淺談如何提高創(chuàng)新型QC小組活動成果的申報和發(fā)布質(zhì)量

(中國鐵路通信信號上海工程局集團(tuán)有限公司 上海 200000)

淺談如何提高創(chuàng)新型QC小組活動成果的申報和發(fā)布質(zhì)量

秦敏霞

(中國鐵路通信信號上海工程局集團(tuán)有限公司上海200000)

QC成果發(fā)布是將一年來小組的QC活動展現(xiàn)給大家、推廣QC成果的重要平臺。本文從創(chuàng)新型QC小組活動成果報告的整理基本要求、步驟、形式和基本內(nèi)容進(jìn)行講述，對成果報告幻燈片的制作要求，以及如何發(fā)表成果進(jìn)行了系統(tǒng)闡述。并結(jié)合新版質(zhì)量管理小組活動準(zhǔn)則T/CAQ 10210-2016，針對成果報告申報及發(fā)布中存在的問題和不足進(jìn)行了分析和介紹，提出自己的想法與解決的辦法。

創(chuàng)新型QC成果;整理;申報;發(fā)布;質(zhì)量提高

開展QC小組活動，首先應(yīng)掌握QC小組活動的基礎(chǔ)知識，接著要學(xué)會正確、熟練地運(yùn)用QC工具，分析和解決問題，最后出了成果要善于總結(jié)，運(yùn)用編寫、繪制和表演技巧，生動準(zhǔn)確地發(fā)表成果。本文結(jié)合《質(zhì)量管理小組活動準(zhǔn)則》(T/CAQ 10210-2016)[1]中較舊版的改進(jìn)變化，從 QC小組活動成果的編寫要點(diǎn)、常見問題、整理注意事項、成果報告幻燈片的制作以及現(xiàn)場如何發(fā)表成果等各環(huán)節(jié)，就如何提高QC小組活動成果發(fā)布的質(zhì)量，從而提升QC小組活動水平，更好的達(dá)到預(yù)期成效做系統(tǒng)闡述。

一、QC小組的概念

(一)QC小組的概念和特點(diǎn)

質(zhì)量管理小組(quality control circle)亦稱QC小組。[1]由生產(chǎn)、服務(wù)及管理崗位的員工自愿結(jié)合，圍繞組織的經(jīng)營戰(zhàn)略、方針目標(biāo)和現(xiàn)場存在的問題，以改進(jìn)質(zhì)量、降低消耗、改善環(huán)境、提高人的素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)效益為目的，運(yùn)用質(zhì)量管理理論和方法開展活動的團(tuán)隊。

(二)QC小組活動成果發(fā)布的目的

QC小組是全員參與質(zhì)量管理活動的一種有效的形式。為了在一個組織中廣泛地開展QC小組活動，讓全體員工都能積極參加到活動中來，就必須通過已開展活動并取得成果的小組現(xiàn)身說法，把自己是怎樣進(jìn)行活動的過程和取得的成果，用事實(shí)和數(shù)據(jù)反映在成果報告中，以便進(jìn)行交流與發(fā)表。在這過程中，讓聽眾在邊聽邊看的過程中，也知道了應(yīng)該怎樣一步一步地去活動，怎樣收集，整理數(shù)據(jù)，怎樣分析問題與解決問題，可以使用什么方法，怎樣運(yùn)用這些方法等，使大家對QC小組活動的理解更加具體化、形象化、起到樣板引路的作用。

二、創(chuàng)新型QC小組活動成果的整理、發(fā)布

(一)創(chuàng)新型QC小組活動成果報告整理編制

成果報告是QC小組活動全過程的書面表達(dá)形式，是課題活動的真實(shí)寫照，是在小組活動原始記錄的基礎(chǔ)上經(jīng)過小組全體成員共同討論總結(jié)整理出來的。

1.創(chuàng)新型QC小組活動成果報告的編寫要點(diǎn)

創(chuàng)新型QC小組活動成果報告的編寫要點(diǎn)：文字要精煉，邏輯性要強(qiáng)，要條理清楚、程序明確。盡量使用圖表、數(shù)據(jù)以達(dá)到醒目、直觀的效果。要對活動過程的內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)提煉，把小組活動中最精彩的內(nèi)容寫進(jìn)報告中去。注意首尾相接，注意呼應(yīng)和過渡。

