淺析如何優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理工作

侯利文

摘 要：本文針對(duì)目前電力企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略。要強(qiáng)化檔案管理體系，完善檔案管理制度；全面收集檔案信息并及時(shí)保存、充分利用。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；存在問(wèn)題；優(yōu)化策略

電力企業(yè)與人們的日常生活有著不可分割的關(guān)系。電力企業(yè)只有做好自己的工作，提高發(fā)電效率，才能夠?yàn)槿嗣裆钐峁┍憷?。而電力企業(yè)的檔案管理工作在電力企業(yè)的工作中又屬于基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作為電力企業(yè)提供了實(shí)施管理工作的平臺(tái)。電力企業(yè)的檔案管理工作做得好，管理機(jī)制健全，就能夠有助于電力企業(yè)的資源調(diào)配工作，讓各項(xiàng)事務(wù)井井有條，使企業(yè)的人財(cái)物都能夠用到最需要的地方。如果電力企業(yè)的檔案管理制度明確合理，它就能詳細(xì)的記錄企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)。然而，由于電力企業(yè)的檔案管理工作涉及到方方面面，信息量非常大，并且與之有工作往來(lái)的企業(yè)也數(shù)量龐大，這就導(dǎo)致了電力企業(yè)的檔案管理工作開展起來(lái)非常困難。但是我們必須要意識(shí)到電力企業(yè)管理工作的重要性，檔案管理工作雖然艱難，但它能夠?yàn)殡娏ζ髽I(yè)的發(fā)展提供信息，促進(jìn)電力企業(yè)不斷發(fā)展。本文根據(jù)電力企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題，對(duì)如何提高電力企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策進(jìn)行探討。

一、目前電力企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

目前，電力企業(yè)檔案管理所面臨的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面――電力企業(yè)無(wú)法即時(shí)、全面的收集到客戶信息，檔案管理工作沒(méi)有完善的系統(tǒng)，并且檔案管理人員對(duì)工作缺乏重視。這些問(wèn)題導(dǎo)致了電力企業(yè)的檔案管理工作難以有效開展，無(wú)法發(fā)揮自身所具有的價(jià)值與作用。

1.檔案信息的收集不全面和保存不完整

就目前的電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，其最普遍的問(wèn)題就是無(wú)法及時(shí)、全面、有效的收集信息。在電力企業(yè)的檔案管理工作中，從信息采集，到信息入庫(kù)，再到信息的保存，都是由相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)。但是，根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，電力企業(yè)的檔案管理人員并沒(méi)有對(duì)自己的工作予以重視，對(duì)信息的采集工作不及時(shí)、不主動(dòng)。并且，當(dāng)下還有一些電力企業(yè)沒(méi)有完全采用電子方式進(jìn)行信息收集，這些企業(yè)有的還在采用原始的紙質(zhì)采集方式，有的將兩者相結(jié)合。使用紙質(zhì)方式記錄檔案信息會(huì)引發(fā)一系列問(wèn)題，比如，如果有人來(lái)企業(yè)調(diào)取信息，就可能會(huì)發(fā)生在紙質(zhì)檔案上涂改的現(xiàn)象。電力企業(yè)對(duì)檔案管理的疏忽也就導(dǎo)致了檔案信息不全，并且信息保存不完整。

2.專業(yè)的檔案管理體系不完善

對(duì)于電力企業(yè)而言，建立系統(tǒng)完善、管理制度健全的檔案管理工作才能夠提升自身的競(jìng)爭(zhēng)力。但是，就目前的狀況來(lái)看，大部分的電力企業(yè)檔案管理工作中都存在著大量的問(wèn)題，管理制度不健全，缺乏檔案管理方面的人才，沒(méi)有使用電子方式采集信息，沒(méi)有完善的檔案管理室，并且，有的企業(yè)壓根就沒(méi)有進(jìn)行檔案管理工作。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)對(duì)檔案管理極其不重視，檔案管理工作人員不僅身兼多職，而且還在企業(yè)內(nèi)根據(jù)需要聽(tīng)從調(diào)動(dòng)。企業(yè)的這種行為違反了《中華人民共和國(guó)檔案法》，同時(shí)也給自身的發(fā)展設(shè)置了阻礙，導(dǎo)致了企業(yè)檔案信息缺失、泄露。

