事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合研究

(長沙市道路運輸管理處 湖南 長沙 410000)

事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合研究

朱波

(長沙市道路運輸管理處湖南長沙410000)

事業(yè)單位辦公系統(tǒng)自動化需要在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上實現(xiàn)，可進(jìn)一步推動事業(yè)單位間實現(xiàn)無縫化的信息交流。經(jīng)過長期發(fā)展與實踐，我國事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理已經(jīng)取得顯著的成就，在實現(xiàn)人工管理與智能管理相融合的同時，建立了多元化系統(tǒng)資源整合體系。本文主要結(jié)合現(xiàn)代事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的實際，對現(xiàn)代事業(yè)單位的系統(tǒng)升級與發(fā)展進(jìn)行研究。

事業(yè)單位；辦公系統(tǒng)自動化；智能檔案管理

一、引言

傳統(tǒng)的事業(yè)單位辦公系統(tǒng)具有效率低、工作量大、錯誤率高等現(xiàn)象，難以從根本上實現(xiàn)信息的共享和工作的協(xié)同。現(xiàn)階段事業(yè)單位辦公自動化逐步形成，工作人員可通過信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效采集和處理，以改善傳統(tǒng)事業(yè)單位辦公系統(tǒng)所造成的現(xiàn)象。檔案管理是一項與事業(yè)單位信息技術(shù)相關(guān)的工作，故將事業(yè)單位辦公體系與檔案管理結(jié)合起來，不僅有利于提升事業(yè)單位辦公的核心效率，還有利于達(dá)到經(jīng)濟(jì)管理系統(tǒng)逐步優(yōu)化和發(fā)展的目的。

二、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合的原則

(一)規(guī)范性

事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲格式、結(jié)構(gòu)類型、加工算法等與智能檔案管理系統(tǒng)存在較大差異，在一定程度上阻礙了信息的轉(zhuǎn)換和交流，故在對事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案進(jìn)行整合前，應(yīng)對二者的格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)算法、數(shù)據(jù)庫等方面進(jìn)行統(tǒng)一，且確保不同部門間采取的操作規(guī)范相同，這樣才能實現(xiàn)信息的有效交流。

(二)信息安全性

對于辦公系統(tǒng)和智能檔案管理系統(tǒng)來說，信息的搜集、整理、分析和處理等工作是實現(xiàn)共享的前提，且在這一系列工作環(huán)節(jié)中，應(yīng)對信息進(jìn)行保密分級，只有確保在保密級別范圍實現(xiàn)信息流轉(zhuǎn)，才能在信息交流、共享和運用中做到信息的條理化。

(三)簡便性

事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的目的在于實現(xiàn)信息資源的共享，以達(dá)到增強(qiáng)事業(yè)單位競爭力、提升工作效率的目的。因此，二者應(yīng)以操作簡便性為前提，簡化應(yīng)用程序和整合步驟，以確保操作簡單明了、易于掌握。

三、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合所面臨的問題

(一)系統(tǒng)綜合利用率低

目前，新型檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，增強(qiáng)了事業(yè)單位檔案信息應(yīng)用于檔案調(diào)動的靈活性，但從實際應(yīng)用情祝來看，我國事業(yè)單位自動化檔案管理系統(tǒng)的綜合化應(yīng)用率較低，檔案管理問題已成為事業(yè)單位辦公系統(tǒng)中較為突出的問題，比如區(qū)域人力資源檔案管理中大量的人員檔案，無法實現(xiàn)人才檔案全面性、智能化管理，但辦公系統(tǒng)內(nèi)部資料完善程度較低，雙向應(yīng)用的事業(yè)單位辦公形式，反而降低了事業(yè)單位的實際工作效率，對事業(yè)單位的實際辦公造成了阻礙。

(二)系統(tǒng)信息管理水平低

目前，我國事業(yè)單位實施智能系統(tǒng)過程中，存在事業(yè)單位系統(tǒng)信息整合的管理水平較低、部分事業(yè)單位員工工作意識較低，泄露事業(yè)單位工作內(nèi)容等問題，對我國事業(yè)單位工作的開展造成了巨大影響。另外，區(qū)域人力資源檔案管理的完整性差，再加上智能化系統(tǒng)完善性較低，使現(xiàn)代事業(yè)單位檔案信息存在泄漏的隱患，對我國事業(yè)單位工作的進(jìn)一步開展帶來了較大的發(fā)展安全風(fēng)險。

(三)資源應(yīng)用區(qū)域性限制

事業(yè)單位是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要管理平臺，實施事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理之間的聯(lián)系密切性較高，但從事業(yè)單位的實際工作情祝來看，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的應(yīng)用常受到事業(yè)單位管理范圍的限制，各個領(lǐng)域發(fā)展中經(jīng)濟(jì)、人員資源檔案中，存在檔案系統(tǒng)對接不完善等問題，無法滿足跨地的檔案應(yīng)用需求，大大降低了智能化系統(tǒng)信息的綜合應(yīng)用率，無法發(fā)揮事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的優(yōu)勢。