2.創(chuàng)新型QC成果報告整理編寫的常見問題

(1)課題名稱不清晰明確

課題名稱應(yīng)直接描述研制對象，創(chuàng)新型課題在選題時必須落在開發(fā)、研制新產(chǎn)品、新服務(wù)項目、新業(yè)務(wù)、新施工方法、技術(shù)創(chuàng)新等方面，而不是指標(biāo)水平的提高與降低方面。如“新型線纜固線器的研制”、“鐵路信號軌道電路模擬箱研發(fā)”、“鐵塔在線監(jiān)測系統(tǒng)監(jiān)測平臺的研制”、如“裝配式成品分隔縫施工工創(chuàng)新” ”航空插頭及電纜導(dǎo)通測試裝置的研制”等課題，都體現(xiàn)了創(chuàng)新、研究、開發(fā)新的施工方法、技術(shù)等方面內(nèi)容。

(2)目標(biāo)可行性分析依據(jù)不充分

創(chuàng)新型課題的目標(biāo)可行性分析未引起小組的重視，或者目標(biāo)可行性分析依據(jù)不充分，目標(biāo)可行性分析應(yīng)從人、機(jī)、料、法、環(huán)等方面分析小組所擁有的資源和能力，用數(shù)據(jù)和事實(shí)說明創(chuàng)新型成果的可行性。而不能采用口號或定性說明等錯誤做法。

(3)方案選擇不徹底

有的小組在提出方案并確定最佳方案的過程中，僅對總體方案進(jìn)行綜合評價，方案選擇不徹底，評價的主觀性強(qiáng)，而分解方案缺少數(shù)據(jù)，又不做分析對比。所提方案不具備可比性。小組在選擇方案時，雖然提出兩個以上方案，但方案太簡單，起不到對比選擇的作用，有些方案只是作為已選定方案的陪襯。方案選擇沒有數(shù)據(jù)，多數(shù)為主觀判斷。如在方案選擇中采用評價打分法、舉手表決法等，而不是通過實(shí)際考察、數(shù)據(jù)分析后再做決定。

(4)未按活動程序進(jìn)行總結(jié)和整理

在課題解決之后，要按照活動程序進(jìn)行總結(jié)回顧，上下銜接，前后呼應(yīng)。程序間要做到緊密銜接，條理清楚；所下的結(jié)論，要有充分的依據(jù)和說服力。在我們整理成果報告過程中，經(jīng)常犯的錯誤在效果檢查中沒有對課題目標(biāo)進(jìn)行驗(yàn)證、原因分析中的末端因素與要因確認(rèn)中的末端因素前后不對應(yīng)、要因確認(rèn)中的標(biāo)準(zhǔn)與對策措施中的標(biāo)準(zhǔn)不同、沒有對每個實(shí)施過程進(jìn)行效果檢查等等，這些都是因?yàn)榍昂蟛缓魬?yīng)、上下沒有銜接等原因造成，導(dǎo)致成果邏輯性不強(qiáng)，沒有說服力。

3.創(chuàng)新型成果報告的主要內(nèi)容

(1)創(chuàng)新型課題QC小組的活動程序

我們每做一件事，搞一項活動或解決一個問題，都有一個做法或思路，它都是按PDCA循環(huán)的科學(xué)活動規(guī)律(程序)進(jìn)行的。P(Plan)表示計劃，D(Do)表示執(zhí)行，C(Check)表示檢查，A(Action)表示處理。創(chuàng)新型課題與問題解決型QC小組活動程序雖然也都遵循PDCA循環(huán)。但兩者活動程序有所不同，創(chuàng)新型課題QC小組活動程序如下：

①P計劃階段通常包含著四個步驟，即：選擇課題、設(shè)定目標(biāo)及目標(biāo)可行性分析、提出方案并確定最佳方案、制定對策；

②D執(zhí)行階段包含著一個步驟，即按照制訂的對策實(shí)施。

③C檢查階段包含著一個步驟，即檢查所取得的效果。

④A總結(jié)階段包含著兩個步驟，即：對有推廣價值的創(chuàng)新成果標(biāo)準(zhǔn)化、總結(jié)和下一步打算。

(2)工程概況

通過簡要介紹本次所發(fā)表課題的簡況及開展本課題的主要活動內(nèi)容及取得的效果，起穿針引線、開門見山、引人入勝的效果。采用文字?jǐn)⑹雠c圖片相結(jié)合的表達(dá)方式。在各種場合發(fā)表時可簡要介紹企業(yè)的基本情況，對所在企業(yè)進(jìn)行簡要宣傳，但切記不可大篇幅喧賓奪主，應(yīng)點(diǎn)到為止。

