企業檔案管理現代化特點研究

(湖南省送變電工程有限公司 湖南 長沙 410015)

企業檔案管理現代化特點研究

陳俐芝

(湖南省送變電工程有限公司湖南長沙410015)

針對企業實行現代化檔案管理的重要性，本文深入分析了現代化檔案管理特征與實行前提條件及方法，得出現代化檔案管理具有以計算機為核心，全面提高檔案管理工作效率，保證檔案文件準確性、真實性，對檔案管理人員提出更高要求等特點的結論。

企業檔案管理；現代化檔案管理；電子文件

如今，信息技術與計算機技術在各企業當中廣泛滲透，使企業傳統工作模式發生巨大變化，尤其是檔案管理工作，從以往復雜、單一的模式發展為現代化的檔案管理。

一、保證工作程序及方法的標準化與規范化

根據科學理論和專業經驗，保證工作程序及方法的標準化與規范化是切實提高工作水平的重要手段，尤其是企業的檔案管理工作，要求從檔案收集到鑒定保管的所有環節，均嚴格按照規范程序，采用合理方式進行。

(一)檔案整理與保存。檔案整理不僅是檔案管理基本內容，還是實現標準化與規范化目標的基礎。這是因為，企業若未對檔案進行階段性清查，或者是在檔案移交過程中保管期限的劃分不夠準確，則會由很多重份出現，因此要先對這些文件進行剔除，然后按照要求定期整理和保存檔案，只有這樣才可以避免檔案重復，提高工作效率[1]。

(二)案卷規范化。案卷規范化的前提是進行案卷充足，其目的在于組合那些存在一定聯系的檔案，對象是那些內容繁雜和數量較大的案卷。重組中還需對標題模糊、目錄不全和頁碼錯誤的案卷實施二次加工與修整，從而確保案卷完整性。通過重組，除了能對檔案管理進行有效優化，實現科學保管，還能為后續計算機管理提供良好的條件，建立完善的檔案檢索平臺。

(三)著錄規范化。著錄不僅是檔案管理基本工作，還是計算機管理必然要求，著錄工作完成質量對相關數據信息真實性有直接影響。然而，因工作條件有一定差異，加之計算機管理對技術有很高要求，所以在實際工作中，除了要充分考慮現行規則，還要結合企業經營及發展狀況，從而編制適應企業需求的細則，提出并實施可行的方法。

二、做好數據準備工作，加快現代化管理進程

檔案管理工作中，數據準備具有重要作用。對著錄工作而言，不僅數量巨大，而且內容復雜，若未能得到標準化與規范化方法的支持，則很容易使計算機由于數據準備不充分而無法發揮預期效用，甚至不能使用，拖慢了現代化管理進程。因此，應對數據準備給予足夠重視，從以下幾個方面入手，提高數據準備的水平。

(一)分別對待，正確排序。企業實行檔案管理的目標在于使各類檔案更好的為企業經營及發展所用，為企業提供優質檔案服務。而開展計算機管理則是有效提高工作效率的重要手段。在這一過程中，應將檔案重要性、利用價值等作為依據，正確排序，優先處理那些利用率相對較高的文件檔案，以此為計算機管理奠定良好的基礎[2]。

(二)優化著錄，保證錄入效率。根據經驗，在實際的著錄工作中，可先將檔案分成三個不同層次：第一，對于反映問題有局限性或者是利用價值一般的檔案，實施案卷級著錄；第二，對于一份案卷中多個文件涉及相同內容，同時又排列在一起的檔案，實施文件組合級著錄；第三，對于核心檔案及反映問題充分的檔案，實施文件級著錄。通過這樣的處理，除了能揭露檔案文件核心內容及特征，還能減少一定錄入條目，從而在節省人力物力的同時，切實保證錄入效率。

(三)利用好檔案基礎，實行分類保存。如果案卷有良好基礎，且目錄充分，可在著錄工作中以案卷目錄為基礎進行分類標引，同時對某些形式較為特殊的案卷，可利用相應的計算機軟件進行錄入，最后給出案卷分類編號。通過這樣的處理，能在最大限度上利用案卷的目錄，從而精簡檔案著錄環節，實現分類保存，加快著錄的速度。