四、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的整合途徑

(一)加強(qiáng)事業(yè)單位辦公系統(tǒng)相關(guān)信息的有效對接

針對現(xiàn)代事業(yè)單位工作結(jié)構(gòu)全面性改革，提出事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)全面升級，做好資源整合與數(shù)據(jù)系統(tǒng)的確立。一方面，實現(xiàn)系統(tǒng)資源整合結(jié)構(gòu)逐步優(yōu)化，完善新型辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接，保障事業(yè)單位辦公系統(tǒng)間的信息相互協(xié)調(diào)。比如檔案管理系統(tǒng)實施區(qū)域性規(guī)劃，保障事業(yè)單位中黨辦、行政等部門信息系統(tǒng)間信息的相互溝通，提高事業(yè)單位新型辦公數(shù)據(jù)資源管理水平。另一方面現(xiàn)代系統(tǒng)資源管理結(jié)構(gòu)逐步優(yōu)化，發(fā)揮智能辦公系統(tǒng)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，做好傳統(tǒng)、檔案管理數(shù)據(jù)資源與新系統(tǒng)之間的信息對接，從而推進(jìn)現(xiàn)代資源管理結(jié)構(gòu)發(fā)揮主要作用。

(二)推動事業(yè)單位工作管理的智能化發(fā)展

實現(xiàn)事業(yè)單位工作系統(tǒng)與智能系統(tǒng)資源的整合，不僅要實現(xiàn)現(xiàn)代事業(yè)單位系統(tǒng)應(yīng)用內(nèi)部管理資料的合理對接，同時也要完善事業(yè)單位工作管理機(jī)制。比如開展事業(yè)單位檔案管理智能化系統(tǒng)在事業(yè)單位全面性推廣，確保事業(yè)單位多種檔案資源能夠通過網(wǎng)路平臺進(jìn)行檔案信息的查詢；全面建立事業(yè)單位內(nèi)部信息管理結(jié)構(gòu)檔案智能化應(yīng)用系統(tǒng)，比如某事業(yè)單位工作系統(tǒng)中推廣智能化檔案管理系統(tǒng)，形成區(qū)域內(nèi)檔案管理層次性管理結(jié)構(gòu)，逐步實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部智能化檔案管理系統(tǒng)的全面升級。

另一方面，結(jié)合事業(yè)單位智能檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，對事業(yè)單位工作系統(tǒng)管理制度進(jìn)行逐步優(yōu)化，實施線上線下事業(yè)單位管理制度。比如某單位在事業(yè)單位網(wǎng)站上，進(jìn)行區(qū)域事業(yè)單位檔案管理實際情況公開，充分發(fā)揮社會大眾監(jiān)督管理作用，實現(xiàn)事業(yè)單位辦檔案管理效率的提升。

(三)實現(xiàn)智能化系統(tǒng)的信息融合

事業(yè)單位信息資源整合能力的發(fā)揮，需要借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)新平臺，發(fā)揮智能系統(tǒng)在信息資源整合中的作用，突破事業(yè)單位各個部門間的差異，建立其與事業(yè)單位之間的共用數(shù)據(jù)庫，為我國現(xiàn)代事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的拓展、優(yōu)化提供更大的發(fā)展空間。比如我國某事業(yè)單位為了實現(xiàn)自動化辦公系統(tǒng)與檔案信息的整合，對區(qū)域資源檔案管理實施智能化系統(tǒng)控制，建立事業(yè)單位區(qū)域檔案完善管理體系。另外，將多元的檔案管理系統(tǒng)與事業(yè)單位智能化辦公系統(tǒng)相對接，進(jìn)一步實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息、辦公信息的資源整合，形成區(qū)域共用辦公數(shù)據(jù)庫，為當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位辦公工作的開展提供了全面的檔案信息管理資源，提高事業(yè)單位的辦公效率。

五、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位辦公系統(tǒng)正趨于自動化發(fā)展，但事業(yè)單位中的檔案管理工作一直未能與成熟的辦公系統(tǒng)整合，不利于事業(yè)單位實現(xiàn)資源合理配置和信息溝通的目標(biāo)。從本文所論述的內(nèi)容中可以看出，從辦公系統(tǒng)信息的對接、推動管理工作智能化發(fā)展、實現(xiàn)智能化系統(tǒng)的信息融合等方面，可推動事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合程序的順利實施，這也為優(yōu)化現(xiàn)代事業(yè)單位工作效率提出了一個可行、有效的途徑。

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朱波(1986-)，男，本科，助理館員，主要從事檔案管理等工作。