(3)小組簡介

通過對小組概況的介紹，使大家了解小組的活動史及小組對企業(yè)、社會的貢獻(xiàn)，突出小組活動連續(xù)性。采用表格形式將小組的名稱、小組成立時間、本次活動的課題類型、小組成員、活動時間、活動次數(shù)，小組成員接受QC知識教育時間等方面進(jìn)行簡要介紹。也可簡要介紹下小組歷年主要課題完成情況及獲獎等級、對企業(yè)及社會的貢獻(xiàn)，小組成員通過開展活動素質(zhì)的提高情況(如評為先進(jìn)等)。

為控制小組活動節(jié)奏，應(yīng)制定小組活動PDCA進(jìn)度表(甘特圖法)。

(4)選擇課題

創(chuàng)新型課題與問題解決型課題QC小組是解決不同問題的兩種不同活動思維與活動形式，課題本身決定小組課題類型。

對選擇課題理由的介紹，目的是突出課題的中心內(nèi)容及解決的難度，說明選擇本課題的重要性。選題理由應(yīng)闡述選擇本課題的原因和依據(jù)。由于各課題的內(nèi)容不同，因此選題的理由也不盡相同。比如是否是生產(chǎn)或工作現(xiàn)場的關(guān)鍵或薄弱環(huán)節(jié)。或用戶潛在需求(包括下道工序)所迫切解決的問題。

圍繞所要解決的問題要發(fā)動QC小組全體成員，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法，充分發(fā)揮豐富的想象力，提出自己的想法和意見，用親和圖對大家提出的各種想法和意見加以整理，從不同角度形成一些可供選擇的課題。對整理形成的幾個可供選擇的課題，可以再從可實(shí)施性、經(jīng)濟(jì)性、有效性、對其他工作的影響四個方面進(jìn)行評價，最后選擇合適的作為課題。

(5)設(shè)定目標(biāo)及目標(biāo)可行性分析

“創(chuàng)新型”課題設(shè)定的目標(biāo)，必須具體、明確，直接針對課題(改進(jìn)對象)，并加以量化，以便于檢查課題活動的成效。目標(biāo)設(shè)定不宜多。將課題目的轉(zhuǎn)化為可測量的課題目標(biāo)。目標(biāo)可行性分析從5MIE方面展開，用事實(shí)數(shù)據(jù)分析。依據(jù)事實(shí)和數(shù)據(jù)等進(jìn)行定量分析與判斷。從借鑒的相關(guān)數(shù)據(jù)與設(shè)定的目標(biāo)值進(jìn)行對比和分析、小組擁有的資源分析、具備的能力與課題的難易程度分析，并依據(jù)事實(shí)和數(shù)據(jù)，進(jìn)行定量分析和判斷。

(6)提出方案并確定最佳方案

這一步是“創(chuàng)新型”課題活動關(guān)鍵的一步，提出可能達(dá)到的預(yù)定目標(biāo)和各種方案，并對所有的方案進(jìn)行整理。

QC小組全體成員在大家提出的各種方案或者想法的基礎(chǔ)上，經(jīng)過整理形成的若干個方案，逐個進(jìn)行綜合分析論證，可以運(yùn)用親和圖等方法進(jìn)行整理、歸納，去掉重復(fù)的，把一些雖不能形成一個獨(dú)立的方案的創(chuàng)意(或閃光點(diǎn))歸并在相應(yīng)的方案中，形成若干個相對獨(dú)立的方案。不要去掉任何一個看似“離譜”的創(chuàng)意(或閃光點(diǎn))。分級方案應(yīng)具有可比性，選定的方案應(yīng)盡可能細(xì)化分解，直到分解到可以采取對策為止。

確定最佳方案過程中，要體現(xiàn)用數(shù)據(jù)和事實(shí)說話，通過現(xiàn)場測量、試驗(yàn)和調(diào)查分析、技術(shù)論證、計算，必要時做模擬試驗(yàn)、樣板試驗(yàn)，用客觀依據(jù)確定最佳方案。

(7)制定對策

具體的實(shí)施先要將選定的準(zhǔn)備實(shí)施的方案具體化。如運(yùn)用流程圖描述該方案的具體步驟?；蛴肞DPC法描述該方案實(shí)施的具體步驟，并預(yù)測每一步實(shí)施時可能遇到的問題及其對策，以保證該方案順利實(shí)施下去。或者用系統(tǒng)圖按手段(或要素)展開型將該方案具體化。每個QC小組可根據(jù)自己的需要和習(xí)慣選擇其中之一。