3.缺乏完善、專業(yè)的管理制度

當(dāng)下的電力企業(yè)檔案管理工作難以有效開展，還有一個(gè)重要原因就是電力企業(yè)的高層管理人員對(duì)該項(xiàng)工作的忽視。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，企業(yè)的檔案管理工作就被遺忘，沒(méi)有人去建立和完善檔案管理制度。如今，電力企業(yè)面臨的一個(gè)非常棘手的問(wèn)題就是檔案管理人員不能夠積極的落實(shí)和推進(jìn)檔案管理制度。但是，對(duì)于電力企業(yè)而言，管理制度是否完善，是否能夠落實(shí)，將對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到不可估量的影響。如今，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，企業(yè)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。如果企業(yè)能夠建立完善的檔案管理制度，就能夠根據(jù)信息預(yù)測(cè)未來(lái)的發(fā)展形勢(shì)，發(fā)現(xiàn)企業(yè)中存在的問(wèn)題，從而在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)。反之，如果電力企業(yè)的檔案信息管理不完善，電力企業(yè)就無(wú)法準(zhǔn)確的知道自己的發(fā)展方向，從而在競(jìng)爭(zhēng)中失去優(yōu)勢(shì)。

二、電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略

1.強(qiáng)化管理體系，完善管理制度

只有建立健全企業(yè)的檔案管理工作體系，電力企業(yè)才能在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中彰顯優(yōu)勢(shì)，取得發(fā)展。因此，電力企業(yè)應(yīng)該跟隨社會(huì)的發(fā)展不斷進(jìn)步。首先，電力企業(yè)要改變?cè)械墓芾眢w系，努力的根據(jù)時(shí)代狀況建立適合當(dāng)下發(fā)展的管理制度。其次，電力企業(yè)應(yīng)該對(duì)信息采集和管理工作制定標(biāo)準(zhǔn)，要求員工必須要按照標(biāo)準(zhǔn)開展工作。如此一來(lái)，電力企業(yè)的信息管理工作就能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一，員工們統(tǒng)一按照標(biāo)準(zhǔn)采集管理信息，這樣不僅能夠確保信息的準(zhǔn)確性，還能夠提高信息采集的效率。最后，電力企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行法律教育，增強(qiáng)其法律意識(shí)，要求員工在工作交接時(shí)，必須對(duì)信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁泄露信息，這樣才能夠保證電力企業(yè)的信息安全。與此同時(shí)，電力企業(yè)自身也要依法行事，建立健全檔案信息管理制度，以確保企業(yè)的檔案信息真實(shí)完整。如今，隨著時(shí)代的發(fā)展，很多專門的檔案管理公司順勢(shì)而生，很多企業(yè)由于偷懶省事，于是找這樣的機(jī)構(gòu)管理檔案信息。但是，這些公司的信息保密工作很差，無(wú)法保證企業(yè)檔案信息的安全性。結(jié)果，很多企業(yè)由于信息外泄而遭受到重大損失。

2.全面收集檔案信息并及時(shí)保存、充分利用

全球?qū)崿F(xiàn)了信息化，信息的海量促使著電力企業(yè)對(duì)檔案信息管理的改革必須大力推進(jìn)。國(guó)網(wǎng)重慶市電力公司辦公室文檔處和重慶市檔案局一行人對(duì)公司檔案管理進(jìn)行了預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收組人員現(xiàn)場(chǎng)查看了公司的檔案信息并進(jìn)行一系列的檢驗(yàn)，給予了肯定。這個(gè)事件表明了，如果企業(yè)能夠積極的做好檔案信息管理工作，保證電力企業(yè)檔案信息的真實(shí)性和完整性，這將對(duì)企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展大有裨益。電力企業(yè)在進(jìn)行信息管理的過(guò)程中，應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)檔案信息保存管理的現(xiàn)代化，用電子檔案代替原始的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化。電力企業(yè)要讓檔案管理室不再是簡(jiǎn)單的一間房間，而是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把它變成多媒體的形式，這不僅能夠讓電力企業(yè)在信息采集和保存過(guò)程中更加方便快捷，還能夠使電力企業(yè)的檔案信息更加安全。電力企業(yè)在進(jìn)行信息采集時(shí)，不能夠只關(guān)注于單純的信息收集和保存，而是要讓信息發(fā)揮其最大的效用。電力企業(yè)要學(xué)會(huì)利用信息，對(duì)信息進(jìn)行分析。部分企業(yè)只單純的記錄檔案信息，然后就一直讓它“沉睡”，沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果。在電力企業(yè)的管理過(guò)程中充分利用檔案信息，這樣更能促進(jìn)電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和處于領(lǐng)先地位。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，電力企業(yè)不能再固步自封，而是要緊跟時(shí)代的步伐，努力尋求發(fā)展。電力企業(yè)在人們的日常生活中扮演者不可或缺的角色，承擔(dān)著對(duì)國(guó)家和人民的責(zé)任，必須努力改善自身缺陷，在競(jìng)爭(zhēng)中掌握有利的主動(dòng)權(quán)，這樣就要求電力企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性。檔案信息在電力企業(yè)的整個(gè)成長(zhǎng)過(guò)程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，根據(jù)以往的檔案信息分析可以讓電力企業(yè)立足于時(shí)代的前端，對(duì)電力企業(yè)各方面發(fā)展都起著很大的基礎(chǔ)作用。

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