(四)總結關鍵用語，縮短檢索查找時間。總結關鍵用語對檔案的檢索利用十分有利。對主題詞而言，盡管它有一定功效，但實際操作過于繁瑣，工作效率低。而利用關鍵用語來取代傳統的主題詞，不僅能解決這一難題，還能達到趨利避害的效果。關鍵用語是指從文件內容主題當中總結出能歸納主題的所有詞匯，即完成關鍵用語的標識，然后輸入到計算機中，借助其批量處理軟件開始有目的性的處理。以“鐵路線路基礎設施建設”為例，對于它的關鍵用語，不同人可能有截然不同的看法，如“鐵路基建”、“線路建設”等，在利用計算機處理后可統一確定為“基建”。除此之外，還能借助計算機其它功能，實現詞語合并。合理采用這種做法除了能加快標引的速度，克服自動標引準確性不高的弊端，還能有效解決詞義含量與分屬關系等問題[3]。

三、現代化檔案管理必須適應電子化與信息化發展需要

就目前來看，仍有一部分企業還未能脫離傳統的紙質辦公模式，電子公文的產生是企業檔案管理實現計算機管理的主要挑戰之一，在實際工作當中，只有切實做好傳統檔案管理與現代電子公文之間的銜接，才可以真正實現現代化管理目標。基于此，需要從以下幾個方面著手：

(1)企業檔案管理人員的知識技能培訓已經是迫在眉睫。如今，隨著辦公自動化等的出現和應用，企業檔案生成方式較以前有了很大的變化，比如文件編寫、簽發和歸檔都可以利用計算機完成，不設計紙質文件的傳遞過程，這就要求檔案的前身應以電子格式形態存在，這與傳統的以紙質為載體的檔案文件相比，在利用方式上存在很大的不同。在這種變化的影響下，檔案管理人員必然要面對越來越多的以磁盤為載體的新式檔案。不同檔案所包含的信息及內容均不相同，對這些繁雜的信息進行整合和提供是檔案管理人員基本任務。不失時機的提供有利用價值的信息，要經歷去粗留精和去偽留真的過程，以此確保檔案的真實性與可利用性。而實現以上目標的關鍵就在于加強全體檔案管理人員的專業知識與技能。在實際工作中，企業可通過定期開展培訓活動來增強人員知識水平，并在實踐中予以引導，使他們盡快適應現代化檔案管理需要[4]。

(2)減小或避免電子文件對企業檔案管理造成的影響。在過去，檔案管理主要將紙質文件作為核心工作對象，當計算機出現和應用后，電子文件很快取代了紙質文件，操作者可以直接利用辦公軟件擬稿、修改，并保存到本地，提供給企業的各部門人員，這樣一來，很多普通文件都沒有了以往的界限。對于紙質檔案管理，已經經過了長時間的實踐總結，有一套良好的工作流程與方法。以立卷歸檔制為例，它是檔案管理的起點，同時也是檔案與文書兩項工作的主要結合點，在文件形成之后，文書部門對立卷進行收集，再交至檔案部門負責管理，通常一年進行一次歸檔。而在應用電子文件后，可隨時對其進行修改，保存在計算機當中。由此可見，電子文件完全依賴于計算機。在需要進行歸檔時，應以光盤等形式進行移交，而且歸檔的范圍也不再是具有利用及保存價值的文件，還應有相應的讀取軟件或者是操作系統。

四、結束語

綜上所述，現代化檔案管理是企業發展必然趨勢，它具有以計算機為核心，全面提高檔案管理工作效率，保證檔案文件準確性、真實性，對檔案管理人員提出更高要求等特點。在實際工作中，企業可參考借鑒以上方法，以加快向現代化檔案管理方向的轉型。

[1]周桂芳.抓好企業檔案管理基礎工作實現企業檔案管理現代化[J].辦公室業務，2014(15):199.

[2]趙秀麗，田欣.加快檔案信息化建設步伐促進企業檔案管理現代化建設進程[J].科技資訊，2014(22):244-245.

[3]劉建華.淺談企業檔案管理現代化存在的問題及對策[J].經營管理者，2014(17):185.

[4]單光明.對企業檔案管理現代化的探討與思考[J].山東化工，2014(10):40-42.

陳俐芝(1974.10-)，女，助理館員，本科，主要從事檔案管理、資質管理等工作。