對在最佳方案分解中確定的可實(shí)施的具體方案，按照5H1W要求制定對策表，“對策”應(yīng)按最優(yōu)方案的步驟或手段(要素)逐項列出；“目標(biāo)”應(yīng)是每個步驟或手段所要達(dá)到的目標(biāo)，要盡可能量化；“措施”針對具體對策展開是指每一對策目標(biāo)具體怎樣實(shí)現(xiàn)。其它項與“問題解決型”課題的要求相同。

(8)對策實(shí)施

要按對策表進(jìn)行逐項措施的實(shí)驗(yàn)，逐項檢查措施目標(biāo)達(dá)到與否。過程的情況要及時記錄，每條對策實(shí)施完成后立即確認(rèn)結(jié)果，注意圖文并茂展示實(shí)施過程。若按制定的措施實(shí)施后與目標(biāo)比較沒達(dá)標(biāo)，此時需要小組成員再討論提出一些補(bǔ)充措施并加以實(shí)施，直至達(dá)標(biāo)。

(9)效果檢查

所有的對策實(shí)施后，小組應(yīng)對課題所設(shè)定的目標(biāo)進(jìn)行效果檢查，確認(rèn)課題目標(biāo)的完成情況是否達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)？如達(dá)到，活動效果是好的(要經(jīng)有關(guān)主管部門的確認(rèn))，如沒達(dá)到，進(jìn)入提出方案階段，進(jìn)行再一次循環(huán)。必要時確認(rèn)創(chuàng)新成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

(10)標(biāo)準(zhǔn)化

如果這個“創(chuàng)新型”課題的成果具有推廣價值，經(jīng)實(shí)踐證明是有效的創(chuàng)新成果，就應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化。這里所說的標(biāo)準(zhǔn)化是廣義的標(biāo)準(zhǔn)，它可以是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、施工工法、管理制度；可以是施工圖紙、施工方案、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝文件，或管理制度(辦法)等技術(shù)文件或管理文件等，鞏固取得的成果及日常的管理，以便于推廣。

(11)總結(jié)和下一步打算

對活動全過程進(jìn)行總結(jié)，包括從創(chuàng)新角度對在專業(yè)技術(shù)、管理技術(shù)和小組綜合素質(zhì)等方面進(jìn)行全面的回顧和總結(jié)，并運(yùn)用自我評價表和雷達(dá)圖對活動前后綜合素質(zhì)進(jìn)行評價，找出小組活動的創(chuàng)新特色與不足。

總結(jié)完成后，有針對性地提出今后的打算，提出新的課題和目標(biāo)。

(二)現(xiàn)場發(fā)表成果應(yīng)注意事項

1.為了使QC小組活動成果的發(fā)表取得良好的效果，首先應(yīng)認(rèn)真選擇恰當(dāng)?shù)陌l(fā)表形式。發(fā)表形式由原先傳統(tǒng)地的單人發(fā)布、到雙人發(fā)布或多人發(fā)布。以及由對口句式、問答式演講形式到小品情景劇形式。發(fā)布生動、直觀、效果顯著，但需要特別注意雙人或多人發(fā)布講究配合和協(xié)作，發(fā)布時要注意聲音層次感，交互效果，語言描述要準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)漏洞，所以一定經(jīng)過反復(fù)演練和揣摩方可登場，這將會為整個發(fā)布過程增色不少。

2.發(fā)表人上臺后面對聽眾，語言流暢，富有感情，配以手勢和動作。應(yīng)首先進(jìn)行自我介紹，并同時介紹自己的搭檔，說明自己及搭檔是本QC小組的成員及所承擔(dān)的工作。發(fā)表時要從容大方，有禮貌地講成果；語言簡明，吐字清楚，而不能在“念書”。發(fā)布中一定要將圖表和數(shù)據(jù)的來源、結(jié)論作為重點(diǎn)講解清楚。必須脫稿講解所要發(fā)布的成果而不是念稿子，自始至終都要聲音洪亮，語言簡明扼要，吐字清楚，語速適宜，讓人聽起來你是在講自己做過的事情；我們發(fā)布時容易走兩個極端，一是死記硬背，一是照本宣科。一些成果發(fā)表發(fā)表人選靠硬背，沒有激情，發(fā)表時不善于吸引人。

