育管理模式比較落后。在我國，衛生計生檔案管理模式仍舊是沿用的傳統的方式，從調查的實際情況來看，無論是單位以及個人，對計生檔案的管理工作重視程度較低，對檔案管理欠缺科學性，在檔案管理上出現很多重復工作，導致檔案管理任務無形之中就增加，這樣在檔案的查詢和利用上就會有更新不及時的現象，從而導致計生檔案的真實性大打折扣。第三，在計生檔案管理中，人員素質堪憂。很多檔案管理人員都是一些其他部門的管理者兼任職位，對于檔案管理缺乏專業性，對于兼任人員在進行檔案管理中如果交接不及時就會導致檔案資料不完整，從而嚴重影響檔案工作效率的提升。

三、衛生和計劃生育局檔案管理現代化措施路徑

（一）檔案管理現代化需要先進的物質基礎做保證

檔案管理設備的及時跟進以及相關基礎設施的更新，是保證檔案管理工作的物質基礎，衛生和計劃生育檔案管理中，對于檔案物質基礎的保障中，一般需要在以下兩個方面來進行：第一，檔案室和辦公室分離。檔案室應當是專門進行檔案管理工作，建立綜合的專業的檔案管理工作室，可以更好的保證檔案管理工作中的安全。第二，要嚴厲執行檔案管理的規章制度，執行高標準的檔案管理規范，將當前衛生計生部門檔案管理的混亂局面進行有效的改善。

（二）提升檔案管理的數字化進程

數字化檔案管理已成為當前較為普遍的管理方式，檔案管理利用數字化技術，可以更好得節省人力物力，在檔案的歸檔、搜索以及鑒定等工作上，提升其準確性。例如聲音、影像資源在記錄檔案中生動形象的特征，在檔案資源的占比中不斷增加，數字化管理將這些聲音和影像進行復制和共享，構建一個巨大的數字檔案管理網，以便于更多的人迅速的查閱。

（三）充實衛生計生檔案服務項目，更好的對檔案資源進行優化配置

檔案資源已經從最初的查詢和記錄功能中逐漸的擴展成為一個更為完善的服務體系，尤其是對于衛生和人口檔案來說，關乎整個國家和人民的切身利益，將計生和衛生檔案在更大范圍內進行服務項目的擴展，更好的服務于國家，才能更好的發揮其利用價值。

四、結語

綜上所述，衛生和計生檔案管理局對于檔案的管理是我國經濟發展中不可或缺的組成部分，對其進行現代化管理，提升檔案管理的利用率，完善計生檔案的服務功能，更好的促進我國社會主義和諧社會的發展，以現代化的管理手段推動現代化的檔案管理，完成檔案管理在新時期應當擔負的使命。

參考文獻：

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