3.在準(zhǔn)備發(fā)表成果所需要的圖片、模型時，要由小組成員同分擔(dān)，體現(xiàn)人人參與的精神。要掌握發(fā)布的技巧，介紹的內(nèi)容要有側(cè)重點(diǎn)，詳略得當(dāng)、繁簡結(jié)合、重點(diǎn)突出。一般說來項目及小組概況、選題、目標(biāo)、對策表應(yīng)簡說；方案、實(shí)施對策、效果應(yīng)詳講。發(fā)布人要掌握好發(fā)表的時間，對發(fā)布內(nèi)容要精心準(zhǔn)備，反復(fù)演練，做到爛熟于心、背誦如流；最好完全脫稿，一定不可以照著屏幕誦讀，不然將會大大影響發(fā)布效果。發(fā)表前還應(yīng)該進(jìn)行“預(yù)演”，讓大家對發(fā)表時的儀態(tài)、聲音、時間、重點(diǎn)、連貫性、動作等方面發(fā)表意見，提出不足和需要改進(jìn)之處，以群策群力提高成果發(fā)表水平。除了發(fā)布流利外，掌握一定的演講本領(lǐng)并且是必不行少的，發(fā)布人要了解部分心理知識，掌握一定的演講技能，開頭設(shè)懸念、巧鋪墊，結(jié)尾善結(jié)束語、引回味，讓觀眾置身在一個完整的報告與情節(jié)中。

4.回答提問誠懇、簡要、不強(qiáng)辯。簡要、恰當(dāng)?shù)鼗卮饐栴},在發(fā)表后的提問答疑時，發(fā)表人態(tài)度要謙虛，對專家的提問答疑應(yīng)抱著一種共同探討、互相學(xué)習(xí)、以求改進(jìn)的態(tài)度，提問較多時要有耐心，不要視問題為挑刺。

5.由于是現(xiàn)場發(fā)布，突發(fā)情況會時有發(fā)生，如大屏幕突然空白、翻頁不準(zhǔn)時或翻頁過快等等，所以，要求發(fā)布人還要有一定的應(yīng)變本領(lǐng)和心理綜合素質(zhì)。無論如何不要超過發(fā)表會所規(guī)定的時間。不要追求一秒不差到達(dá)限時的效果，那樣往往導(dǎo)致悔之莫及的結(jié)果。在短短的15分鐘內(nèi)要把一年的工作講完，要說明的東西太多，完全用文字很難表述清楚，實(shí)踐證明只有采用數(shù)據(jù)、圖表、示意圖等行之有效的數(shù)理統(tǒng)計工具，直觀、簡潔地將問題展示出來，用圖表說話，取長補(bǔ)短，有時圖表少而講解多，有時圖片詳而講解略，才能提高小組活動成果發(fā)布水平。

三、結(jié)語

有效的QC小組活動，充分的調(diào)動了職工的積極性和創(chuàng)造性，為了更好地向大家介紹自己活動的成果，QC小組全體成員就要認(rèn)真地回顧活動的整個過程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，整理好成果報告。課題成果是小組成員共同努力的結(jié)晶，成果發(fā)布是一個集查驗(yàn)成果質(zhì)量、展現(xiàn)個人風(fēng)采、彰顯團(tuán)隊合作等為一體的完整過程，是對一年來QC組織活動的精華整理，是展現(xiàn)、推廣QC成果的重要平臺。可以使小組成員逐步養(yǎng)成科學(xué)思考與行動的習(xí)慣，不斷提高科學(xué)總結(jié)成果的能力，提高自身素質(zhì)。在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行的現(xiàn)場發(fā)布，是綜合素質(zhì)的展現(xiàn)，并且也是企業(yè)實(shí)力的展現(xiàn)。所以，QC小組每一個成果發(fā)布員都要明確本身肩負(fù)重任、背負(fù)著全組人員的厚望，精心準(zhǔn)備，良好發(fā)揮，將最好的一面展現(xiàn)給大家，以收獲最優(yōu)異的成績。

[1]中國質(zhì)量協(xié)會.質(zhì)量管理小組活動準(zhǔn)則T/CAQ 10210-2016

[2]中國質(zhì)量協(xié)會.質(zhì)量管理小組理論與方法[M].中國標(biāo)準(zhǔn)出版社,2013.

[3]中國質(zhì)量協(xié)會.質(zhì)量管理小組基礎(chǔ)知識[M].中國計量出版社,2011.

[4]中國質(zhì)量協(xié)會.QC小組基礎(chǔ)教材[M].中國社會出版社,2008.